Preparis veranstaltete kürzlich ein Webinar mit Implementierungsmanagerin Alexa Grose und Vertriebsleiter Warren Mullis über die Veränderungen, die sie im letzten Jahr im Bereich Business Continuity beobachtet haben.
Die größten Veränderungen in der Geschäftskontinuität innerhalb des letzten Jahres
Alexa: Das allgemeine Bewusstsein für Geschäftskontinuität ist gewachsen; immer mehr Menschen verstehen, dass sie einen Plan brauchen, wenn etwas wie eine Pandemie eintritt. Immer mehr Kunden aus allen Bereichen kommen zu uns, um zu erfahren, wie sie damit beginnen können.
Auch die Leistungsfähigkeit der Automatisierung war noch nie so offensichtlich wie heute. Vor Jahren wurden umfangreiche Dokumente erstellt, die seitdem nie wieder angefasst wurden, und man wusste nicht, wo man mit der Aktualisierung beginnen sollte. Mit einem automatisierten Programm kann man ganz einfach einen Abschnitt ändern und diese Aktualisierungen werden automatisch überall übernommen.
Warren: Unternehmen haben sich an Homeoffice und den Umzug von Mitarbeitern gewöhnt, was sie dazu veranlasste, ihre Business-Continuity-Pläne, Verfahren und Tests anzupassen. Als einige der schweren Stürme im letzten Jahr Remote-Mitarbeiter vom Netz trennten, wurde den Unternehmen klar, dass Homeoffice nach wie vor Herausforderungen mit sich bringt. Mitarbeiter mussten in der Lage sein, ihre Arbeit an einem anderen Ort fortzusetzen, wenn sie von Wetterereignissen oder Stromausfällen betroffen waren oder etwas mit nach Hause nehmen mussten, um Strom und Internetverbindung zu gewährleisten.
Tipps für diejenigen, die mit der Planung beginnen möchten
Alexa: Wenn jemand zu mir kommt und sagt, dass ihm dieses Projekt von der Geschäftsleitung übertragen wurde und er sich verloren fühlt, frage ich ihn, was er jeden Tag macht. Was ist so wichtig, dass dein Unternehmen ohne diese Arbeit nicht laufen würde? Welche Abteilungen und Prozesse gibt es? Leg die Rollen im Unternehmen fest und sorge dafür, dass jeder weiß, wer für was verantwortlich ist.
Warren: Beziehen Sie mehrere Führungskräfte mit ein. Früher war die Geschäftskontinuität Aufgabe der IT- oder Betriebsabteilung, aber man muss sie ganzheitlich betrachten. Es geht nicht um Notfallwiederherstellung, sondern um die Wiederherstellung des gesamten Geschäftsbetriebs. Dazu braucht man die Hilfe aller.
Die Zukunft der Geschäftskontinuität
Warren: Geschäftskontinuität bietet Arbeitsplatzsicherheit. Das allgemeine Wissen über Geschäftskontinuität nimmt drastisch zu, da Unternehmen Risikoprofile und Komfortniveaus im Umgang mit externen Anbietern prüfen. Die Bundesstaaten beginnen, strenge Vorschriften einzuführen (New York ist ein gutes Beispiel dafür), wie die Durchführung jährlicher Business-Impact-Analysen und Tabletop-Tests sowie die Forderung nach Due-Diligence-Fragebögen (DDQs) und Cybersicherheits-Fragebögen von Dritten. Diese Programme werden weiter ausgebaut werden, da Unternehmen erkennen, dass sie sich nicht auf einen alten Plan verlassen können, der seit Jahren nicht mehr aktualisiert wurde. Sie müssen die Geschäftskontinuität ernst nehmen.
Alexa: Jeder möchte den Business Continuity Plan Ihres Unternehmens sehen. Wenn ein potenzieller Kunde oder ein bestehender Kunde danach fragt und Sie keinen haben, wird dies als Warnsignal gewertet. Das gilt sogar für Branchen, in denen keine entsprechenden Anforderungen bestehen. Die Pandemie hat die Menschen unvorbereitet getroffen. Man kann nie zu gut vorbereitet sein – beginnen Sie jetzt, bevor der nächste Vorfall eintritt.
Häufigkeit der Aktualisierung des Business Continuity Plans
Warren: Jede Organisation muss ihren Business-Continuity-Plan mindestens einmal jährlich aktualisieren. Wir befinden uns in einer Phase mit extrem hoher Personalfluktuation, da derzeit so viele neue Mitarbeiter eingestellt werden wie selten zuvor. Aktualisieren Sie Ihren Plan auch nach einem Test – dabei werden Sie feststellen, dass möglicherweise nicht nur Personen und Systeme, sondern auch Verfahren geändert werden müssen.
Alexa: Aktualisieren Sie jederzeit nach Abschluss eines Tests. Deshalb führen Sie Tests durch – um Lücken zu finden. Überprüfen Sie Ihren Plan vierteljährlich und aktualisieren Sie alle Änderungen bei den Mitarbeitern; berücksichtigen Sie neue Lieferanten und Prozesse.
