Su empresa ha recibido la temida carta de la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos en la que se le informa de que su empresa ha sido seleccionada para una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa. Una vez que haya pasado el pánico inicial, es el momento de pensar en lo que va a enviar a la OFCCP para cumplir con las solicitudes de la carta de programación y la lista detallada que ha recibido.

Aunque ahora las revisiones de cumplimiento de la acción afirmativa realizadas por la OFCCP concluyen en acuerdos de conciliación con más frecuencia que en el pasado, todavía hay muchas empresas que reciben cartas de cumplimiento al final de sus revisiones. La decisión sobre qué elementos enviar a la OFCCP y cuáles retener puede ser crucial para determinar el resultado de una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa. Los 30 días que transcurren entre la recepción de la carta de programación y la fecha en que su empresa debe presentar el plan de acción afirmativa a la OFCCP deben utilizarse para tomar diversas decisiones estratégicas y tácticas sobre qué proporcionar a la OFCCP.

Características de la información que su empresa debe presentar a la OFCCP

Al inicio de una revisión de cumplimiento en cualquier establecimiento en particular, la OFCCP solicita una copia del plan de acción afirmativa (AAP) de la empresa que cubre a las minorías y las mujeres, así como una copia del plan o planes de acción afirmativa de la empresa que cubren a los veteranos y las personas con discapacidades. Hay una serie de elementos que deben formar parte del paquete que se envía inicialmente a la OFCCP en respuesta a estas solicitudes. Estos elementos tienen una o varias de las siguientes características:

1. Las regulaciones federales sobre acción afirmativa exigen la presentación de estos documentos.
2. Estos elementos sitúan a su empresa en la mejor posición estratégica para superar con éxito la revisión de la OFCCP.
3. Los elementos son requeridos por la carta de programación y/o la lista detallada y son elementos no controvertidos que ayudarán a crear una relación positiva con la OFCCP.

Envío de información en la lista detallada

La carta que inicia una revisión de cumplimiento de la OFCCP (denominada «carta de programación») incluye una lista detallada en la que se solicita información específica a la empresa. Los informes y otros documentos de la lista detallada se encuentran entre los elementos que forman parte de cualquier presentación adecuada a la OFCCP al inicio de una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa. Aunque la OFCCP ha solicitado cambios significativos en la carta de programación y la lista detallada, a fecha de octubre de 2012, estos cambios no han sido aprobados por la Oficina de Gestión y Presupuesto. Por lo tanto, la agencia ha seguido utilizando la carta de programación y la lista detallada que llevan en vigor desde hace tiempo. La información solicitada en la lista detallada actual incluye lo siguiente:

