Bewerberverfolgungssysteme und OFCCP-Konformität

Die Anbieter von Bewerberverwaltungssystemen behaupten regelmäßig, dass ihre Systeme „OFCCP-konform“ sind. Dennoch werden Bundesauftragnehmer und Subunternehmer häufig wegen Problemen bei der Aufbewahrung von Bewerberdaten beanstandet. Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Bewerberverwaltungssysteme ihnen helfen, eine OFCCP-Prüfung erfolgreich zu bestehen?

Zunächst einmal ist es wichtig zu beachten, dass kein Bewerberverwaltungssystem (ATS) für sich genommen „OFCCP-konform” sein kann. Nur Auftragnehmer und Subunternehmer des Bundes können OFCCP-konform sein. Das beste ATS kann bei einer OFCCP-Konformitätsprüfung völlig nutzlos sein, wenn es nicht ordnungsgemäß verwendet wird, und das schlechteste ATS kann ein Glücksfall sein, wenn ein Unternehmen es sorgfältig eingesetzt hat, um die von der OFCCP erwarteten Daten zu erfassen und aufzubewahren.

Unter Berücksichtigung dieses grundlegenden Aspekts gibt es einige Funktionen, die wichtig sind, damit ein ATS bei OFCCP-Prüfungen von Nutzen ist. Zu diesen Funktionen gehören die folgenden:

• • Das ATS sollte in der Lage sein, Informationen von Bewerbern elektronisch zu akzeptieren. Auch wenn dies selbstverständlich erscheint, sollten Unternehmen nicht darauf angewiesen sein, dass Personalvermittler oder andere Mitarbeiter der Personalabteilung einige oder alle Informationen eines Bewerbers übernehmen und in das ATS eingeben. Dies ist eine zeitraubende Verschwendung von Ressourcen. Das ATS sollte in der Lage sein, Lebensläufe, Anschreiben und alle anderen Informationen, die Bewerber bereitstellen können oder sollten, elektronisch zu akzeptieren.

• • Das ATS sollte in der Lage sein, alle von den Bewerbern bereitgestellten Informationen zu speichern und abzurufen. Auch dies scheint selbstverständlich zu sein, doch gibt es ATS-Systeme, die Probleme haben, eine exakte Kopie der von den Bewerbern eingereichten Unterlagen bereitzustellen. Ein ATS sollte die von den Bewerbern bereitgestellten Informationen nicht verändern. Das System sollte über eine Möglichkeit verfügen, eine exakte Kopie aller von den Bewerbern bereitgestellten Informationen so lange aufzubewahren, wie es der Auftragnehmer des Bundes für angemessen hält.

• • Das ATS sollte über einen Mechanismus verfügen, mit dem alle in das System eingegebenen Daten jederzeit an ein Kundenunternehmen weitergegeben werden können, auch nach Ablauf des Vertrags mit dem ATS-Anbieter. Die meisten ATS-Anbieter behaupten, über eine ausgezeichnete „Verfügbarkeitszeit“ zu verfügen, und versichern, dass alle in das System eingegebenen Daten jederzeit zugänglich sind. Wir haben jedoch Situationen erlebt, in denen der ATS-Anbieter bestimmte Informationen nach einer bestimmten Zeit gelöscht hat, sowie Situationen, in denen der ATS-Anbieter viele Tage gebraucht hat, um grundlegende Berichte und andere Informationen aus den im System vorhandenen Daten bereitzustellen. Diese Probleme werden oft am Ende einer Vertragslaufzeit noch verstärkt, wenn ATS-Anbieter manchmal zögern, Daten an einen Kunden weiterzugeben, der das Unternehmen verlässt oder bereits verlassen hat.

• • Das ATS sollte es Benutzern ermöglichen, anpassbare Gründe für die Entscheidung zu entwickeln. Wirksame Gründe für die Entscheidung sind entscheidend, um der OFCCP während einer Überprüfung der Einhaltung der Affirmative Action die richtigen Bewerberdaten zur Verfügung zu stellen. Ein ATS sollte es Benutzern ermöglichen, eine Reihe einzigartiger, anpassbarer Gründe für die Entscheidung zu entwickeln, die für jeden einzelnen Kunden relevant sind. Ein gutes ATS verfügt über eine vordefinierte Liste wirksamer Gründe für die Entscheidung, die von einem Bundesauftragnehmer leicht angepasst werden können.

• • Das ATS sollte es den Benutzern ermöglichen, den Stand zu verfolgen, den jeder Bewerber erreicht hat. Die OFCCP stellt häufig Fragen zu dem Zeitpunkt, ab dem bestimmte Arten von Arbeitssuchenden nicht mehr als Bewerber gelten. Ein ATS sollte einen einfachen Mechanismus zur Verfolgung jedes einzelnen Schrittes bieten, den ein Bewerber durchläuft, und eine Möglichkeit bieten, über den endgültigen Stand jedes Bewerbers zu berichten. Beispielsweise sollte ein ATS in der Lage sein, einen Bericht über eine offene Stellenausschreibung zu erstellen, aus dem hervorgeht, welche Kandidaten eine Vorauswahl durchlaufen haben, welche Kandidaten ein Telefoninterview hatten, welche Kandidaten ein persönliches Vorstellungsgespräch hatten und so weiter. Ein ATS sollte auch in der Lage sein, einen Bericht über geschlossene Stellenausschreibungen zu erstellen, aus dem die letzte Phase hervorgeht, die jeder Kandidat erreicht hat.

