Sistemas de seguimiento de candidatos y cumplimiento de la OFCCP

Los proveedores que ofrecen sistemas de seguimiento de candidatos suelen sugerir que sus sistemas «cumplen con la normativa OFCCP». Sin embargo, los contratistas y subcontratistas federales son citados con frecuencia por problemas relacionados con el mantenimiento de registros asociados a los datos de los candidatos. ¿Cómo pueden las empresas asegurarse de que sus sistemas de seguimiento de candidatos les ayudarán a superar con éxito una revisión de la OFCCP?

Como punto de partida, es importante señalar que ningún sistema de seguimiento de candidatos (ATS) puede por sí solo «cumplir con la OFCCP». Solo los contratistas y subcontratistas federales pueden cumplir con la OFCCP. El mejor ATS puede resultar completamente inútil durante una revisión de cumplimiento de la OFCCP si no se utiliza correctamente, y el peor ATS puede ser una bendición si una empresa lo ha utilizado meticulosamente para registrar y conservar el tipo de datos que espera la OFCCP.

Teniendo en cuenta este punto básico, hay algunas funcionalidades que son importantes para que un ATS resulte útil durante las revisiones de la OFCCP. Estas funcionalidades incluyen lo siguiente:

• • El ATS debe poder aceptar información de los candidatos de forma electrónica. Aunque esto parece obvio, las empresas no deberían tener que depender de que los reclutadores u otros miembros del personal de RR. HH. recopilen parte o toda la información de los candidatos y la introduzcan en el ATS. Esto supone una pérdida de tiempo y un desperdicio de recursos. El ATS debe poder aceptar de forma electrónica currículos, cartas de presentación y cualquier otra información que los candidatos puedan o deban proporcionar.

• • El ATS debe poder almacenar y recuperar cualquier información proporcionada por los candidatos. Una vez más, esto parece obvio, pero hay ATS que tienen problemas para proporcionar una copia exacta de los materiales enviados por los candidatos. Un ATS no debe modificar la información proporcionada por los candidatos. El sistema debe disponer de un método para conservar una copia exacta de cualquier información proporcionada por los candidatos durante el tiempo que el contratista federal considere oportuno.

• • El ATS debe contar con un mecanismo que permita proporcionar todos los datos introducidos en el sistema en cualquier momento a la empresa cliente, incluso al finalizar el contrato con el proveedor del ATS. La mayoría de los proveedores de ATS afirman tener un excelente tiempo de actividad y sugieren que cualquier dato introducido en el sistema es fácilmente accesible. Sin embargo, hemos visto situaciones en las que el proveedor del ATS ha eliminado cierta información después de un período definido, así como situaciones en las que el proveedor del ATS ha tardado muchos días en proporcionar informes básicos y otra información a partir de los datos encontrados en el sistema. Estos problemas suelen agravarse al final del período contractual, cuando los proveedores de ATS a veces se muestran reacios a proporcionar datos a un cliente que se va o que se ha ido.

• • El ATS debe permitir a los usuarios desarrollar motivos de disposición personalizables. Los motivos de disposición eficaces son fundamentales para proporcionar los datos correctos de los solicitantes a la OFCCP durante una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa. Un ATS debe permitir a los usuarios desarrollar un conjunto de motivos de disposición únicos y personalizables que sean relevantes para cada cliente específico. Un buen ATS tendrá una lista preestablecida de motivos de disposición eficaces que un contratista federal podrá personalizar fácilmente.

• • El ATS debe permitir a los usuarios realizar un seguimiento de la fase en la que se encuentra cada candidato. La OFCCP suele hacer preguntas sobre la fase en la que determinados tipos de solicitantes de empleo dejan de ser considerados candidatos. Un ATS debe proporcionar un mecanismo sencillo para realizar un seguimiento de cada fase por la que pasa un candidato y debe ofrecer una forma de informar sobre la fase final a la que llega cada candidato. Por ejemplo, un ATS debería poder proporcionar un informe sobre una solicitud abierta que muestre qué candidatos han pasado por una selección inicial, qué candidatos han tenido una entrevista telefónica, qué candidatos han tenido una entrevista en persona, etc. Un ATS también debería poder proporcionar un informe sobre las solicitudes cerradas que muestre la etapa final a la que ha llegado cada candidato.