• Copias completas y correctas del perfil de la organización, el análisis de los grupos de puestos, la comparación entre los puestos ocupados y los disponibles, y los objetivos de colocación para el establecimiento que ha recibido la carta de programación. (Estos elementos se solicitan como elementos 1 a 6 en la lista detallada). Las regulaciones federales delimitan claramente el contenido de estos informes y exigen claramente que estos elementos formen parte de la actualización anual del plan de acción afirmativa.
• Tres años de informes EEO-1 para el establecimiento que ha recibido la carta de programación. Tenga en cuenta que el punto 7 de la carta de programación solicita más que el informe EEO-1 más reciente.
• Una copia de cualquier convenio colectivo que cubra a los empleados del establecimiento que haya recibido la carta de programación. (Véase el punto 8 de la lista detallada).
• Un informe sobre si se cumplieron los objetivos de colocación del año anterior del plan de acción afirmativa. (Véase el punto 9 de la lista detallada). A diferencia del perfil organizativo o del análisis de disponibilidad, la normativa federal NO define qué debe incluirse en este informe sobre si se han cumplido los objetivos de colocación. Aunque la carta de programación indica que cierta información debe incluirse en este informe, no está claro que las empresas estén estrictamente obligadas a seguir este formato. Sin embargo, resulta útil para completar la revisión de cumplimiento que las empresas sigan este formato. Sugerimos que las empresas incluyan todos los elementos enumerados en la carta de programación.
• Información sobre los «esfuerzos específicos de buena fe» realizados para cumplir los objetivos de contratación del año pasado. (Véase el punto 9 de la lista detallada). Es importante proporcionar a la OFCCP información sobre los esfuerzos específicos y tangibles realizados para cumplir los objetivos de contratación del año pasado y para llegar a las minorías y las mujeres. Esta es una oportunidad para que la empresa comente los esfuerzos positivos y proactivos que ha realizado para cumplir con la normativa de acción afirmativa. Por el contrario, NO es el momento de poner excusas por no haber contratado o seleccionado a minorías o mujeres.
• Resumen de datos sobre solicitantes, contrataciones, ascensos y despidos durante el último año del AAP. (Véase el punto 10 de la lista detallada). Estos datos pueden presentarse por grupo de puestos o por cargo. Una vez más, no hay normas específicas que definan el formato en el que debe presentarse esta información. Esto proporciona un margen de maniobra significativo a las empresas para determinar la mejor manera de proporcionar estos datos a la OFCCP. La OFCCP utilizará estos datos para determinar si existen disparidades en la contratación, el ascenso o el despido de empleados por motivos de raza o género. Las empresas deben revisar los datos sobre solicitantes, contrataciones, ascensos y despidos para determinar si es más ventajoso desde el punto de vista estratégico presentar la información por grupo de puestos o por cargo. Las empresas también deben determinar si tiene sentido proporcionar datos sobre cada categoría racial individual o mostrar solo los datos sobre blancos y no blancos. (En cualquier caso, debe haber una categoría para la raza desconocida en lo que respecta a los solicitantes). Aunque la OFCCP suele analizar los datos por grupo de trabajo y suele solicitar datos por categorías raciales individuales, la carta de programación no exige que los datos se presenten inicialmente de esta manera. Si no hay disparidades significativas en lo que respecta a los grupos raciales individuales cuando los datos se presentan por grupo de trabajo, las empresas pueden facilitar el proceso de cierre de una revisión presentando los datos de esta manera.
• Si la empresa lleva más de seis meses en su año AAP actual, un informe adicional sobre si se han cumplido los objetivos de colocación del año AAP actual, así como datos resumidos sobre los solicitantes, contrataciones, ascensos y despidos durante el año AAP actual. (Véanse los puntos 9 y 10 de la lista detallada). Una vez más, la OFCCP no tiene normas específicas sobre cómo deben elaborarse estos informes. En cuanto a los plazos, algunas empresas presentan informes que solo abarcan los primeros seis meses del año del AAP, mientras que otras presentan informes que abarcan el período comprendido entre el comienzo del año del AAP y una fecha más cercana a la fecha de presentación de los materiales a la OFCCP.
• Un informe resumido sobre los datos de remuneración anualizados que muestre el número total de empleados y la remuneración total por raza y género. (Esto se solicita en el punto 11 de la lista detallada). Este informe debe incluir a los empleados incluidos en el perfil organizativo del AAP que se proporciona a la OFCCP.

Información adicional que se debe presentar

Hay una serie de elementos adicionales que las empresas deberían considerar presentar al inicio de una revisión de cumplimiento. Estos elementos incluyen lo siguiente:

