Preparis organizó recientemente un seminario web con la directora de implementación Alexa Grose y el director de ventas Warren Mullis sobre los cambios que han observado en la continuidad empresarial durante el último año.
Los mayores cambios en la continuidad del negocio durante el último año
Alexa: En general, hay un mayor conocimiento sobre la continuidad del negocio; cada vez más personas comprenden que, cuando ocurre algo como una pandemia, es necesario contar con un plan. Cada vez más clientes de todos los ámbitos acuden a nosotros con el deseo de aprender cómo empezar.
El poder de la automatización tampoco ha sido nunca tan evidente. La gente tenía documentos enormes creados hace años que nunca volvieron a tocar y no sabían por dónde empezar a actualizarlos. Con un programa más automatizado, se puede cambiar fácilmente una sección y ver cómo esas actualizaciones se rellenan automáticamente en todas partes.
Warren: Las organizaciones se acostumbraron al teletrabajo y a los traslados de personal, lo que les llevó a modificar sus planes de continuidad del negocio, sus procedimientos y sus pruebas. Cuando algunas de las fuertes tormentas del año pasado dejaron sin conexión a los empleados remotos, las empresas se dieron cuenta de que el teletrabajo seguía planteando retos. Los empleados necesitaban poder trasladarse y trabajar en otro lugar si se veían afectados por el clima o por cortes de suministro, o si necesitaban llevarse algo a casa para disponer de energía y conectividad.
Consejos para quienes desean comenzar a planificar
Alexa: Cuando alguien viene a mí diciendo que le han asignado este proyecto los directivos y se siente perdido, le pregunto qué hace cada día. ¿Qué es lo fundamental que haces cada día y sin lo cual tu negocio no estaría en marcha? ¿Qué departamentos y procesos hay? Define las funciones dentro de la empresa y asegúrate de que todo el mundo sabe quién es responsable de qué.
Warren: Incluya a varios líderes empresariales. La continuidad del negocio solía ser competencia del departamento de TI o de operaciones, pero hay que abordarla de forma integral. No se trata de la recuperación ante desastres, sino de recuperar todo el negocio. Se necesita la ayuda de todos.
El futuro de la continuidad del negocio
Warren: La continuidad del negocio ofrece seguridad laboral. El conocimiento general sobre la continuidad del negocio está aumentando drásticamente a medida que las empresas analizan los perfiles de riesgo y los niveles de comodidad en torno a la interacción con proveedores externos. Los estados están empezando a adoptar normativas rigurosas (Nueva York es un buen ejemplo), como la realización de análisis anuales del impacto en el negocio y pruebas de simulación, y la exigencia de cuestionarios de diligencia debida (DDQ) y cuestionarios de ciberseguridad a terceros. Estos programas seguirán reforzándose a medida que las organizaciones se den cuenta de que no pueden depender de un plan antiguo que no se ha actualizado en años. Deben tomarse en serio la continuidad del negocio.
Alexa: Todo el mundo quiere ver el plan de continuidad del negocio de tu organización. Si tienes un cliente potencial o un cliente que te lo pide y no lo tienes, lo considerarán una señal de alarma. Esto es así incluso en sectores que no tienen requisitos al respecto. Con la pandemia, la gente se vio sorprendida. Nunca se está demasiado preparado: empieza ahora, antes de que se produzca el próximo incidente.
Frecuencia de actualización del plan de continuidad del negocio
Warren: Como mínimo, todas las organizaciones deben actualizar su plan de continuidad del negocio una vez al año. Nos encontramos en uno de los mayores frenesíes de contratación, lo que provoca una alta rotación de personal. Asegúrese también de actualizar su plan después de una prueba: descubrirá que es posible que tenga que cambiar los procedimientos, no solo las personas y los sistemas.
Alexa: Actualiza en cualquier momento después de completar una prueba. Por eso se hacen las pruebas: para encontrar deficiencias. Revisa tu plan trimestralmente y actualiza cualquier cambio en el personal; ten en cuenta los nuevos proveedores y procesos.
