Para todos, pero especialmente para los equipos jurídicos, el tiempo es dinero.
En un reciente artículo de Artificial Lawyer, una encuesta reveló que el 67 % de los abogados internos de empresas de rápido crecimiento se sentían abrumados por tareas de escaso valor. Por consiguiente, aumentar la rentabilidad de los departamentos jurídicos tiene tanto que ver con ahorrar tiempo como con reducir costes, automatizar tareas de baja prioridad o «hacer más con menos». Cada vez son más los equipos jurídicos que ponen esto en práctica centrándose en medidas de ahorro de tiempo para mejorar su productividad y aumentar el rendimiento. A continuación se presentan tres formas en que los líderes de opinión están aprovechando la tecnología para reducir la carga administrativa, acelerar los procesos diarios y aumentar la rentabilidad de sus departamentos jurídicos.
Reducir las distracciones con flujos de trabajo
No es ninguna sorpresa que las distracciones reduzcan nuestra productividad y, en el caso de los equipos jurídicos, las horas facturables. Con la avalancha de nuevas tecnologías que prometen una mejor comunicación, llega una gran variedad de nuevos avisos, pitidos, mensajes, chats y mucho más. No estamos diciendo que estos nuevos modos de comunicación no supongan un gran cambio, porque lo son, pero para el trabajo que requiere una gran concentración, los nuevos métodos de comunicación pueden parecer un arma de doble filo.
Creemos que una buena comunicación es uno de los factores que diferencian a los equipos jurídicos que simplemente funcionan de los que prosperan. Y, en realidad, no creemos que lo que realmente importe sea la forma de comunicación, ya sea por correo electrónico, chat o (el viejo) teléfono. Pero cuando estos mensajes son repetidas escaladas o seguimientos de solicitudes pendientes, sabemos que hay una forma mejor de hacerlo. Los departamentos jurídicos pueden mejorar su enfoque incorporando tareas repetibles y escalables en sistemas de flujo de trabajo que se gestionan por sí mismos. Una configuración de «no molestar» puede ser una solución provisional, pero un sistema que se encarga de los retrasos y elimina las confusas idas y venidas en la parte administrativa mejora realmente la productividad y devuelve a los abogados el tiempo para hacer lo que mejor saben hacer: convertir el tiempo en dinero.
Consolidación de datos con un registro de auditoría organizado
Un informe reciente de Carnegie Mellon muestra que el 37 % de las veces que alguien revisa su correo electrónico, lo pospone responder. Esto confirma una experiencia común: que podemos perder tanto tiempo buscando un correo electrónico como en dar seguimiento al mismo. Los equipos expertos están redoblando sus esfuerzos en la gestión del tiempo y el ahorro de costes centrándose en el correo electrónico. El hecho es que los correos electrónicos críticos para el negocio no deberían existir solo como correos electrónicos. Los correos electrónicos que impulsan los flujos de trabajo relacionados con la facturación electrónica o la gestión de asuntos deben incorporarse automáticamente a un registro de auditoría en su sistema de fuente única de verdad. De este modo, el tiempo dedicado a buscar información importante puede transformarse en que los abogados sepan exactamente dónde se encuentra la información crítica para el negocio y cómo actuar al respecto.
Reducción del error humano
En una encuesta reciente realizada por ALM Research, descubrimos que solo el 12 % de los encuestados estaba de acuerdo en que sus tecnologías jurídicas estaban «muy integradas», y una abrumadora mayoría consideraba que había mucho margen de mejora. Sabemos que durante la pandemia hubo una loca carrera por implementar herramientas tecnológicas que permitieran a los abogados hacer su trabajo desde casa y en un entorno confuso y en rápida evolución. Pero ahora que se han instalado una gran cantidad de tecnologías que compiten entre sí por el dominio tecnológico, a menudo se producen entradas duplicadas, lo que es una de las principales causas de errores humanos.
A veces, decimos que esta abundancia de tecnologías conduce a «integraciones de silla giratoria», lo que significa que después de introducir los datos en un sistema, giras tu silla hacia el otro monitor y vuelves a introducir los datos en la siguiente hoja de cálculo o sistema. Aunque una única fuente de información veraz siempre será el santo grial para los departamentos jurídicos que buscan mantener sus casos gestionados y organizados, aquellos que no estén preparados para implementar una deben empezar a fusionar los límites de sus tecnologías para que puedan comunicarse entre sí. Sin integraciones claras, instantáneas y automatizadas, la información se duplica manualmente, lo que da lugar a errores humanos y a multas o costes desmesurados.
Incluso cuando una solución no tiene sus propias integraciones listas para usar, el uso de una herramienta de flujo de trabajo en el back-end puede actuar como una especie de capa que conecta soluciones que, de otro modo, serían dispares. A medida que los profesionales del derecho se familiarizan con la nueva normalidad, en la que tomamos como máxima que lo único constante es el cambio — recomendamos dedicar tiempo a trabajar para conseguir una única fuente de verdado, como mínimo, conectar e integrar las tecnologías que, de otro modo, competirían por la primacía.
