La selección de asesores externos y bufetes de abogados es un proceso arduo, y así debe ser. Estas relaciones son muy importantes.
De hecho, los asesores jurídicos de las empresas dedican innumerables horas a buscar las firmas adecuadas, ya sea recurriendo a sus redes personales o revisando largas solicitudes de propuestas y realizando innumerables entrevistas. Esto se extiende aún más al tiempo dedicado a los procesos manuales entre usted y las firmas elegidas. Al final, una mala gestión podría suponer millones de dólares en pérdida de productividad y gastos excesivos al año.
El equipo del ha destacado los aspectos que los departamentos jurídicos deben tener en cuenta tanto a nivel interno como externo para asegurarse de que están tomando las decisiones adecuadas para sus organizaciones. Según :
«Los departamentos jurídicos deben poner de su parte para prestar un servicio óptimo y funcionar como una empresa, desarrollar planes estratégicos, elaborar presupuestos bien meditados, implementar herramientas que mejoren la eficiencia, desarrollar el talento, aprovechar la gestión del conocimiento, gestionar a los proveedores y mucho más».
Una vez que haya hecho su selección, ¿cómo se asegura de que sea una relación positiva tanto para usted como para la empresa seleccionada?
Una solución habitual es configurar un sistema electrónico de gestión de asuntos junto con la facturación electrónica para aumentar la eficiencia, simplificar los sistemas y ayudar a controlar los gastos. Además, esta plataforma única combina datos sobre los costes de los bufetes de abogados con datos sobre los resultados de los asuntos, lo que le permite considerar el valor real que está recibiendo de sus bufetes.
Retos comunes observados en el mercado
1) Falta de procesos estandarizados (y de aplicación) para abrir y gestionar asuntos e informar sobre su progreso.
2) Métodos de comunicación ineficaces para gestionar a los abogados externos.
En conjunto, estos retos suelen costar a las grandes organizaciones millones al año. Por otro lado, hemos visto cómo algunas empresas han ahorrado varios millones en los últimos años gracias a una plataforma unificada de gestión jurídica empresarial que les ha proporcionado información sobre los datos que les ha permitido ser cada vez más eficientes. Esto libera a su equipo y a sus abogados para que puedan ser más eficientes y productivos, al tiempo que se reducen las inconsistencias y los problemas de facturación.
Comprender los procesos y los datos listos para ser recopilados.
Ver los resultados basados en datos es fundamental. Por lo general, el uso de sistemas manuales o descentralizados requiere que otras personas de la empresa elaboren informes complejos o oportunos (si el tiempo lo permite). Esto es muy ineficaz y resta productividad. Si pudiera ver y utilizar sus informes y paneles de control con solo actualizar una página, ¿qué podría hacer con el tiempo que ahorraría?
En Mitratech, hemos observado un ahorro combinado en los costes derivado de la gestión de asuntos y los componentes de facturación electrónica, lo que se traduce en una reducción del gasto legal externo de entre 6 y 48 millones de dólares para los clientes.
La magnitud de este ahorro se debe a varias razones, la mayoría relacionadas con el análisis de quién trabaja para usted, qué producen, los tipos de asuntos que resuelven y cómo se traduce esto para su organización. Los departamentos jurídicos quieren ser coherentes, cumplir los objetivos y metas, y ocuparse de la gestión del conocimiento aumentando la precisión de las previsiones de gastos jurídicos e implementando los programas adecuados para reducir los gastos jurídicos superfluos a lo largo del tiempo, reducir las horas de los abogados y lograr ahorros de personal .
Su equipo recurre a varios asesores externos en ese ámbito para revisar diferentes asuntos. Hay muchos factores que influyen en quién es el mejor y más adecuado para su organización. Una empresa puede costar menos que otra, pero ¿cuál es el resultado que obtiene? ¿Sería menos costoso llegar a un acuerdo? Los abogados suelen hacerlo evaluando el riesgo de una situación, pero, en igualdad de condiciones, ¿no deberían los datos ayudar a tomar la decisión?
Tomar decisiones basándose en los resultados comunicados
El análisis de los informes relativos al presupuesto, los gastos y los importes liquidados por categoría de asunto, el gasto total en asuntos importantes durante un periodo determinado, el gasto total de las principales empresas externas por facturas emitidas frente a facturas pagadas por asunto o proveedor, y las facturas por número o importe en dólares a lo largo del tiempo puede ayudarle a tomar mejores decisiones empresariales, como mantener las empresas, transferir determinados asuntos a equipos específicos o reevaluar las necesidades.
Al implementar una solución de gestión de asuntos unificada, escalable y automatizada con un sistema de facturación electrónica, los departamentos jurídicos pueden reducir el tiempo y el esfuerzo dedicados a revisar y aprobar facturas,disminuir los gastos jurídicos mediante la aplicación de directrices de negociación y facturación, y optimizar la selección de asesores externos para mejorar la previsibilidad de los resultados jurídicos.
«Utilizamos TeamConnect para gestionar la asignación de trabajo y la planificación de la capacidad de nuestras empresas preferidas. Contamos con más de 700 empresas con las que trabajamos a nivel mundial, pero estas 19 empresas representan el 65 % de nuestro trabajo. El objetivo del programa es dirigir el 75 % del trabajo a estas empresas».
Director de Tecnología Jurídica y de Cumplimiento Normativo
Fortune 100 Pharmaceutical Corp
