Para todos, pero especialmente para los equipos jurídicos, el tiempo es oro.
En un reciente Artificial Lawyeruna encuesta reveló que el 67% de los abogados internos de empresas de rápido crecimiento se sentían enterrados en un trabajo de escaso valor. En consecuencia, el aumento de la rentabilidad en los departamentos jurídicos tiene tanto que ver con el ahorro de tiempo como con la reducción de costes, la automatización de tareas de baja prioridad o "hacer más con menos". Estamos viendo cómo cada vez más equipos jurídicos ponen esto en práctica centrándose en medidas de ahorro de tiempo para mejorar su productividad y aumentar el rendimiento. He aquí tres formas en que los líderes de opinión están aprovechando la tecnología para reducir la carga administrativa, acelerar los procesos diarios y aumentar la rentabilidad de sus departamentos jurídicos.
Reducir las distracciones con flujos de trabajo
No es de extrañar que las distracciones mermen nuestra productividad y, en el caso de los equipos jurídicos, las horas facturables. Con una avalancha de nuevas tecnologías que prometen una mejor comunicación, llega una variedad de nuevos sonidos, pings, chats y más. No estamos diciendo que estos nuevos modos de comunicación no cambien las reglas del juego -lo hacen-, pero para un trabajo que requiere una gran concentración, los nuevos métodos de comunicación pueden parecer un arma de doble filo.
Creemos que una buena comunicación es uno de los factores que diferencian a los equipos jurídicos que simplemente funcionan de los que prosperan. Y en realidad no creemos que sea la forma de comunicación lo que realmente importa, ya sea el correo electrónico, el chat o el teléfono. Pero cuando estos mensajes son repetidas escaladas o seguimientos de solicitudes persistentes, sabemos que hay una manera mejor. Los departamentos jurídicos pueden mejorar su enfoque introduciendo tareas repetibles y escalables en sistemas de flujo de trabajo que se ocupen de sí mismos. Una configuración de "no molestar" puede ser un truco provisional, pero un sistema que se ocupe de los retrasos y elimine las confusas idas y venidas en el back-end realmente mejora la productividad y devuelve a los abogados tiempo para hacer lo que mejor saben hacer: convertir el tiempo en dinero.
Consolidación de datos con una pista de auditoría organizada
Un informe reciente de Carnegie Mellon muestra que el 37% de las veces que alguien revisa su correo electrónico, lo hace para pospone responderlo. Esto confirma una experiencia común: que podemos perder el mismo tiempo buscando en tanto tiempo buscando un correo electrónico como respondiéndolo. Los equipos inteligentes están duplicando la gestión del tiempo y el ahorro de costes centrándose en el correo electrónico. El hecho es que los correos electrónicos críticos para la empresa no deberían existir como simples correos electrónicos. Los correos electrónicos que impulsan flujos de trabajo relacionados con la facturación electrónica o la gestión de asuntos deben incluirse automáticamente en un registro de auditoría en su sistema de fuente única de información. De este modo, el tiempo dedicado a buscar información importante puede transformarse en que los abogados sepan exactamente dónde reside la información crítica para la empresa y cómo actuar en consecuencia.
Reducir los errores humanos
En una encuesta reciente realizada por ALM research, descubrimos que solo el 12% de los encuestados estaba de acuerdo en que sus pilas de tecnología jurídica estaban "muy integradas", y una abrumadora mayoría encontró mucho margen de mejora. Sabemos que, durante la pandemia, hubo una loca carrera por implantar herramientas tecnológicas que permitieran a los abogados hacer su trabajo desde casa y en un entorno confuso y rápidamente cambiante. Pero ahora que se han implantado abundantes tecnologías que compiten entre sí por el dominio tecnológico, a menudo dan lugar a entradas duplicadas, lo que constituye una de las principales causas de error humano.
A veces, decimos que esta abundancia de tecnologías conduce a "integraciones de silla giratoria", lo que significa que después de introducir datos en un sistema, giras la silla hacia el otro monitor y vuelves a introducir los detalles en la siguiente hoja de cálculo o sistema. Aunque una única fuente de información siempre será el santo grial para los departamentos jurídicos que buscan mantener sus casos gestionados y organizados, aquellos que no estén preparados para implementarla deben empezar a combinar los bordes de sus tecnologías de forma que sean capaces de comunicarse entre sí. Sin integraciones claras, instantáneas y automatizadas, la información se duplica a mano, lo que provoca errores humanos y multas o costes desorbitados.
Incluso cuando una solución no tiene sus propias integraciones, el uso de una herramienta de flujo de trabajo en el back-end puede actuar como una especie de piel que conecta soluciones que de otro modo serían dispares. A medida que los profesionales del Derecho se adaptan a la nueva normalidad, una normalidad en la que adoptamos la máxima de que la única constante es el cambio. constante es el cambio es el cambio- recomendamos dedicar tiempo a trabajar hacia una única fuente de verdado, como mínimo, conectar e integrar las tecnologías que, de otro modo, competirían por la primacía.