Wichtige Erkenntnisse aus dem Jahr 2021
Alexa: Man kann noch so viel planen, es reicht nie aus, denn Unvorhergesehenes wird immer passieren. Das Wichtigste ist, sich anzupassen. Konzentrieren Sie sich nicht auf die Ursache der Auswirkungen, sondern auf die Auswirkungen selbst. Wie sehen Ihre Kontinuitätsmaßnahmen aus, egal was passiert? Wie bleiben Sie über Wasser und erledigen Ihre Aufgaben? Es ist wichtig, sich an ein sich ständig veränderndes Umfeld anzupassen und sicherzustellen, dass sich alle dessen bewusst sind.
Warren: Wir können uns nicht weiterhin auf Bedrohungen konzentrieren. Es wird zu Störungen kommen – Unternehmen müssen sich auf Ergebnisse wie den Verlust von Technologie, Drittanbietern, Infrastruktur und Mitarbeitern einstellen und entsprechende Pläne erstellen.
Das Bewusstsein für die Bedürfnisse hat zugenommen. Es wird mehr Wert darauf gelegt, mit Anbietern zusammenzuarbeiten, die das Arbeiten von überall aus ermöglichen; die Abhängigkeit von der Cloud und SaaS-basierten Plattformen ist gestiegen. Stellen Sie sicher, dass Sie über Redundanzen und Hardcopies verfügen.
Ratschläge für Kollegen zum Thema Geschäftskontinuität
Alexa: Testen! Sie müssen testen. Sie „wissen“ vielleicht, dass es funktioniert, aber Sie müssen es testen. Nur weil Sie einen Prozess haben, heißt das nicht, dass dieser Prozess auch funktioniert.
Bewerten Sie Ihre Kommunikationskette. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter wissen, ob sie bei einem Vorfall als Ansprechpartner fungieren sollen, und dass sie in den Test einbezogen werden. Überraschen Sie sie nicht. Wenn die Mitarbeiter nicht wissen, dass sie in die Pläne einbezogen sind und welche Aufgaben sie haben, ist der Plan wertlos.
Warren: Testen Sie verschiedene Szenarien und Bedrohungen mit einem mehrgleisigen Ansatz – zum Beispiel einen Stromausfall, der zu einem IT-Ausfall führt. Viele Kunden wiederholen Jahr für Jahr denselben Vorfall und nehmen ihn nicht ernst. Sie müssen verschiedene Dinge ausprobieren.
Präsentieren Sie Ihren Plan anderen in Ihrem Unternehmen. Die Verzerrung durch Aktualität kann Sie daran hindern, Mängel zu erkennen, aber Sie schaffen einzigartige Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Plans, indem Sie sich aus den Abteilungen für Betrieb und Geschäftskontinuität zurückziehen.
Suchen Sie nach Bereichen innerhalb des Plans, die eine einzige Schwachstelle aufweisen – eine Person oder ein System, von der bzw. dem Sie für einen Prozess abhängig sind. Sie sollten in der Lage sein, auf eine sekundäre und tertiäre Ressource auszuweichen. Viele Kunden im ersten Quartal wünschen sich mehrere Bedrohungen – einen Tornado und eine Cyberbedrohung, einen Stromausfall, der zum Ausfall der IT führt.
Die beste Art, mit Mitarbeitern zu kommunizieren
Alexa: Es ist eine Mischung aus allem. Verwenden Sie niemals nur geschäftliche E-Mails, private E-Mails oder Mobiltelefone. Wie viele Informationen können Sie erhalten? Ist es Ihnen wirklich wichtig, im Falle eines Vorfalls eine Nachricht an mehrere Geräte zu senden? Nicht jeder überprüft oder hat außerhalb des Büros Zugriff auf geschäftliche E-Mails. E-Mails sind nicht die beste Art der Kommunikation. Wie viele ungelesene Nachrichten haben Sie in Slack oder einer anderen Messaging-App? Während einer Störung können Sie auf diese Weise nicht kommunizieren.
Blinde Flecken bei der Planung, beim Testen und bei der Wiederherstellung
Warren: Der größte blinde Fleck ist, wenn nur eine Person für die Wiederherstellung verantwortlich ist. Sie müssen über eine zweite und sogar eine dritte Person verfügen, die vorzugsweise geografisch verteilt sind.
Im Rahmen ihrer Homeoffice-Strategien berücksichtigen Unternehmen nicht immer erhebliche geografische Störungen, Stromausfälle oder Cyber-Bedrohungen, die große Systeme offline schalten können. Identifizieren Sie Ihre kritischen Mitarbeiter und statten Sie sie mit Dingen wie einem DIY-Kit mit einem Akku aus, der einen Laptop und ein Mobiltelefon mit Strom versorgen kann, sowie einem Hotspot, der unabhängig vom WLAN betrieben werden kann. Finden Sie Orte außerhalb der Wohnungen Ihrer Mitarbeiter, an denen sie hingehen und weiterarbeiten können.
