Optimiser les relations avec les avocats externes (nouveaux et existants)

La sélection des conseillers externes et des cabinets d'avocats est un processus ardu, et il doit l'être. Ces relations sont d'une grande importance.

En fait, les conseillers généraux d'entreprise passent d'innombrables heures à trouver les bons cabinets, soit en puisant dans leurs réseaux personnels, soit en passant par de longs appels d'offres et d'innombrables entretiens. À cela s'ajoute le temps consacré aux processus manuels entre vous et les cabinets que vous avez choisis. En fin de compte, une mauvaise gestion peut se traduire par des millions de dollars de perte de productivité et de dépenses excessives par an.

Les membres du Corporate Legal Operations Consortium (CLOC) ont mis en évidence ce à quoi les services juridiques doivent penser en interne et en externe pour s'assurer qu'ils prennent les bonnes décisions pour leur organisation. Selon David Field, conseiller juridique en chef du CLOC :

"Les services juridiques doivent faire leur part pour fournir un service optimal et être gérés comme une entreprise, développer des plans stratégiques, des budgets réfléchis, mettre en œuvre des outils d'amélioration de l'efficacité, développer les talents, tirer parti de la gestion des connaissances, gérer les fournisseurs, et faire bien plus encore".

Une fois la sélection effectuée, comment s'assurer qu'il s'agit d'un engagement positif à la fois pour vous et pour l'entreprise sélectionnée ?

Une solution courante consiste à mettre en place un système de gestion électronique des dossiers associé à la facturation électronique afin d'accroître l'efficacité, de simplifier les systèmes et d'aider à contrôler les dépenses. En outre, cette plateforme unique combine des données sur les coûts des cabinets d'avocats avec des données sur les résultats des dossiers, ce qui vous permet d'évaluer la valeur réelle que vous recevez de vos cabinets.

Défis communs observés sur le marché

1) Absence de procédures normalisées (et d'application) pour l'ouverture et la gestion des dossiers et l'établissement de rapports sur l'état d'avancement des dossiers

2) Méthodes de communication inefficaces pour la gestion des conseillers externes

Ensemble, ces défis coûtent souvent des millions par an aux grandes organisations. D'un autre côté, nous avons vu des entreprises économiser plusieurs millions au cours des dernières années, car une plateforme unifiée de gestion juridique d'entreprise leur a permis d'accéder aux données qui leur ont permis de devenir de plus en plus légères. Cela permet à votre équipe et à vos collaborateurs d'être plus efficaces et plus productifs, tout en réduisant les incohérences et les problèmes de facturation.

Comprendre les processus et les données prêtes à être collectées

Il est essentiel de voir les résultats obtenus à partir des données. En général, les systèmes manuels ou décentralisés nécessitent que des rapports complexes ou opportuns soient élaborés par d'autres personnes de l'entreprise (si le temps le permet), ce qui est très inefficace et nuit à la productivité. Si vous pouviez voir et consulter vos rapports et tableaux de bord en rafraîchissant une page, qu'est-ce que cela vous permettrait de faire ?

Chez Mitratech, nous avons constaté que les économies réalisées grâce à la gestion des dossiers et à la facturation électronique se traduisaient par une réduction des dépenses juridiques externes de l'ordre de entre 6 et 48 millions de dollars pour les clients.

L'ampleur de ces économies s'explique par un certain nombre de raisons, dont la plupart sont liées à l'analyse des personnes qui travaillent pour vous, à ce qu'elles produisent, aux types d'affaires qu'elles résolvent et à ce que cela représente pour votre organisation. Les services juridiques veulent être cohérents, atteindre leurs objectifs et se charger de la gestion des connaissances en augmentant la précision des prévisions de dépenses juridiques et en mettant en œuvre les bons programmes pour réduire les dépenses juridiques superflues au fil du temps, réduire le nombre d'heures de travail des avocats et réaliser des économies en termes de personnel.

Votre équipe fait appel à plusieurs conseillers externes dans ce domaine pour l'examen de différentes questions. De nombreux facteurs entrent en ligne de compte pour déterminer qui fait le mieux et le mieux pour votre organisation. Un cabinet peut coûter moins cher qu'un autre, mais quel est le résultat que vous obtenez ? Serait-il moins coûteux de transiger ? Les avocats y parviennent souvent en mesurant le risque dans une situation donnée, mais toutes choses égales par ailleurs, les données ne devraient-elles pas contribuer à la prise de décision ? 

Prendre des décisions sur la base des résultats communiqués

L'analyse des rapports concernant le budget, les dépenses et les montants réglés par catégorie d'affaires, les dépenses globales pour les affaires importantes sur une certaine période, les dépenses totales des principaux cabinets externes par dépenses, les factures facturées par rapport aux factures payées par affaire ou par fournisseur, et les factures par nombre ou par montant au fil du temps peut vous aider à prendre de meilleures décisions commerciales - conserver les cabinets, confier certaines affaires à des équipes spécifiques, ou réévaluer les besoins.

En mettant en œuvre une solution de gestion des dossiers unifiée, évolutive et automatisée avec un système de facturation électronique, les services juridiques peuvent réduire le temps et les efforts consacrés à l'examen et à l'approbation des factures,diminuer les dépenses juridiques grâce à l'application de directives de négociation et de facturation, et optimiser la sélection des conseillers externes afin d'améliorer la prévisibilité des résultats juridiques.