Systèmes de suivi des candidats et conformité OFCCP

Les fournisseurs qui proposent des systèmes de suivi des candidats affirment régulièrement que leurs systèmes sont « conformes aux exigences de l'OFCCP ». Pourtant, les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux sont fréquemment cités pour des problèmes liés à la conservation des données relatives aux candidats. Comment les entreprises peuvent-elles s'assurer que leurs systèmes de suivi des candidats les aideront à passer avec succès l'examen de l'OFCCP ?

Pour commencer, il est important de noter qu'aucun système de suivi des candidats (ATS) ne peut à lui seul être « conforme à l'OFCCP ». Seuls les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux peuvent être conformes à l'OFCCP. Le meilleur ATS peut s'avérer totalement inutile lors d'un contrôle de conformité OFCCP s'il n'est pas utilisé correctement, et le pire ATS peut être une aubaine si une entreprise l'a utilisé méticuleusement pour enregistrer et conserver le type de données attendues par l'OFCCP.

En gardant cela à l'esprit, certaines fonctionnalités sont importantes pour qu'un ATS soit utile lors des audits de l'OFCCP. Ces fonctionnalités sont les suivantes :

• • L'ATS doit être capable d'accepter électroniquement les informations fournies par les candidats. Bien que cela semble évident, les entreprises ne devraient pas avoir à compter sur le fait que les recruteurs ou autres membres du personnel des ressources humaines saisiront tout ou partie des informations fournies par les candidats dans l'ATS. Cela représente une perte de temps et de ressources. L'ATS doit être capable d'accepter électroniquement les CV, les lettres de motivation et toute autre information que les candidats peuvent ou doivent fournir.

• • L'ATS doit être capable de stocker et de récupérer toutes les informations fournies par les candidats. Encore une fois, cela semble évident, mais certains ATS ont des difficultés à fournir une copie exacte des documents soumis par les candidats. Un ATS ne doit pas modifier les informations fournies par les candidats. Le système doit être en mesure de conserver une copie exacte de toutes les informations fournies par les candidats pendant la durée jugée appropriée par le contractant fédéral.

• • L'ATS doit disposer d'un mécanisme permettant de fournir à tout moment à l'entreprise cliente toutes les données saisies dans le système, y compris à la fin du contrat avec le fournisseur de l'ATS. La plupart des fournisseurs d'ATS affirment disposer d'un excellent temps de disponibilité et suggèrent que toutes les données saisies dans le système sont facilement accessibles. Cependant, nous avons constaté des situations où le fournisseur ATS a supprimé certaines informations après une période définie, ainsi que des situations où le fournisseur ATS a mis plusieurs jours à fournir des rapports de base et d'autres informations à partir des données trouvées dans le système. Ces problèmes sont souvent amplifiés à la fin d'une période contractuelle, lorsque les fournisseurs ATS sont parfois réticents à fournir des données à un client qui part ou qui est parti.

• • L'ATS doit permettre aux utilisateurs de définir des motifs de rejet personnalisables. Des motifs de rejet efficaces sont essentiels pour fournir les données appropriées sur les candidats à l'OFCCP lors d'un contrôle de conformité à la politique d'action positive. Un ATS doit permettre aux utilisateurs de définir un ensemble de motifs de rejet uniques et personnalisables, adaptés à chaque client spécifique. Un bon ATS disposera d'une liste préétablie de motifs de rejet efficaces qui pourront être facilement personnalisés par un entrepreneur fédéral.

• • L'ATS doit permettre aux utilisateurs de suivre l'étape atteinte par chaque candidat. L'OFCCP pose fréquemment des questions sur l'étape à laquelle certains types de demandeurs d'emploi ne sont plus considérés comme des candidats. Un ATS doit fournir un mécanisme simple pour suivre chaque étape franchie par un candidat et doit permettre de rendre compte de l'étape finale atteinte par chaque candidat. Par exemple, un ATS devrait être en mesure de fournir un rapport sur une demande ouverte indiquant quels candidats ont passé une première sélection, quels candidats ont passé un entretien téléphonique, quels candidats ont passé un entretien en personne, etc. Un ATS devrait également être en mesure de fournir un rapport sur les demandes clôturées indiquant le stade final atteint par chaque candidat.