• • Das ATS sollte Arbeitssuchenden eine geeignete demografische Umfrage bieten. Bundesauftragnehmer und Subunternehmer sind verpflichtet, Angaben zu Rasse/Ethnizität und Geschlecht von Bewerbern zu erfassen, die als „Internetbewerber“ gelten. Ein effektives ATS ermöglicht es Benutzern, diese Informationen auf einfache und automatisierte Weise zu erfassen. Diese demografischen Daten sollten für Personalverantwortliche und andere Entscheidungsträger NICHT zugänglich sein, sondern nur für Mitarbeiter der Personalabteilung zu Berichtszwecken. Die demografische Umfrage sollte anpassbar sein, damit der Auftragnehmer der Bundesregierung den Inhalt der Umfrage kontrollieren kann. Derzeit sollte die demografische Umfrage die richtigen Fragen zu Rasse/Ethnizität und Geschlecht enthalten und es sollte strikt VERMIEDEN werden, Bewerber zu irgendeiner Art von Behinderung zu befragen. Das ATS sollte es Auftragnehmern der Bundesregierung auch ermöglichen, die demografische Umfrage zu ändern, wenn neue Vorschriften von der OFCCP verabschiedet werden.

• • Das ATS sollte Informationen über die Empfehlungsquelle erfassen, über die jeder Arbeitssuchende in das System gelangt ist. Die OFCCP hat kürzlich großes Interesse an den Empfehlungsquellen gezeigt, die zur Suche nach Kandidaten für offene Stellen genutzt werden. Ein effektives ATS sollte es Kandidaten ermöglichen, die Empfehlungsquelle anzugeben, über die sie zum Unternehmen gelangt sind. Das Feld für die Empfehlungsquelle sollte ebenso wie das Feld für die Disposition von einem Bundesauftragnehmer anpassbar sein, damit die Kandidaten eine Auswahl an Empfehlungsquellen haben, die die tatsächlich vom Unternehmen genutzten Empfehlungsquellen widerspiegeln. Einige ATS gehen noch einen Schritt weiter und zeichnen automatisch den Namen der Empfehlungsquelle auf, die Kandidaten an das System weiterleitet. Einige ATS zeigen beispielsweise an, dass sich ein Kandidat über die staatliche Arbeitsvermittlung beworben hat, wenn die staatliche Arbeitsvermittlung die Informationen eines Kandidaten an das Unternehmen weiterleitet. Dies ist hilfreich, um die Effektivität einer bestimmten Empfehlungsquelle zu bewerten.

• • Das ATS sollte die Daten eines Bewerbers in einer Stellenanforderung NICHT aufgrund von Ereignissen ändern, die während der Prüfung des Bewerbers für eine andere Stellenanforderung auftreten. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich eine Person auf mehr als eine Stelle in einem Unternehmen bewirbt. Einige ATS aktualisieren die Daten des Bewerbers in jeder Stellenausschreibung, sodass beispielsweise eine Person, die für eine Stelle eingestellt wurde, in jeder Stellenausschreibung, für die sie Interesse bekundet hat, als „eingestellt” angezeigt wird. Dies ist ein erhebliches Problem, da die OFCCP erwartet, dass Bewerber für jede Stelle, für die sie Interesse bekunden, ordnungsgemäß nachverfolgt werden. Jeder Bewerberdatensatz sollte als eigenständiger Datensatz behandelt werden und nicht als Erweiterung dessen, was später mit dem Bewerber in einer anderen Stellenausschreibung geschehen ist. Das ATS sollte auch Informationen über Bewerber so erfassen, wie sie zum Zeitpunkt ihrer Berücksichtigung standen. Dies ist gelegentlich ein Problem für Systeme, die es einem Bewerber ermöglichen, ein Profil zu erstellen und dieses Profil dann zu verwenden, um Interesse an Stellen zu bekunden. Hier ist ein Beispiel dafür, wie dies zu einem Problem werden kann: Am 1. Juni bewirbt sich ein Bewerber ohne Bachelor-Abschluss auf eine Stelle, für die ein Bachelor-Abschluss erforderlich ist. Der Bewerber wird als nicht den Mindestqualifikationen entsprechend codiert. Am 15. Dezember schließt derselbe Bewerber sein Studium ab und erhält einen Bachelor-Abschluss. Wenn das Profil des Bewerbers in allen Stellenausschreibungen aktualisiert wird, scheint der Bewerber nun die Mindestanforderungen für die Stelle zu erfüllen, für die er am 1. Juni Interesse bekundet hat, obwohl er zu diesem Zeitpunkt noch nicht über den erforderlichen Bachelor-Abschluss verfügte.