Lecciones clave aprendidas durante 2021
Alexa: Por mucho que planifiques, nunca será suficiente; siempre surgirán imprevistos. La clave más importante es aprender a adaptarse. No te centres en la causa del impacto, sino en su repercusión. ¿Cuáles son tus operaciones de continuidad independientemente de lo que ocurra? ¿Cómo te mantienes a flote y consigues que se hagan las cosas? Es fundamental adaptarse a un entorno en constante cambio y asegurarse de que todo el mundo sea consciente de ello.
Warren: No podemos seguir centrándonos en las amenazas. Se producirá una interrupción: las organizaciones deben definir y planificar resultados como la pérdida de tecnología, proveedores externos, infraestructura y personal.
Ha aumentado la conciencia sobre las necesidades. Se hace más hincapié en trabajar con proveedores que permiten trabajar desde cualquier lugar; hay una mayor dependencia de la nube y las plataformas basadas en SaaS. Asegúrese de tener copias de seguridad y copias impresas.
Consejos para la continuidad del negocio entre pares
Alexa: ¡Prueba! Tienes que probarlo. Puede que «seas consciente» de que funcionará, pero es necesario probarlo. El hecho de que tengas un proceso no implica que ese proceso funcione.
Evalúa tu cadena de comunicación. Asegúrate de que las personas sepan si van a ser la persona de referencia cuando se produzca un incidente y de que se les incluya en la prueba. No les des sorpresas. A menos que las personas sepan que están incluidas en los planes y cuáles son sus responsabilidades, el plan no servirá de nada.
Warren: Realice pruebas utilizando diferentes escenarios y amenazas con un enfoque múltiple, por ejemplo, un apagón que provoque una interrupción del servicio informático. Muchos clientes repiten el mismo incidente año tras año y no se lo toman en serio; hay que probar cosas diferentes.
Presente su plan ante otros miembros de la empresa. El sesgo de recencia puede impedirle ver las deficiencias, pero creará oportunidades únicas para mejorar su plan al salir de los departamentos de operaciones y continuidad del negocio.
Busque áreas dentro del plan con un único punto de fallo: una persona o un sistema del que depende para un proceso. Es importante poder recurrir a un recurso secundario y terciario. Muchos clientes en el primer trimestre quieren múltiples amenazas: un tornado y una ciberamenaza, un corte de energía que provoque la pérdida de TI.
La mejor manera de comunicarse con el personal
Alexa: Es una mezcla de todo. No te limites a tener correos electrónicos del trabajo, correos electrónicos personales o teléfonos móviles. ¿Cuánta información puedes obtener? ¿De verdad te importa si envías un mensaje a varios dispositivos en caso de incidente? No todo el mundo comprueba o tiene acceso a los correos electrónicos del trabajo fuera de la oficina. Los correos electrónicos no son la mejor forma de comunicarse. ¿Cuántos mensajes sin leer tienes en Slack u otra aplicación de mensajería? No puedes comunicarte de esa manera durante una interrupción.
Puntos ciegos durante la planificación, las pruebas y la recuperación
Warren: El punto ciego más significativo es tener solo una persona responsable de la recuperación. Debe haber personas secundarias e incluso terciarias, preferiblemente que estén geográficamente dispersas.
En las estrategias de teletrabajo de las empresas, estas no siempre tienen en cuenta las importantes perturbaciones geográficas, los apagones o las amenazas cibernéticas que pueden dejar fuera de servicio los grandes sistemas. Identifique y proporcione a sus empleados críticos elementos como un kit de bricolaje con una batería que pueda alimentar un ordenador portátil y un teléfono móvil, y un punto de acceso que pueda funcionar independientemente de la red Wi-Fi. Busque lugares fuera de los hogares de los empleados a los que puedan acudir y seguir trabajando.