• • L'ATS doit fournir aux demandeurs d'emploi une enquête démographique appropriée. Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux sont tenus de recueillir des informations sur l'origine ethnique et le sexe des candidats qui se qualifient comme « candidats Internet ». Un ATS efficace permettra aux utilisateurs de recueillir ces informations de manière simple et automatisée. Ces données démographiques ne doivent PAS être accessibles aux responsables du recrutement et autres décideurs, mais doivent être accessibles aux membres du personnel des ressources humaines à des fins de reporting. L'enquête démographique doit être personnalisable afin que le contractant fédéral puisse contrôler son contenu. Actuellement, l'enquête démographique doit inclure les questions appropriées sur l'origine ethnique et le sexe, et doit strictement ÉVITER d'interroger les candidats sur tout type de handicap. L'ATS doit également permettre aux contractants fédéraux de modifier l'enquête démographique si de nouvelles réglementations sont adoptées par l'OFCCP.

• • L'ATS doit suivre les informations relatives à la source de référence qui a amené chaque demandeur d'emploi dans le système. L'OFCCP a récemment manifesté un vif intérêt pour les sources de référence utilisées pour trouver des candidats à des postes vacants. Un ATS efficace doit permettre aux candidats d'indiquer la source de référence qui les a amenés dans l'entreprise. Le champ « source de référence », tout comme le champ « disposition », doit pouvoir être personnalisé par un entrepreneur fédéral afin que les candidats puissent choisir parmi les sources de référence qui reflètent celles que l'entreprise utilise réellement. Certains ATS vont encore plus loin et enregistrent automatiquement le nom des sources de référence qui envoient des candidats au système. Par exemple, certains ATS indiqueront qu'un candidat a postulé via le service public de l'emploi lorsque celui-ci envoie les informations du candidat à l'entreprise. Cela est utile pour évaluer l'efficacité d'une source de référence particulière.

• • Le SIR ne doit PAS modifier les données d'un candidat dans une demande d'emploi en fonction d'événements survenus lors de l'examen de la candidature pour une autre demande. Il n'est pas rare qu'une personne postule à plusieurs emplois au sein d'une même entreprise. Certains ATS mettent à jour le candidat dans chaque demande d'emploi afin que, par exemple, une personne embauchée pour un poste apparaisse comme « embauchée » dans toutes les demandes d'emploi pour lesquelles elle a manifesté son intérêt. Cela pose un problème important, car l'OFCCP exige que les candidats soient correctement suivis pour chaque poste auquel ils manifestent leur intérêt. Chaque dossier de candidat doit être traité comme un dossier distinct et non comme une extension de ce qui est arrivé par la suite au candidat dans une autre demande d'emploi. Le système ATS doit également enregistrer les informations sur les candidats telles qu'elles étaient à la date à laquelle ils ont été pris en considération. Cela pose parfois un problème pour les systèmes qui permettent à un candidat de créer un profil et d'utiliser ensuite ce profil pour manifester son intérêt pour des postes. Voici un exemple illustrant ce problème : le 1er juin, un candidat sans licence postule à un poste qui exige une licence. Le candidat est codé comme ne remplissant pas les conditions minimales requises. Le 15 décembre, ce même candidat obtient son diplôme universitaire et reçoit une licence. Si le profil du candidat est mis à jour dans toutes les demandes, le candidat semblera désormais remplir les conditions minimales requises pour la demande pour laquelle il avait manifesté son intérêt le 1er juin, même si, à cette date, il ne possédait pas la licence requise.

