Dans un autre article intitulé "Combien coûte HotDocs ?" j'ai donné un bref résumé de chacun de nos produits et du rôle différent qu'ils jouent. Comme je l'ai écrit à propos de notre nouveau produit SaaS, HotDocs Document Servicesj'ai réalisé que l'une de ses fonctions les plus intéressantes, les entretiens avec les clients, changeait tellement la donne qu'elle méritait son propre article. La fonction Entretiens avec les clients est un moyen basé sur le web d'envoyer des entretiens HotDocs à d'autres utilisateurs de HotDocs ou à des personnes extérieures à votre organisation par courrier électronique ou en publiant des liens sur votre site web.
Qu'est-ce qu'un entretien HotDocs ?
Un entretien HotDocs est un outil de questions-réponses utilisé pour recueillir les informations que vous souhaitez fusionner dans votre modèle. Par exemple, si vous assemblez un formulaire de demande de prêt, vous pouvez utiliser un entretien HotDocs pour saisir le nom, la cote de crédit, le montant du prêt, etc. de chaque demandeur. Ces entretiens permettent de recueillir autant d'informations que nécessaire pour produire un document et de s'assurer que le document est correctement rempli, ce qui vous fait gagner beaucoup de temps. En outre, vous pouvez enregistrer les réponses que vous avez utilisées précédemment et les réutiliser chaque fois que vous établissez un document pour un cas similaire (par exemple, si la demande de prêt de notre exemple précédent était approuvée, vous pourriez utiliser les informations que vous avez déjà recueillies pour l'accord de prêt dans un projet d'hypothèque). En résumé, les entretiens HotDocs sont la clé d'une production rapide et précise de documents.
Qu'est-ce qu'un entretien avec un client ?
Les entretiens avec les clients sont une nouvelle fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de Document Services de déployer des entretiens HotDocs sur le web. Auparavant, un entretien devait être rempli dans l'application de bureau de HotDocs. Avec les entretiens clients, vous pouvez désormais envoyer un entretien à un collègue qui dispose de données spécifiques qu'il est le seul à pouvoir fournir ou vous pouvez envoyer un lien vers l'entretien directement à un client!
Pourquoi utiliser les entretiens avec les clients ?
Avant l'apparition des services documentaires, le processus de production d'un document automatisé se déroulait comme suit : Vous rencontrez le client et obtenez les données pertinentes (nom, date de naissance, nombre d'enfants, etc.) en les notant sur papier ou sur ordinateur. ) en les notant sur papier ou sur ordinateur. Ensuite, vous ou une autre personne de votre organisation prenez les informations que vous avez recueillies, les entrez dans un entretien HotDocs et assemblez le document.
D'autre part, grâce à la fonction Entretiens avec les clients de Document Services, vous pouvez gagner encore plus de temps en supprimant la deuxième étape qui consiste à demander à quelqu'un de transférer les données de votre bloc-notes ou de votre ordinateur vers HotDocs. Vous pouvez désormais envoyer par courrier électronique à votre client un lien vers l'entretien. Le client, qui est manifestement un expert en matière d'informations personnelles, saisit une partie ou la totalité des données dont vous avez besoin directement dans un entretien HotDocs et vous les renvoie, ce qui facilite la production du document final. Vous pouvez également placer des liens vers les entretiens directement sur votre site web au lieu d'envoyer le lien par courrier électronique. Cette nouvelle fonctionnalité permet déjà à de nombreuses organisations de rendre leur processus de création de documents HotDocs encore plus rapide.
En résumé, les entretiens avec les clients vous permettent de ne pas vous préoccuper du processus de production des documents et de vous concentrer davantage sur vos activités. Ils éliminent l'étape fastidieuse et parfois sujette à erreur qui consiste à saisir les informations relatives au client dans un entretien.
J'espère que cela vous aidera à mieux comprendre les entretiens avec HotDocs et les entretiens avec les clients. N'hésitez pas à laisser des commentaires ci-dessous :
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
