Procesos digitalizados de gestión de proveedores para servicios de TI externalizados con éxito.

Digitalización, automatización y reducción de costes: tres palabras de moda que se utilizan hoy en día en la mayoría de las empresas, independientemente de su tamaño, y que no dan señales de desaparecer. No hay duda de que estos objetivos forman parte de las estrategias a corto y medio plazo de muchas organizaciones, pero en muchos casos, para acelerar su desarrollo, suele surgir la importante pregunta:«¿fabricar o comprar?». Sin embargo, para la mayoría de las empresas, la decisión de «fabricar o comprar» (otra frase de moda muy popular) se inclina cada vez más hacia «comprar», y por una buena razón. El mercado ofrece soluciones con campos de aplicación muy bien definidos. Para poder utilizar estas herramientas y aprovechar rápidamente sus ventajas en los procesos y la prestación de servicios, los servicios de TI se suelen externalizar.

Una ventaja de externalizar sus servicios de TI es que elimina el riesgo de llegar a un callejón sin salida, algo que podría ocurrir fácilmente con el desarrollo interno. Sin embargo, por el contrario, tampoco está exento de riesgos inherentes para su negocio y requiere una gestión eficaz de los riesgos de los proveedores de TI.

Además del reto que supone utilizar e integrar los servicios informáticos recién adquiridos, las empresas también se enfrentan a otras obligaciones, tales como: 

• La garantía continua del cumplimiento de los requisitos normativos (por ejemplo, las directrices de la ABE, MaRisk), especialmente dado que los auditores y las autoridades supervisoras están concediendo cada vez más importancia a estos temas.
• Identificar, evaluar y gestionar los riesgos asociados al uso de servicios informáticos y proveedores de servicios informáticos.
• La gestión continua de los servicios
• El establecimiento y mantenimiento de un directorio central para los servicios de TI y los proveedores de servicios de TI pertinentes.

Además, en un entorno con múltiples proveedores, la transparencia y la trazabilidad son cada vez más importantes para crear una plataforma de trabajo común para las funciones de adquisición, usuarios de servicios, gestores de riesgos y gestión. Las soluciones que ofrecen un marco específico para la gestión de riesgos de terceros pueden mejorar no solo la transparencia, sino también proporcionar una mayor seguridad empresarial al garantizar el cumplimiento de los proveedores. La gestión de los proveedores, los datos relacionados y los riesgos potenciales es un componente fundamental para el éxito de la gestión general y la gestión de riesgos de su organización. Las deficiencias pueden suponer una serie de riesgos que abarcan desde el daño a la reputación hasta riesgos financieros, de cumplimiento y normativos. Como mínimo, un programa eficaz de gestión de proveedores le permitirá garantizar la eficiencia operativa y financiera, lo quele permitirácentrarse en su función empresarial principal.

Por qué los procesos de gestión de proveedores deben funcionar

Hay algo que sorprende cuando se observa la madurez de los servicios de TI adquiridos y la complejidad de los problemas que deben resolver, y es: los medios con los que se gestionan.

Incluso en algunas empresas del DAX o de la lista Fortune 500, la gestión de proveedores (y del riesgo de los proveedores) sigue realizándose a través de software ofimático distribuido y las hojas de cálculo Excel, a menudo (y con razón) criticadas. El departamento de gestión de riesgos lleva a cabo el proceso de evaluación de sus proveedores de servicios de TI mediante cuestionarios que se envían y reciben por correo electrónico. A partir de ahí, las respuestas proporcionadas y los riesgos identificados durante el proceso se consolidan en una solución de tipo «isla» dentro del software de oficina disponible. A continuación, el departamento de compras recopila los metadatos y los datos de los contratos para guardarlos en su propia solución aislada. Con configuraciones como estas, es difícil no ver los retos obvios. Los equipos tienen la enorme tarea de vincular sus hallazgos e identificar los riesgos potenciales. Por encima de todo, procesos como estos dificultan la colaboración, algo que es particularmente necesario, pero cuyo fracaso suele ser evidente en la fusión regular de entregas y consolidaciones para la elaboración de informes de gestión. En este punto, ni siquiera tenemos que empezar con los problemas de sostenibilidad que plantea para los procedimientos de auditoría. 

Gestión simplificada para proveedores de servicios de TI externalizados

No habría escrito esta entrada en el blog si no creyera que Alyne tiene la capacidad de gestión de proveedores necesaria para abordar y resolver los retos de la externalización de TI descritos anteriormente.
Alyne facilita la decisión de «comprar» servicios de TI externalizados, al proporcionar una solución para gestionar de forma eficaz los datos de los proveedores de servicios de TI y los riesgos potenciales, a través de :

• Creación y mantenimiento colaborativos de un directorio central de servicios de TI y proveedores de servicios asociados, con capacidad de integración en el entorno de sistemas existente.
• Modelización y visualización de las relaciones y dependencias con los proveedores.
• Clasificación de riesgos para una mayor comprensión, segmentación y control de los riesgos.
• La capacidad de realizar evaluaciones de cumplimiento y riesgo a gran escala en toda su base de proveedores, donde los resultados se muestran de forma intuitiva, todo ello dentro de una plataforma cerrada.
• Identificación de riesgos que indican las áreas clave que requieren atención, con planes de mitigación colaborativos dentro de la aplicación.
• Una única fuente de información veraz para la elaboración de informes de gestión, en la que los datos se obtienen de una sola fuente y se almacenan en una plataforma

¿Desea lograr una mayor transparencia en materia de riesgos y una mayor colaboración?

Estas son algunas de las características clave de Alyne que pueden ayudarle a que su proceso de gestión de proveedores sea más transparente, colaborativo y eficiente.

¿Le interesa saber cómo las capacidades de gestión de riesgos de proveedores de Alyne pueden sustituir sus soluciones aisladas y hacer que la gestión de sus proveedores de servicios de TI sea más resistente?Concierte una reunión con un experto de Alyne.