• • El ATS debe proporcionar a los solicitantes de empleo una encuesta demográfica adecuada. Los contratistas y subcontratistas federales están obligados a recopilar datos sobre la raza/etnia y el género de los candidatos que se consideren «solicitantes por Internet». Un ATS eficaz permitirá a los usuarios recopilar esta información de forma sencilla y automatizada. Estos datos demográficos NO deben ser accesibles para los responsables de contratación y otros responsables de la toma de decisiones, pero sí para el personal de RR. HH. con fines informativos. La encuesta demográfica debe ser personalizable para que el contratista federal pueda controlar el contenido de la misma. Actualmente, la encuesta demográfica debe incluir las preguntas adecuadas sobre raza/etnia y género, y debe EVITAR estrictamente preguntar a los solicitantes sobre cualquier tipo de discapacidad. El ATS también debe permitir a los contratistas federales modificar la encuesta demográfica si la OFCCP adopta nuevas regulaciones.

• • El ATS debe realizar un seguimiento de la información sobre la fuente de referencia que ha llevado a cada solicitante de empleo al sistema. La OFCCP ha mostrado recientemente un gran interés en las fuentes de referencia utilizadas para encontrar candidatos para los puestos vacantes. Un ATS eficaz debe permitir a los candidatos indicar la fuente de referencia que los ha llevado a la empresa. El campo de la fuente de referencia, al igual que el campo de disposición, debe ser personalizable por un contratista federal, de modo que los candidatos puedan elegir entre las fuentes de referencia que reflejan las fuentes de referencia que la empresa utiliza realmente. Algunos ATS van un paso más allá y registran automáticamente el nombre de las fuentes de referencia que envían candidatos al sistema. Por ejemplo, algunos ATS mostrarán que un candidato ha presentado su solicitud desde el servicio de empleo estatal cuando este envía la información del candidato a la empresa. Esto resulta útil para evaluar la eficacia de cualquier fuente de referencia concreta.

• • El ATS NO debe modificar los datos de un candidato en una solicitud basándose en acontecimientos que se produzcan durante la consideración del candidato para otra solicitud. No es raro que una persona solicite más de un puesto de trabajo en una empresa. Algunos ATS actualizan los datos del candidato en todas las solicitudes, de modo que, por ejemplo, una persona que ha sido contratada para una solicitud aparece como «contratada» en todas las solicitudes en las que ha expresado su interés. Esto supone un problema importante, ya que la OFCCP espera que se realice un seguimiento adecuado de los candidatos para cada puesto en el que expresan su interés. Cada registro de candidato debe tratarse como un registro independiente y no como una extensión de lo que le ha ocurrido posteriormente al candidato en otra solicitud. El ATS también debe capturar información sobre los candidatos tal y como estaban en la fecha en que fueron considerados. Esto supone en ocasiones un problema para los sistemas que permiten a un candidato crear un perfil y luego utilizarlo para expresar su interés en los puestos. He aquí un ejemplo de cómo esto puede suponer un problema: el 1 de junio, un candidato sin título universitario solicita un puesto que requiere un título universitario. El candidato es codificado como no apto por no cumplir los requisitos mínimos. El 15 de diciembre, este mismo candidato se gradúa en la universidad y obtiene una licenciatura. Si se actualiza el perfil del candidato en todas las solicitudes, ahora parecerá que el candidato cumple los requisitos mínimos para la solicitud en la que expresó su interés el 1 de junio, aunque en ese momento no tuviera la licenciatura necesaria.

