Votre entreprise a reçu cette lettre redoutée du Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux (OFCCP) du ministère américain du Travail, indiquant que votre entreprise fait l'objet d'un contrôle de conformité en matière d'action positive. Une fois la panique initiale passée, il est temps de réfléchir à ce que vous allez envoyer à l'OFCCP afin de vous conformer aux demandes formulées dans la lettre de programmation et la liste détaillée que vous avez reçues.

Si les contrôles de conformité aux mesures d'action positive effectués par l'OFCCP aboutissent désormais plus souvent à des accords de conciliation que par le passé, de nombreuses entreprises continuent de recevoir des lettres de conformité à l'issue de ces contrôles. Le choix des éléments à envoyer à l'OFCCP et de ceux à conserver peut être déterminant pour l'issue d'un contrôle de conformité aux mesures d'action positive. Les 30 jours qui s'écoulent entre la réception de la lettre de programmation et la date à laquelle le plan d'action positive de votre entreprise doit être remis à l'OFCCP doivent être mis à profit pour faire divers choix stratégiques et tactiques concernant les documents à fournir à l'OFCCP.

Caractéristiques des informations que votre entreprise doit fournir à l'OFCCP

Au début d'un contrôle de conformité dans un établissement donné, l'OFCCP demande une copie du plan d'action positive (AAP) de l'entreprise concernant les minorités et les femmes, ainsi qu'une copie du ou des plans d'action positive de l'entreprise concernant les anciens combattants et les personnes handicapées. Un certain nombre d'éléments doivent figurer dans le dossier initialement soumis à l'OFCCP en réponse à ces demandes. Ces éléments présentent une ou plusieurs des caractéristiques suivantes :

1. Les réglementations fédérales en matière d'action positive exigent la soumission de ces éléments.
2. Ces éléments placent votre entreprise dans la meilleure position stratégique pour réussir l'examen de l'OFCCP.
3. Les éléments sont requis par la lettre de planification et/ou la liste détaillée et sont des éléments non controversés qui contribueront à créer une relation positive avec l'OFCCP.

Soumission d'informations dans la liste détaillée

La lettre qui ouvre un examen de conformité de l'OFCCP (appelée « lettre de planification ») comprend une liste détaillée qui demande des informations spécifiques à l'entreprise. Les rapports et autres documents figurant dans la liste détaillée font partie des éléments qui doivent être soumis à l'OFCCP au début d'un examen de conformité en matière d'action positive. Bien que l'OFCCP ait demandé d'apporter des modifications importantes à la lettre de planification et à la liste détaillée, en octobre 2012, ces modifications n'avaient pas encore été approuvées par le Bureau de la gestion et du budget. L'agence a donc continué à utiliser la lettre de planification et la liste détaillée en vigueur depuis un certain temps. Les informations demandées dans la liste détaillée actuelle comprennent les éléments suivants :

