Betriebsunterbrechungen treten ohne Vorwarnung auf, sodass es im schlimmsten Fall zu einer völligen Unvorbereitetheit kommen kann. Ein klar definierter Business-Continuity-Plan kann eine Rettungsleine darstellen und Ihrem Unternehmen helfen, mit unerwarteten Ereignissen umzugehen.
Wenn Nachrichten über Hurrikane, Waldbrände und Erdbeben Schlagzeilen machen, denken wir in der Regel an die Menschen und Gemeinden, die von diesen Naturkatastrophen betroffen sind. Aber wie oft denkt man über die Auswirkungen auf Unternehmen nach?
Der September ist der nationale Monat der Katastrophenvorsorge. Deshalb möchten wir die Bedeutung einer angemessenen Katastrophenvorsorge und Geschäftskontinuität (BCDR) für Unternehmen hervorheben.
Definition von Geschäftskontinuität
Geschäftskontinuität ist ein Prozess, ein Plan und eine Reihe von Verfahren, mit denen potenzielle Risiken und Bedrohungen für ein Unternehmen identifiziert, die Auswirkungen dieser Risiken auf den Geschäftsbetrieb abgeschätzt und ein Rahmen für die Schaffung von Widerstandsfähigkeit und Vorsorge innerhalb des Unternehmens geschaffen werden.
Das Business Continuity Management vereint so wichtige Disziplinen wie Incident Management, Notfallbenachrichtigung, Disaster Recovery und Business Continuity.
Das Ziel eines robusten Business-Continuity-Plans ist es, die grundlegenden Prozesse eines Unternehmens während einer Katastrophe aufrechtzuerhalten und Ausfallzeiten zu reduzieren. Ein Business-Continuity-Plan kann verschiedene Szenarien berücksichtigen, wie Naturkatastrophen, Waldbrände, Cyberangriffe oder einen isolierten Vorfall. Es ist jedoch wichtig, einen allgemeinen Entwurf eines Aktionsplans zu haben. Dieser sollte alle am Krisenkommunikationsprozess beteiligten Personen und ihre Verantwortlichkeiten während einer Krise umfassen.
Die Geschäftskontinuität ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung. Die Kosten von Ausfallzeiten können für ein kleines Unternehmen die dauerhafte Schließung bedeuten. Ein größeres Unternehmen muss nicht nur mit hohen Kosten rechnen, sondern auch mit einem Imageschaden.
Geschäftskontinuität vs. Notfallwiederherstellung: Den Unterschied verstehen
Die Notfallwiederherstellung ist ein Teilbereich der Geschäftskontinuität. Während letztere sich eher auf die Vorbereitung und den Aufbau von Resilienz konzentriert, zielt die Notfallwiederherstellungsplanung darauf ab, die Prozesse nach einem Ausfall zu optimieren und den Betrieb nach einer Störung so schnell wie möglich wiederherzustellen. Die Notfallwiederherstellung kann verschiedene Elemente umfassen, wie beispielsweise die Wiederherstellung von Daten und physischer Infrastruktur.
4 Schritte zur Planung der Geschäftskontinuität
Die Planung der Geschäftskontinuität ist ein fortlaufender Prozess, an dem möglicherweise verschiedene Abteilungen beteiligt sind, um einen Plan zur Bewältigung potenzieller Krisen zu entwickeln. Mehrere Schritte können dabei helfen, einen soliden Plan zur Geschäftskontinuität zu erstellen.
1. Bewertung und Priorisierung potenzieller Bedrohungen für ein Unternehmen
Als ersten Schritt zur Erstellung eines Katastrophenschutzplans für Ihr Unternehmen müssen Sie ermitteln, welche Situationen oder Ereignisse das größte Risiko für Ihr Unternehmen darstellen. Verschiedene Szenarien können unterschiedliche Gefahren für Ihre Geschäftskontinuität darstellen, aber alle können Ihre Prozesse lahmlegen.
Verfügen Sie über einen sicheren Schutz vor Cyberangriffen? Wissen Sie und Ihre Mitarbeiter, was zu tun ist, wenn es in Ihrem Büro zu einer Amoklauf-Situation kommt? Wer ist für die Kommunikation im Notfall verantwortlich?