• El ATS debe poder descargar los datos clave en el formato que elija el contratista federal. En un mundo ideal, un ATS podría proporcionar informes que incluyeran exactamente lo que solicita la OFCCP durante una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa. Sin embargo, muchos sistemas no disponen del tipo de informe que proporciona los datos estadísticos sobre los solicitantes que la OFCCP busca al inicio de una revisión de cumplimiento. El ATS típico tiende a proporcionar informes resumidos sobre todas las contrataciones o todos los solicitantes que no incluyen datos demográficos. Si el ATS no puede proporcionar informes estadísticos resumidos del tipo que requiere la OFCCP, debe haber una forma de exportar los datos del ATS a algún formato en el que los datos puedan ser manipulados posteriormente.

Hay algunas preguntas importantes que los contratistas federales pueden hacer a los proveedores de ATS para determinar si sus sistemas cuentan con algunas de las funcionalidades mencionadas anteriormente. Entre estas preguntas se encuentran las siguientes:

• ¿Cómo almacena su sistema la información proporcionada por los candidatos? ¿Qué tipo de información almacena su sistema?
• ¿Su sistema elimina automáticamente la información proporcionada por los candidatos? ¿Podemos controlar cuándo y cómo se eliminan los datos?
• ¿Qué ocurre con los datos de los candidatos que se encuentran en su sistema al finalizar nuestro contrato con su empresa? ¿Cómo podemos asegurarnos de obtener una copia de toda la información de los candidatos que su sistema conserva en nombre de nuestra empresa al finalizar el contrato?
• ¿Su sistema proporciona un conjunto estándar de motivos de disposición? ¿Podemos personalizar estos motivos de disposición?
• ¿Su sistema ofrece una encuesta demográfica estándar que los solicitantes reciben después de expresar su interés en un puesto? ¿Qué preguntas se incluyen en esta encuesta? ¿Podemos personalizar esta encuesta?
• ¿Su sistema proporciona un mecanismo para rastrear la fuente de referencia utilizada para traer a un candidato a nuestra empresa? ¿Quién introduce esta información? ¿Esta información la introduce el candidato o se rellena automáticamente de alguna manera? ¿La lista de fuentes de referencia de su sistema es personalizable?
• ¿En qué circunstancias se actualizan los datos de un candidato en una solicitud concreta? Si se actualiza la información de un candidato en una solicitud, ¿afectará esto a otras solicitudes? Si un candidato actualiza su perfil, ¿afectará esto a solicitudes antiguas en las que ya se haya tenido en cuenta al candidato?
• ¿Su sistema genera algún tipo de informe estadístico sobre los candidatos? En caso afirmativo, ¿qué tipo de informes? ¿Su sistema proporciona informes demográficos por solicitud o por puesto de trabajo? En caso afirmativo, ¿qué información se incluye en esos informes demográficos?
• ¿Qué información sobre todos los candidatos puede descargar su sistema a Excel u otro formato fácil de leer? ¿Qué dificultad entraña crear una consulta que permita este tipo de descarga? ¿Con qué frecuencia se puede ejecutar esta consulta? ¿Qué tipo de plazo se puede asociar a esta consulta?

Es importante concluir este artículo señalando que la eficacia de un ATS depende de las personas que lo utilizan. Los contratistas y subcontratistas federales deben asegurarse de que las personas que utilizan sus ATS comprendan la importancia de los datos que se almacenan en el ATS y reciban la formación adecuada sobre el uso del ATS y el tipo de preguntas que la OFCCP puede formular sobre los datos de los solicitantes.

Para obtener más información sobre qué presentar (y qué no presentar) al inicio de una revisión de cumplimiento de la OFCCP, póngase en contacto con Bill Osterndorf en [email protected].

Nota: Nada de lo que se incluye en este artículo pretende ser un consejo legal ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales tienen derechos de autor © HR Analytical Services Inc. 2013.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.