• L'ATS doit être capable de télécharger les données clés dans un format choisi par l'entrepreneur fédéral. Dans un monde idéal, un ATS serait capable de fournir des rapports contenant exactement les informations demandées par l'OFCCP lors d'un contrôle de conformité en matière d'action positive. Cependant, de nombreux systèmes ne disposent pas du type de rapport fournissant les données statistiques sur les candidats recherchées par l'OFCCP au début d'un contrôle de conformité. Les ATS classiques ont tendance à fournir des rapports récapitulatifs sur toutes les embauches ou tous les candidats qui ne comprennent pas de données démographiques. Si l'ATS ne peut pas fournir les rapports statistiques récapitulatifs exigés par l'OFCCP, il doit exister un moyen d'exporter les données de l'ATS vers un format permettant de les manipuler davantage.

Les entrepreneurs fédéraux peuvent poser certaines questions importantes aux fournisseurs d'ATS afin de déterminer si leurs systèmes disposent de certaines des fonctionnalités mentionnées ci-dessus. Parmi ces questions, on peut citer les suivantes :

• Comment votre système stocke-t-il les informations fournies par les candidats ? Quel type d'informations votre système stocke-t-il ?
• Votre système supprime-t-il automatiquement les informations fournies par les candidats ? Pouvons-nous contrôler quand et comment les données sont supprimées ?
• Que deviennent les données des candidats dans votre système à la fin de notre contrat avec votre entreprise ? Comment pouvons-nous être sûrs d'obtenir une copie de toutes les informations relatives aux candidats que votre système conserve pour le compte de notre entreprise à la fin du contrat ?
• Votre système fournit-il un ensemble standard de motifs de disposition ? Pouvons-nous personnaliser ces motifs de disposition ?
• Votre système propose-t-il un questionnaire démographique standard que les candidats reçoivent après avoir manifesté leur intérêt pour un poste ? Quelles questions sont posées dans ce questionnaire ? Peut-on personnaliser ce questionnaire ?
• Votre système dispose-t-il d'un mécanisme permettant de suivre la source de recommandation qui a amené un candidat dans notre entreprise ? Qui saisit ces informations ? Ces informations sont-elles fournies par le candidat ou sont-elles renseignées automatiquement d'une manière ou d'une autre ? La liste des sources de recommandation dans votre système est-elle personnalisable ?
• Dans quelles circonstances les données d'un candidat sont-elles mises à jour pour une demande particulière ? Si les données d'un candidat sont mises à jour pour une demande, cela aura-t-il une incidence sur les autres demandes ? Si un candidat met à jour son profil, cela aura-t-il une incidence sur les anciennes demandes pour lesquelles il a déjà été pris en considération ?
• Votre système génère-t-il des rapports statistiques sur les candidats ? Si oui, de quel type ? Votre système fournit-il des rapports démographiques par demande ou par intitulé de poste ? Si oui, quelles informations ces rapports démographiques contiennent-ils ?
• Quelles informations sur tous les candidats votre système peut-il télécharger dans Excel ou dans un autre format facile à lire ? Est-il difficile de créer une requête qui permettrait ce type de téléchargement ? À quelle fréquence cette requête peut-elle être exécutée ? Quel type de délai peut être associé à cette requête ?

Il est important de conclure cet article en soulignant qu'un ATS n'est efficace que dans la mesure où les personnes qui l'utilisent le sont également. Les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux doivent s'assurer que les personnes qui utilisent leurs ATS comprennent l'importance des données qui y sont conservées et qu'elles sont correctement formées à l'utilisation de l'ATS et au type de questions que l'OFCCP peut poser au sujet des données des candidats.

Pour plus d'informations sur les documents à fournir (et ceux à ne pas fournir) au début d'un contrôle de conformité de l'OFCCP, veuillez contacter Bill Osterndorf à l'adresse [email protected].

Remarque : Aucune information contenue dans cet article ne constitue un avis juridique ni ne remplace les conseils d'un professionnel concernant la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par le droit d'auteur © HR Analytical Services Inc. 2013.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.