Alexa: Es gibt keine einheitliche Strategie für die Wiederherstellung. Homeoffice ist möglicherweise nicht für alle Abteilungen oder Prozesse realisierbar. Der Ausfall des Büros für einen Tag erfordert eine andere Strategie zur Wiederherstellung als der vollständige Zusammenbruch des Büros.
Seien Sie offen – möglicherweise müssen Sie tiefer graben. Sie können nicht zu viel planen! Halten Sie verschiedene Strategien für die Wiederherstellung bereit.
Greg Tillotson (Test- und Deklarationsmanager): Bei Tests erklären viele Kunden nicht, warum sie testen – sie tun es, um eine Checkbox anzukreuzen. Sie müssen aus jedem Test etwas herausholen. Legen Sie Ziele fest und nutzen Sie den Test, um Menschen für Ihr Vorhaben zu gewinnen und das Bewusstsein für Ihren Plan zu schärfen.
Häufige Einwände gegen Tests
Alexa: Kunden wissen nicht, wo sie anfangen sollen oder an wen sie sich wenden können, um Hilfe beim Testen zu erhalten. Die Leute wissen nicht, welche ersten Schritte sie unternehmen sollen.
Warren: Kunden wissen nicht, wie sie Tests durchführen sollen. Möglicherweise leiden sie unter dem Impostor-Syndrom; sie haben diese Gruppe von Stakeholdern noch nie zusammengebracht und ihnen ihren Plan vorgestellt.
Änderungen bei Teststrategien und Lücken
Warren: In den letzten Jahren wurden Tests fast vollständig auf Remote-Betrieb umgestellt. Immer mehr Organisationen greifen auf externe Dienstleister und Technologien zurück, um ihre Bemühungen zu unterstützen. Traditionell wurde mit Papierdokumenten gearbeitet, aber mittlerweile nutzen die Menschen Incident-Management-Programme, um einen Echtzeit-Überblick über ihre Pläne zu erhalten. Dadurch erhalten sie mehr Feedback zu Bereichen, die angepasst werden müssen.
Alexa: Seit die Tischversuche virtuell stattfinden, ist die Beteiligung größer geworden. Die Leute interagieren mehr, da der Plan nicht mehr nur auf einem Blatt Papier steht. Was die Lücken angeht, so stellen viele, die nun über die Software verfügen und sie auch nutzen, während der Tests fest, dass sie nicht über ausreichend geschultes Personal verfügen oder die neuen Verbesserungen der Tools nicht nutzen. Virtuelle Tests verringern auch das COVID-Risiko und die Kosten für Präsenzversuche erheblich.
Wie das Arbeiten von überall aus die Geschäftskontinuität verändert hat
Alexa: Die Kommunikation hat sich durch das ortsunabhängige Arbeiten stark verändert. Im Büro kann man bei einem Vorfall einfach zum Schreibtisch eines Kollegen gehen und die Leute zusammenrufen. In einer ortsunabhängigen Arbeitsumgebung hatten die Mitarbeiter Schwierigkeiten damit, nach Feierabend Kollegen zu kontaktieren. Unternehmen wurden daran erinnert, dass sie auch bei Remote-Mitarbeitern einen Business-Continuity-Plan benötigen. Viele Büros schlossen während COVID zentrale Standorte, die Teil ihrer Pläne waren, und aktualisierten die Pläne nie.
Warren: Sorgen Sie für ein Backup für das Arbeiten von überall aus. Das Arbeiten von überall aus hat die Systeme, Menschen und Prozesse, auf die wir angewiesen sind, verändert und realistische RTOs neu definiert. Zu Beginn der Pandemie nahmen Unternehmen keine massiven Änderungen an ihren Business-Continuity-Plänen vor, da es so aussah, als würde COVID schnell vorbei sein. Jetzt erkennen Unternehmen, dass dies die neue Normalität ist, egal ob es sich um eine Mischform handelt, um eine Rückkehr zur Arbeit oder um vollständiges Homeoffice. Daher müssen sie ihren gesamten Plan von Grund auf überdenken – oder sogar neu erstellen. Betrachten Sie den gesamten Plan ganzheitlich und stellen Sie sicher, dass Sie Änderungen vornehmen, um der neuen Normalität gerecht zu werden.
Herausforderungen für Unternehmen
Alexa: Kunden versuchen zu ermitteln, was sie im Vergleich zu Best Practices benötigen. Ein Kunde verlangt möglicherweise das eine, während die Vorschriften etwas anderes vorschreiben. Außerdem gibt es erhebliche Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes.
Unsere Kunden suchen Rat, Beratung und den Austausch bewährter Verfahren, um sicher zu sein, dass sie das Richtige tun. Sie stellen Fragen dazu, welche Vorlagen sie für die Krisenkommunikation gespeichert haben sollten und wer die Möglichkeit haben sollte, unternehmensweite Warnmeldungen zu versenden.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