Alexa: Las estrategias de recuperación no son iguales para todos. El teletrabajo puede que no sea viable para todos los departamentos o procesos. Perder el acceso a la oficina durante un día requiere una estrategia de recuperación diferente a la que se necesitaría si la oficina se derrumbara por completo.
Mantén una mente abierta: puede que tengas que profundizar más. ¡Nunca se planifica demasiado! Ten preparadas diferentes estrategias de recuperación.
Greg Tillotson (gerente de pruebas y declaraciones): En lo que respecta a las pruebas, muchos clientes no explican por qué las realizan, simplemente lo hacen para marcar una casilla. Es necesario sacar provecho de cada prueba. Establezca objetivos definidos; utilice la prueba para conseguir la participación de las personas y dar a conocer su plan.
Objeciones comunes a las pruebas
Alexa: Los clientes no saben por dónde empezar ni a quién acudir para que les ayude con las pruebas. La gente no sabe cuáles son los primeros pasos que debe dar.
Warren: Los clientes no saben cómo realizar pruebas. Es posible que padezcan el síndrome del impostor; nunca han reunido a este grupo de partes interesadas y les han explicado su plan.
Cambios en las estrategias de evaluación y deficiencias
Warren: En los últimos años, las pruebas se han realizado casi en su totalidad de forma remota. Ha habido un aumento en el número de organizaciones que recurren a terceros y a la tecnología para respaldar sus esfuerzos. Tradicionalmente, han trabajado con documentos en papel, pero ahora se utilizan programas de gestión de incidentes para obtener una visibilidad en tiempo real de sus planes. Esto les proporciona más información sobre las áreas que deben ajustarse.
Alexa: Ahora que las pruebas de mesa se han trasladado al ámbito virtual, hay más participación. La gente tiende a interactuar más, ya que el plan no está solo en un papel. En cuanto a las deficiencias, ahora que muchos tienen y utilizan software, durante las pruebas se dan cuenta de que no cuentan con el personal adecuado formado o que no están aprovechando las nuevas mejoras de las herramientas. Las pruebas virtuales también eliminan gran parte del riesgo de COVID y los costes de las pruebas presenciales.
Cómo el trabajo desde cualquier lugar ha cambiado la continuidad del negocio
Alexa: La comunicación ha cambiado mucho gracias al teletrabajo. Cuando estás en la oficina, puedes acercarte al escritorio de alguien y reunir a la gente durante un incidente. En un entorno de teletrabajo, a la gente le costaba decidir si ponerse en contacto con sus compañeros fuera del horario laboral y cómo hacerlo. Las organizaciones se dieron cuenta de que seguían necesitando un plan de continuidad del negocio, incluso cuando los empleados trabajaban a distancia. Muchas oficinas cerraron las sedes centrales que formaban parte de sus planes durante la COVID y nunca actualizaron dichos planes.
Warren: Ten un plan B para trabajar desde cualquier lugar. El teletrabajo ha cambiado los sistemas, las personas y los procesos de los que dependemos, y ha redefinido los RTO realistas. Al principio de la pandemia, las organizaciones no estaban haciendo cambios importantes en sus planes de continuidad del negocio porque parecía que el COVID iba a terminar rápido. Ahora, las organizaciones se dan cuenta de que esta es la nueva normalidad, ya sea híbrida, con vuelta al trabajo o totalmente remota, por lo que deben revisar todo su plan desde el principio, o incluso rehacerlo. Analice el plan en su totalidad y asegúrese de realizar los cambios necesarios para adaptarse a la nueva normalidad.
Retos a los que se enfrentan las organizaciones
Alexa: Los clientes están tratando de determinar qué necesitan tener en comparación con las mejores prácticas. Un cliente puede pedir una cosa, y las regulaciones exigen otra. También existen importantes preocupaciones en materia de privacidad.
Nuestros clientes buscan asesoramiento, consultoría y compartir las mejores prácticas para saber que están haciendo lo que deben. Preguntan qué plantillas deben guardar para las comunicaciones de crisis y quién debe tener la capacidad de enviar alertas a toda la empresa.
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocios y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