• Un índice para cada AAP. Aunque esto pueda parecer obvio, es muy útil que cada AAP (es decir, el AAP para minorías y mujeres y los AAP para veteranos y personas con discapacidades) tenga una página que defina claramente dónde se pueden encontrar determinados elementos en ese AAP.
• Una política de igualdad de oportunidades en el empleo/acción afirmativa (EEO/AA). Aunque no existe una solicitud formal para dicha política en la lista detallada, la OFCCP espera que las empresas cuenten con una política de este tipo firmada por el director de la empresa u otro alto cargo y que incluya un responsable de EEO para la empresa. Tenga en cuenta que, en ocasiones, las empresas confunden la política de EEO/AA con el AAP completo. Una política de EEO/AA es una política básica que describe el compromiso de la empresa de cumplir las leyes que prohíben la discriminación y fomentan la acción afirmativa. El AAP es un documento multifacético que contiene muchos informes estadísticos y narrativos sobre las acciones y actividades de la empresa.
• Una política u otra declaración que informe a los empleados y solicitantes que el plan o planes de acción afirmativa para veteranos y personas con discapacidades está disponible para su inspección durante el horario laboral. Esta declaración puede incorporarse a la política de igualdad de oportunidades en el empleo (EEO) o acción afirmativa (AA), o puede ser una declaración independiente. La declaración debe mencionarse o incluirse en el plan de acción afirmativa (AAP) para veteranos y personas con discapacidades. Tenga en cuenta que la declaración NO debe indicar que el AAP para minorías y mujeres está disponible para su inspección. No existe ningún requisito normativo que obligue a poner el AAP para minorías y mujeres a disposición de los empleados y solicitantes, y dicho AAP contiene información tan sensible que no debe facilitarse de forma rutinaria a personas que no tengan una razón definida para consultarlo.
• Una declaración de que los AAP son documentos protegidos que no deben hacerse públicos. Como se ha señalado anteriormente, los AAP contienen información confidencial sobre minorías y mujeres, y es posible que también contengan información confidencial sobre veteranos y personas con discapacidad. Es fundamental incluir una declaración firme que reafirme el interés de la empresa en proteger el contenido de los AAP.
• Una orden de compra o documento relacionado que demuestre que los proveedores conocen sus obligaciones en virtud de las normas federales de acción afirmativa y de la Orden Ejecutiva 13496 (la orden ejecutiva relativa a la obligación de los contratistas federales de notificar a los empleados sus derechos de negociación colectiva). Aunque ya no es obligatorio enviar las numerosas cartas de certificación de proveedores que las empresas enviaban anteriormente, la OFCCP solicita habitualmente algún documento que demuestre que las empresas están realizando al menos un esfuerzo mínimo para informar a los proveedores de sus obligaciones.
• Una copia del último informe VETS-100A de la empresa correspondiente al establecimiento que recibió la carta de programación. El informe VETS-100A se solicita en la propia carta de programación, y no en la lista detallada. Como he señalado en ediciones anteriores de The OFCCP Digest, las empresas deben preparar el informe VETS-100A en lugar del informe VETS-100, y deben presentar el informe VETS-100A a la OFCCP.
• Documentos sobre el sistema de remuneración de la empresa, si estos documentos explican las disparidades encontradas en los datos sobre remuneración y si, de otro modo, respaldan las decisiones de la empresa en materia de remuneración. El punto 11 de la lista detallada sugiere que las empresas pueden «incluir cualquier otra información que ya hayan preparado y que nos ayude a comprender su(s) sistema(s) de remuneración». Algunas empresas disponen de documentación que ofrece información sobre cómo se toman las decisiones en materia de remuneración. Algunas empresas también disponen de información que explica cómo surgen las posibles disparidades en la remuneración y cómo se analizan para determinar qué factores pueden estar afectando a la remuneración. Puede valer la pena presentar este tipo de documentos si sitúan a la empresa en una posición estratégica más sólida y si la empresa ha seguido los procedimientos y procesos descritos en ellos.

Información que NO debe presentarse al inicio de una revisión de cumplimiento

Si bien hay una cantidad significativa de elementos que deben presentarse a la OFCCP al inicio de una revisión de cumplimiento, también es importante limitar la cantidad de información que se proporciona a la OFCCP.