Die Umsetzung eines einfachen Plans zur Risikobewertung kann Ihnen dabei helfen, die Wahrscheinlichkeit einer bestimmten Bedrohung und deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu ermitteln.
2. Erstellung eines Katastrophenschutzplans
Der beste Weg, einen zuverlässigen und gut organisierten Plan zu erstellen, ist, eine bestimmte Person für diese Aufgabe zu benennen. Diese Person ist für die Ausarbeitung eines solchen Plans verantwortlich, aber Sie als Geschäftsinhaber sollten festlegen, was darin enthalten sein soll. Stellen Sie sich die folgenden Fragen, wenn Sie eine wichtige Aufgabe zuweisen.
- Benötigt Ihr Business-Continuity-Spezialist ein unterstützendes Team?
Bei großen Unternehmen mit verschiedenen Abteilungen ist es hilfreich, ein Team zu haben, das sich um die Sicherung der Geschäftskontinuität kümmert. Jede Abteilung hat ihre eigenen Prozesse und Vorschriften. Deshalb ist es wichtig, Spekulationen zu vermeiden und jemanden aus jedem Team zu haben, der deren Interessen vertritt. Wenn Sie täglich mit Anbietern oder Lieferanten zu tun haben und diese für Ihren Betrieb als unverzichtbar erachten, sollten diese ebenfalls in Ihrem Katastrophenschutzteam vertreten sein. - Was ist der Umfang Ihres Plans?
Ein guter Katastrophenschutzplan zielt darauf ab, die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter, die Stabilität Ihres Arbeitsortes und die Kontinuität Ihrer Arbeitsprozesse zu gewährleisten. Die Festlegung des Umfangs Ihres Plans hilft allen Beteiligten, konzentriert zu bleiben. Zu den grundlegenden Elementen eines Plans gehören:
- Ein Evakuierungsplan.
- Krisenkommunikationsplan mit detaillierten Notfallkontaktdaten.
- Wer ist dafür verantwortlich, alle Geräte abzuschalten oder andere wichtige abschließende Funktionen auszuführen?
- Sonstige besondere Anweisungen
3. Umsetzung eines Business Continuity Plans und Schulung der Belegschaft
Nach der Ausarbeitung müssen Ihr Koordinator für Geschäftskontinuität/Notfallwiederherstellung, das Team und Sie den Plan genehmigen. Ihre Beteiligung endet jedoch nicht hier. Entgegen der landläufigen Meinung ist ein Notfallwiederherstellungsplan nicht dazu gedacht, in einem Regal zu verstauben. Sobald der Plan fertiggestellt ist, gibt es viele Maßnahmen zu ergreifen. Das Ziel besteht darin, zu ermitteln, was jetzt getan werden kann, bevor eine Krise eintritt.
Zu den Beispielen gehören unter anderem die folgenden Materialien:
- Notfall-Kommunikationsplan
- Notfallausrüstung
- Schulungs- und Testübungen, wie z. B. Tabletop-Übungen
Alle Ihre Mitarbeiter müssen darin geschult werden, wie sie das Gebäude evakuieren, wo sie im Notfall oder bei Betriebsunterbrechungen Informationen erhalten und wie sie auf allgemeine Sicherheitsinformationen zugreifen können. Ihr Business-Continuity-Team muss in Bezug auf seine im Plan beschriebenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten geschult werden. Gleiches gilt für Ihr Krisenkommunikationsteam, das umfassend geschult sein muss, um spezifische Botschaften für verschiedene Situationen zu entwickeln.
4. Verfeinerung und Testen eines Business Continuity Plans
Kein Plan, egal wie gründlich er auch sein mag, ist wertlos, wenn er nicht regelmäßig überprüft und aktualisiert wird. Ihr Unternehmen ist eine sich ständig weiterentwickelnde Einheit, daher muss Ihr Katastrophenschutzplan in jeder Phase an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass die Frage nicht lautet, ob, sondern wann das Unerwartete eintreten wird. Investieren Sie in die Ausarbeitung Ihres eigenen Katastrophenschutzplans, um die Langlebigkeit Ihres Unternehmens zu sichern.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
