En otra publicación titulada«¿Cuánto cuesta HotDocs?», ofrecí un breve resumen de cada uno de nuestros productos y las diferentes funciones que desempeña cada uno. Como escribí sobre nuestro nuevo producto SaaS, HotDocs Document Services, me di cuenta de que una de sus características más interesantes, Client Interviews, es tan revolucionaria que merecía su propia publicación. La función Client Interviews es una forma basada en la web de enviar entrevistas de HotDocs a otros usuarios de HotDocs o a personas ajenas a su organización por correo electrónico o publicando enlaces en su sitio web.
¿Qué es una entrevista HotDocs?
Una entrevista de HotDocs es una herramienta de preguntas y respuestas que se utiliza para recopilar la información que desea fusionar en su plantilla. Por ejemplo, si estuviera elaborando un formulario de solicitud de préstamo, podría utilizar una entrevista de HotDocs para introducir el nombre, la puntuación crediticia, el importe del préstamo, etc. de cada solicitante individual. Estas entrevistas pueden recopilar toda la información que necesite para crear un documento y garantizar que este se rellene correctamente, lo que le ahorrará mucho tiempo. Además, puede guardar las respuestas que ha utilizado anteriormente y reutilizarlas cada vez que cree un documento para un caso similar (por ejemplo, si se aprobara la solicitud de préstamo de nuestro ejemplo anterior, podría utilizar la información que ya ha recopilado para el contrato de préstamo en un borrador para una hipoteca). En resumen, las entrevistas de HotDocs son la clave para la producción rápida y precisa de documentos.
¿Qué son las entrevistas con los clientes?
Las entrevistas con clientes son una nueva función que permite a los usuarios de Document Services implementar HotDocs Interviews a través de la web. Antes, las entrevistas tenían que rellenarse en la aplicación de escritorio de HotDocs. Sin embargo, con Client Interviews, ahora puede enviar una entrevista a un compañero de trabajo que tenga datos específicos que solo él o ella puede proporcionar, o puede enviar un enlace a la entrevista directamente a un cliente.
¿Por qué utilizarías entrevistas con clientes?
Antes de la llegada de Document Services, el proceso para producir un documento automatizado era más o menos así: te reunías con el cliente y obtenías los datos relevantes (por ejemplo, nombre, fecha de nacimiento, número de hijos, etc.) anotándolos en un papel o en un ordenador. A continuación, tú u otra persona de tu organización tomaba la información recopilada, la introducía en una entrevista de HotDocs y elaboraba el documento.
Por otro lado, con la función Entrevistas con el cliente de Document Services, puede ahorrar aún más tiempo al eliminar el segundo paso de tener que pedir a alguien que transfiera los datos de su bloc de notas o computadora a HotDocs. Ahora, puede enviar por correo electrónico a su cliente un enlace a la entrevista. El cliente, que obviamente es un experto en su información personal, introduce algunos o todos los datos que necesita directamente en una entrevista de HotDocs y se la envía de vuelta, lo que facilita enormemente la producción final del documento. También puede colocar enlaces a las entrevistas directamente en su sitio web en lugar de enviarlos por correo electrónico. Esta nueva función ya está permitiendo a muchas organizaciones agilizar aún más su proceso de creación de documentos con HotDocs.
En resumen, las entrevistas con clientes le permiten preocuparse menos por el proceso de producción de documentos y centrarse más en su negocio. Elimina el paso molesto y, a veces, propenso a errores de introducir la información del cliente en una entrevista.
Espero que esto te ayude a comprender un poco mejor las entrevistas de HotDocs y las entrevistas con clientes. No dudes en dejar tus comentarios a continuación:
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