• La empresa no debe utilizar la descripción de los planes de acción afirmativa para admitir de ningún modo una posible discriminación u otra acción adversa contra empleados o solicitantes. La descripción del AAP puede utilizarse para explicar situaciones inusuales y justificar las acciones de una empresa. Sin embargo, la empresa debe evitar por completo cualquier declaración que pueda servir de base para una acción por discriminación por parte de la OFCCP o cualquier otra agencia reguladora.
• La empresa no debe incluir ningún informe estadístico que utilice una prueba de significación estadística que indique que ha habido un impacto adverso contra algún grupo en particular. Hay muchos proveedores que ofrecen análisis de ratios de impacto «predefinidos» que incluyen columnas que muestran dónde hay un impacto adverso estadísticamente significativo según una prueba de desviación estándar, una prueba exacta de Fisher u otras pruebas de significación estadística. Las empresas NO están obligadas a proporcionar esta información a la OFCCP, y ninguna empresa debe proporcionar a la OFCCP un informe que indique que existe evidencia estadística de discriminación según una o más pruebas significativas.
• La empresa no debe proporcionar a la OFCCP datos individualizados sobre remuneraciones cuando se envía la información originalmente a la OFCCP. Según la lista detallada actual de la OFCCP, no existe ningún requisito de proporcionar información detallada sobre remuneraciones por empleado, ni tampoco existe ningún requisito de desglosar las remuneraciones por categorías raciales individuales. Aunque la mayoría de las revisiones de la OFCCP incluyen una solicitud posterior de estos datos individualizados sobre remuneraciones, la lista detallada solo exige la presentación de datos generalizados sobre remuneraciones. La OFCCP está muy interesada en cómo los contratistas y subcontratistas federales pagan a sus empleados, pero no es cierto que todas las revisiones de cumplimiento de la acción afirmativa incluyan una revisión exhaustiva de la remuneración. Hemos visto un pequeño número de casos en los que la OFCCP no solicitó datos sobre la remuneración más allá de los que se entregaron para el punto 11. Por lo tanto, las empresas deben esperar a ver qué exige la OFCCP, si es que exige algo, en relación con la remuneración antes de presentar información adicional exhaustiva.
• La empresa no debe proporcionar informes detallados sobre la actividad del personal. Hace varios años, en ocasiones resultaba útil proporcionar información detallada sobre los candidatos, las contrataciones, los ascensos y los despidos al inicio de una revisión de cumplimiento de la acción afirmativa. Esto demostraba que la empresa comprendía la normativa federal sobre acción afirmativa y estaba preparada para responder a cualquier pregunta que la OFCCP pudiera tener sobre la actividad del personal. Ahora, dada la naturaleza impredecible de las revisiones de la OFCCP y el creciente interés de esta en investigar cuestiones aparentemente menores, a las empresas les conviene más presentar datos resumidos sobre la actividad del personal y reservarse la información más detallada.
• La empresa no debe proporcionar a la OFCCP información sobre otros establecimientos relacionados con el establecimiento que recibió la carta de programación. En el caso de las empresas con múltiples instalaciones y/o múltiples ubicaciones, todos los datos proporcionados a la OFCCP deben centrarse estrictamente en la instalación que ha recibido la carta de programación. Los datos relativos a la actividad del personal en otras ubicaciones deben omitirse de los informes estadísticos proporcionados a la OFCCP. Por ejemplo, si la instalación que recibe la carta de programación comparte el grupo de solicitantes con otras instalaciones, se debe hacer un esfuerzo por determinar qué solicitantes solicitaron puestos en la instalación donde se llevará a cabo la revisión. Las secciones narrativas del AAP deben, en la medida de lo posible, evitar hacer referencia a otras instalaciones y ubicaciones con el fin de limitar el alcance de la revisión de cumplimiento. Los documentos básicos, como los informes EEO-1 y VETS-100A, deben referirse al establecimiento que se somete a la revisión y no a la empresa en su conjunto.

El proceso de presentación de información a la OFCCP al inicio de una revisión de cumplimiento puede parecer relativamente sencillo. La empresa debe presentar los AAP y diversos documentos justificativos correspondientes al establecimiento que ha recibido la carta de programación. Sin embargo, de lo anterior se desprende claramente que la naturaleza exacta de la información proporcionada puede influir en gran medida en el curso de una revisión de cumplimiento.

¿Sabías que...los responsables de cumplimiento de la OFCCP rara vez leen las secciones narrativas de un AAP. Los responsables de cumplimiento se centran casi exclusivamente en los informes estadísticos de los AAP. Por lo tanto, el enfoque principal de un contratista o subcontratista debe estar en estos informes estadísticos y en lo que pueden indicar al responsable de cumplimiento sobre el cumplimiento de la empresa con las regulaciones de acción afirmativa.

Para obtener más información sobre qué presentar (y qué no presentar) al inicio de una revisión de cumplimiento de la OFCCP, póngase en contacto con Bill Osterndorf en [email protected].

Nota: Nada de lo que se incluye en este artículo pretende ser un consejo legal ni sustituir el asesoramiento profesional sobre las circunstancias particulares de su organización. Todos los materiales originales están protegidos por derechos de autor © HR Analytical Services Inc. 2012.

Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.