• Das ATS sollte in der Lage sein, wichtige Datenelemente in ein vom Auftragnehmer des Bundes gewähltes Format herunterzuladen. Im Idealfall wäre ein ATS in der Lage, Berichte zu erstellen, die genau das enthalten, was die OFCCP bei einer Überprüfung der Einhaltung der Affirmative Action verlangt. Viele Systeme verfügen jedoch nicht über die Art von Berichten, die die statistischen Daten zu Bewerbern liefern, die die OFCCP zu Beginn einer Compliance-Prüfung benötigt. Ein typisches ATS erstellt in der Regel zusammenfassende Berichte über alle Einstellungen oder alle Bewerber, die keine demografischen Daten enthalten. Wenn das ATS keine statistischen Zusammenfassungen der von der OFCCP geforderten Art liefern kann, muss es eine Möglichkeit geben, Daten aus dem ATS in ein Format zu exportieren, in dem die Daten weiterverarbeitet werden können.

Es gibt einige wichtige Fragen, die Auftragnehmer der Bundesregierung an ATS-Anbieter richten können, um festzustellen, ob deren Systeme über einige der oben genannten Funktionen verfügen. Zu diesen Fragen gehören unter anderem die folgenden:

• Wie speichert Ihr System die von den Bewerbern bereitgestellten Informationen? Welche Art von Informationen werden von Ihrem System gespeichert?
• Löscht Ihr System automatisch die von den Bewerbern bereitgestellten Informationen? Können wir kontrollieren, wann und wie Daten gelöscht werden?
• Was geschieht mit den Bewerberdaten in Ihrem System nach Ablauf unseres Vertrags mit Ihrem Unternehmen? Wie können wir sicherstellen, dass wir nach Vertragsende eine Kopie aller Bewerberdaten erhalten, die Ihr System im Auftrag unseres Unternehmens speichert?
• Bietet Ihr System eine Reihe von Standardgründen für die Entsorgung? Können wir diese Gründe für die Entsorgung individuell anpassen?
• Bietet Ihr System eine standardmäßige demografische Umfrage, die Bewerber erhalten, nachdem sie Interesse an einer Stelle bekundet haben? Welche Fragen werden in dieser Umfrage gestellt? Können wir diese Umfrage individuell anpassen?
• Verfügt Ihr System über einen Mechanismus zur Nachverfolgung der Empfehlungsquelle, über die ein Kandidat zu unserem Unternehmen gekommen ist? Wer gibt diese Informationen ein? Werden diese Informationen vom Kandidaten selbst eingegeben oder werden sie auf irgendeine Weise automatisch ausgefüllt? Ist die Liste der Empfehlungsquellen in Ihrem System anpassbar?
• Unter welchen Umständen werden die Daten eines Bewerbers für eine bestimmte Stellenausschreibung aktualisiert? Wenn ein Bewerber in einer Stellenausschreibung aktualisiert wird, hat dies Auswirkungen auf andere Stellenausschreibungen? Wenn ein Bewerber sein Profil aktualisiert, hat dies Auswirkungen auf ältere Stellenausschreibungen, für die der Bewerber bereits berücksichtigt wurde?
• Erstellt Ihr System statistische Berichte über Bewerber? Wenn ja, welche Arten von Berichten? Bietet Ihr System demografische Berichte nach Stellenanforderung oder Berufsbezeichnung? Wenn ja, welche Informationen sind in diesen demografischen Berichten enthalten?
• Welche Informationen zu allen Kandidaten kann Ihr System in Excel oder ein anderes leicht lesbares Format herunterladen? Wie schwierig ist es, eine Abfrage zu erstellen, die diese Art von Download ermöglicht? Wie oft kann diese Abfrage ausgeführt werden? Welcher Zeitrahmen kann mit dieser Abfrage verbunden sein?

Es ist wichtig, diesen Artikel mit dem Hinweis zu beenden, dass ein ATS nur so effektiv ist wie die Personen, die das System nutzen. Bundesauftragnehmer und Subunternehmer sollten sicherstellen, dass die Personen, die ihre ATS nutzen, die Bedeutung der im ATS gespeicherten Daten verstehen und ordnungsgemäß in der Nutzung des ATS und der Art von Fragen geschult sind, die die OFCCP zu den Daten der Bewerber stellen kann.

Für weitere Informationen darüber, was zu Beginn einer OFCCP-Überprüfung einzureichen ist (und was nicht), wenden Sie sich bitte an Bill Osterndorf unter [email protected].

Bitte beachten Sie: Der Inhalt dieses Artikels stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt keine professionelle Beratung hinsichtlich der besonderen Umstände Ihres Unternehmens. Alle Originalmaterialien unterliegen dem Copyright © HR Analytical Services Inc. 2013.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.