Transformer le temps en argent : 3 façons d'accroître la rentabilité de votre service juridique grâce à la technologie

Dans un récent article de Artificial Lawyerune enquête a révélé que 67% des juristes d'entreprise dans les sociétés à croissance rapide se sentaient noyés dans un travail à faible valeur ajoutée. Par conséquent, l'amélioration de la rentabilité des services juridiques passe autant par le gain de temps que par la réduction des coûts, l'automatisation des tâches de faible priorité ou le fait de "faire plus avec moins". Nous constatons que de plus en plus d'équipes juridiques mettent cela en pratique en se concentrant sur des mesures permettant de gagner du temps afin d'améliorer leur productivité et d'augmenter leur rendement. Voici trois façons dont les leaders d'opinion tirent parti de la technologie pour réduire les tâches administratives, accélérer les processus quotidiens et accroître la rentabilité de leurs services juridiques.

Il n'est pas surprenant que les distractions réduisent notre productivité et, pour les équipes juridiques, les heures facturables. L'assaut des nouvelles technologies qui promettent une meilleure communication s'accompagne d'un assortiment de nouveaux dings, pings, slacks, chats, etc. Nous ne disons pas que ces nouveaux modes de communication ne changent pas la donne - c'est le cas - mais pour un travail qui exige une grande concentration, les nouvelles méthodes de communication peuvent s'avérer être une arme à double tranchant.

Nous pensons qu'une bonne communication est l'un des facteurs qui font la différence entre les équipes juridiques qui fonctionnent simplement et celles qui prospèrent. En fait, nous ne pensons pas que ce soit la forme de communication qui soit réellement en cause, qu'il s'agisse d'e-mail, de chat ou du (bon vieux) téléphone. Mais lorsque ces messages sont des escalades répétées ou des suivis de demandes persistantes, nous savons qu'il y a une meilleure façon de procéder. Les services juridiques peuvent améliorer leur concentration en intégrant des tâches reproductibles et évolutives dans des systèmes de flux de travail qui s'occupent d'eux-mêmes. Un paramètre "ne pas déranger" peut être un palliatif, mais un système qui prend en charge les retards et élimine les allers-retours confus en amont améliore réellement la productivité et redonne aux juristes le temps de faire ce qu'ils font le mieux : transformer le temps en argent.

Un rapport récent de Carnegie Mellon montre que 37 % du temps où une personne consulte son courrier électronique, elle va remet à plus tard répondre à son courrier électronique. Cela confirme une expérience commune : nous pouvons perdre autant de temps à à chercher de temps à chercher un courriel qu'à y répondre. Les équipes avisées redoublent d'efforts en matière de gestion du temps et d'économies en se concentrant sur le courrier électronique. Le fait est que les courriels critiques pour l'entreprise ne devraient pas être de simples courriels. Les courriels qui font avancer les flux de travail liés à la facturation électronique ou à la gestion des dossiers doivent être automatiquement intégrés à une piste d'audit dans votre système de source unique de vérité. De cette manière, le temps passé à rechercher des informations importantes peut se transformer en une connaissance exacte par les avocats de l'emplacement des informations critiques et de la manière d'agir sur ces dernières.

Une récente enquête menée par ALM research a révélé que seuls 12 % des répondants à l'enquête ont convenu que leurs piles de technologies juridiques étaient "très intégrées", et une majorité écrasante a trouvé qu'il y avait beaucoup de place pour l'amélioration.. Nous savons que pendant la pandémie, il y a eu une course effrénée pour mettre en œuvre des outils technologiques afin de permettre aux avocats de faire leur travail depuis leur domicile et dans un environnement confus et en évolution rapide. Mais maintenant qu'une abondance de technologies a été mise en place et qu'elles se font concurrence pour la domination technologique, elles conduisent souvent à des entrées en double, ce qui est une cause majeure d'erreur humaine.

Parfois, nous disons que cette abondance de technologies conduit à des "intégrations en fauteuil roulant", ce qui signifie qu'après avoir saisi des données dans un système, vous pivotez votre fauteuil vers votre autre moniteur et introduisez à nouveau les détails dans la feuille de calcul ou le système suivant. Même si une source unique de vérité restera toujours le Saint-Graal pour les services juridiques qui cherchent à gérer et à organiser leurs dossiers, ceux qui ne sont pas prêts à en mettre une en place doivent commencer à fusionner les bords de leurs technologies de manière à ce qu'elles puissent communiquer entre elles. En l'absence d'intégrations claires, instantanées et automatisées, les informations sont dupliquées à la main, ce qui entraîne des erreurs humaines et des amendes ou des coûts exorbitants. 

Même lorsqu'une solution ne dispose pas de ses propres intégrations prêtes à l'emploi, l'utilisation d'un outil de flux de travail en arrière-plan peut agir comme une sorte de peau qui relie des solutions autrement disparates. Alors que les professionnels du droit s'adaptent à la nouvelle normalité - une normalité dans laquelle nous adoptons la maxime selon laquelle la seule constante est le changement -, les professionnels du droit sont confrontés à de nouveaux défis. seule constante est le changement très sérieusement -, nous recommandons de consacrer du temps à l'élaboration d'une solution unique. nous recommandons de consacrer du temps à la recherche d'une source unique de véritéou, à tout le moins, de connecter et d'intégrer les technologies qui, autrement, se disputent la primauté.