Si trabajas en RR. HH., sabes lo mucho que cuesta incorporar a un nuevo empleado al equipo. Después de pasar por el proceso de contratación, que ya es una tarea en sí misma, hay que dar la bienvenida al nuevo empleado y explicarle todo lo que necesita saber sobre cómo trabajar en tu empresa.
Muchos empleados nuevos quieren ponerse manos a la obra y empezar a trabajar de inmediato. Sin embargo, hay algunos trámites que deben realizarse primero. Aunque gran parte de ellos no resultan muy emocionantes para un nuevo empleado ansioso por empezar, la incorporación (o preincorporación) es una función importante en cualquier empresa. El empleado necesita conocer a todo el mundo, ver todo el lugar de trabajo, rellenar documentos importantes, aprender cómo funciona la empresa y recibir las herramientas adecuadas para realizar su trabajo. Solo entonces podrá ponerse manos a la obra.
¿Qué es la incorporación?
Todos hemos pasado por el proceso de incorporación al comenzar un nuevo trabajo. El primer día vas a la oficina listo para empezar. Probablemente te pondrás manos a la obra con ese proyecto tan interesante que discutiste con tu nuevo jefe durante la entrevista, ¿verdad? No tan rápido.
Dé la bienvenida a un nuevo empleado utilizando nuestra lista de verificación para la incorporación.
Cuando llegas, te derivan rápidamente a un representante de RR. HH. para que te incorpore. Probablemente te muestren la oficina y te presenten a todo el mundo antes de llevarte a una sala para completar las tareas habituales de incorporación, como:
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- Completar los formularios de nómina y de impuestos.
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- Inscribirse en un seguro y en un plan de ahorro para la jubilación
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- Recibir un ordenador, una cuenta de correo electrónico, la llave de la oficina y otros artículos necesarios.
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- Aprender las políticas de la empresa que se recogen en el manual del empleado.
- Aprender el organigrama y los procedimientos habituales de la empresa.
Estos son solo algunos ejemplos generales de lo que suele incluirse en la incorporación de nuevos empleados. Es posible que tu empresa y el puesto específico para el que has contratado al empleado tengan otros requisitos que también deban tenerse en cuenta. Una vez completado todo, el nuevo empleado podrá participar en la incorporación específica de su equipo (que abarca la descripción del puesto, la programación de reuniones periódicas y cualquier formación necesaria). Entonces, por fin, podrá empezar a trabajar.
¿Qué es el preboarding?
Aunque la incorporación es importante, probablemente te hayas dado cuenta de lo ineficaz que resulta. Requiere alejar a un empleado motivado de su puesto de trabajo para realizar una tarea que no contribuye al avance de la empresa.
Muchas empresas ahora inician el proceso entre el momento en que un candidato acepta la oferta de empleo y su primer día de trabajo. Esto se conoce como preincorporación.
Algunos de los trámites, como la entrega de un ordenador y quizá la explicación de las políticas de la empresa, deberán realizarse en persona. Sin embargo, otros que no requieren mucha explicación, como rellenar los documentos fiscales y de seguros, pueden gestionarse por correo electrónico antes de que el empleado comience a trabajar. El preboarding ahorra mucho tiempo y permite al nuevo empleado centrarse en el trabajo desde el primer día. Pero hay otras razones para optar por el preboarding en lugar del onboarding tradicional.
Ventajas de la incorporación previa de un nuevo empleado
El preboarding es mucho más que simplemente adelantar las actividades de incorporación antes del primer día de trabajo del empleado. Además de resolver todos los trámites, también se centra en dar la bienvenida al nuevo empleado y tranquilizarlo antes de que empiece a trabajar.
Aceptar un nuevo trabajo es una decisión importante en la vida. Aunque te entusiasmen todas las posibilidades durante la fase de entrevistas, es fácil dudar de tu decisión después de aceptar la oferta de empleo. La mayoría de las personas no empiezan un nuevo trabajo de inmediato, por lo que hay mucho tiempo para preguntarse si habría sido mejor conservar el antiguo empleo o aceptar un puesto en otra empresa. Estos sentimientos son naturales y se deben a la incertidumbre que conlleva un cambio de carrera.
Puedes eliminar muchos de estos sentimientos negativos con otras actividades previas al incorporación. En lugar de limitarte a enviar documentos para que los rellene el nuevo empleado, también puedes darle la bienvenida de las siguientes maneras:
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- Envía un correo electrónico a toda la empresa anunciando la contratación y anima a todos a dar la bienvenida a su nuevo compañero.
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- Invítales a pasar por la oficina. Hazles un recorrido y muéstrales dónde trabajarán.
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- Organiza una comida con su equipo más cercano para que puedan conocerse en un ambiente informal.
- Mantén el contacto antes del primer día. Envía un correo electrónico preguntándoles si tienen alguna pregunta y hazles saber que estás preparándote para su llegada.
La incorporación es una parte necesaria del proceso de integración de un nuevo empleado en el equipo. Pero no hay razón para posponerla hasta la fecha oficial de inicio.
Aprovecha el tiempo libre antes del primer día del nuevo empleado para ocuparte del papeleo y mantener el entusiasmo generado durante el proceso de contratación.
Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en Trakstar.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Trakstar, un proveedor líder de soluciones de gestión del rendimiento, adquisición de talento y análisis de la plantilla. Desde entonces, el contenido se ha actualizado para reflejar el compromiso más amplio de Mitratech de apoyar todo el ciclo de vida de los empleados, desde la contratación y la incorporación hasta el aprendizaje y el desarrollo, así como la integración de las mejores prácticas de cumplimiento de RR. HH. en toda nuestra creciente cartera de recursos humanos.