• Copies complètes et correctes du profil organisationnel, de l'analyse des groupes d'emplois, de la comparaison entre les postes pourvus et les postes disponibles, et des objectifs de placement pour l'établissement qui a reçu la lettre de planification. (Ces éléments sont demandés aux points 1 à 6 de la liste détaillée.) La réglementation fédérale définit clairement le contenu de ces rapports et stipule clairement que ces éléments doivent faire partie de la mise à jour annuelle du plan d'action positive.
• Trois années de rapports EEO-1 pour l'établissement qui a reçu la lettre de planification. Veuillez noter que le point 7 de la lettre de planification demande plus que le dernier rapport EEO-1.
• Une copie de toute convention collective couvrant les employés de l'établissement qui a reçu la lettre de planification. (Voir la liste détaillée au point 8.)
• Un rapport indiquant si les objectifs de placement fixés dans le plan d'action positive de l'année précédente ont été atteints. (Voir la liste détaillée au point 9.) Contrairement au profil organisationnel ou à l'analyse de disponibilité, la réglementation fédérale ne définit PAS ce qui doit être inclus dans ce rapport sur la réalisation des objectifs de placement. Bien que la lettre de planification indique que certaines informations doivent être incluses dans ce rapport, il n'est pas clair que les entreprises soient strictement tenues de respecter ce format. Toutefois, il est utile pour la réalisation de l'examen de conformité que les entreprises respectent ce format. Nous suggérons aux entreprises d'inclure tous les éléments énumérés dans la lettre de planification.
• Informations sur les « efforts spécifiques de bonne foi » déployés pour atteindre les objectifs de placement de l'année dernière. (Voir la liste détaillée au point 9.) Il est utile de fournir à l'OFCCP des informations sur les efforts spécifiques et concrets déployés pour atteindre les objectifs de placement de l'année dernière et pour toucher les minorités et les femmes. C'est l'occasion pour une entreprise de présenter les efforts positifs et proactifs qu'elle a déployés pour se conformer à la réglementation en matière d'action positive. À l'inverse, ce n'est PAS le moment de trouver des excuses pour ne pas avoir recruté ou sélectionné des minorités ou des femmes.
• Données récapitulatives sur les candidats, les embauches, les promotions et les licenciements au cours de la dernière année AAP. (Voir la liste détaillée au point 10.) Ces données peuvent être présentées par groupe de postes ou par intitulé de poste. Une fois encore, aucune réglementation spécifique ne définit le format dans lequel ces informations doivent être présentées. Cela laisse une grande marge de manœuvre aux entreprises pour déterminer la meilleure façon de fournir ces données à l'OFCCP. L'OFCCP utilisera ces données pour déterminer s'il existe des disparités en matière d'embauche, de promotion ou de licenciement des employés en fonction de leur race ou de leur sexe. Les entreprises doivent examiner les données relatives aux candidats, aux embauches, aux promotions et aux licenciements afin de déterminer s'il est plus avantageux sur le plan stratégique de présenter les informations par groupe professionnel ou par intitulé de poste. Les entreprises doivent également déterminer s'il est judicieux de fournir des données sur chaque catégorie raciale individuelle ou de ne présenter que les données relatives aux personnes de race blanche et aux personnes de race non blanche. (Dans les deux cas, il devrait y avoir une catégorie pour les candidats dont l'origine ethnique est inconnue.) Bien que l'OFCCP analyse généralement les données par groupe professionnel et demande généralement des données par catégorie ethnique individuelle, la lettre de programmation n'exige pas que les données soient initialement soumises de cette manière. S'il n'y a pas de disparités significatives entre les groupes ethniques individuels lorsque les données sont présentées par groupe professionnel, les entreprises peuvent faciliter le processus de clôture d'un examen en présentant les données de cette manière.
• Si l'entreprise a déjà passé plus de six mois dans son année AAP actuelle, un rapport supplémentaire indiquant si les objectifs de placement de l'année AAP actuelle ont été atteints, ainsi que des données récapitulatives sur les candidats, les embauches, les promotions et les licenciements au cours de l'année AAP actuelle. (Voir les points 9 et 10 de la liste détaillée.) Une fois encore, l'OFCCP n'a pas de réglementation spécifique sur la manière dont ces rapports doivent être produits. En ce qui concerne les délais, certaines entreprises fournissent des rapports qui ne couvrent que les six premiers mois de l'année AAP, tandis que d'autres fournissent des rapports qui couvrent la période allant du début de l'année AAP jusqu'à une date proche de la date de soumission des documents à l'OFCCP.
• Un rapport sommaire sur les données relatives à la rémunération annualisée indiquant le nombre total d'employés et la rémunération totale par race et par sexe. (Ceci est demandé au point 11 de la liste détaillée.) Ce rapport doit inclure les employés couverts par le profil organisationnel figurant dans le plan d'action annuel (AAP) fourni à l'OFCCP.

Informations supplémentaires à fournir

Il existe un certain nombre d'éléments supplémentaires que les entreprises devraient envisager de soumettre au début d'un examen de conformité. Ces éléments sont les suivants :

• Une table des matières pour chaque PA. Bien que cela puisse sembler évident, il est très utile que chaque PA (c'est-à-dire le PA pour les minorités et les femmes et le ou les PA pour les anciens combattants et les personnes handicapées) comporte une page qui indique clairement où trouver les éléments particuliers dans ce PA.
• Une politique d'égalité des chances en matière d'emploi et d'action positive (EEO/AA). Bien qu'il n'y ait pas de demande formelle pour une telle politique dans la liste détaillée, l'OFCCP attend des entreprises qu'elles disposent d'une telle politique, signée par le directeur de l'entreprise ou un autre cadre supérieur, et qui désigne un responsable EEO pour l'entreprise. Veuillez noter que les entreprises confondent parfois la politique EEO/AA et le plan d'action positif (AAP) complet. Une politique EEO/AA est une politique de base qui décrit l'engagement de l'entreprise à respecter les lois qui interdisent la discrimination et encouragent la discrimination positive. L'AAP est un document multiforme contenant de nombreux rapports statistiques et narratifs sur les actions et les activités de l'entreprise.
• Une politique ou autre déclaration informant les employés et les candidats que le ou les plans d'action positive pour les anciens combattants et les personnes handicapées peuvent être consultés pendant les heures de travail. Cette déclaration peut être intégrée à la politique EEO/AA ou constituer une déclaration distincte. La déclaration doit être mentionnée et/ou incluse dans le PAP pour les anciens combattants et les personnes handicapées. Veuillez noter que la déclaration ne doit PAS indiquer que le plan d'action positive (AAP) pour les minorités et les femmes peut être consulté. Il n'existe aucune obligation réglementaire de mettre le plan d'action positive (AAP) pour les minorités et les femmes à la disposition des employés et des candidats, et ce plan contient suffisamment d'informations sensibles pour ne pas être systématiquement communiqué à des personnes qui n'ont pas de raison précise de le consulter.
• Une déclaration indiquant que les AAP sont des documents protégés qui ne doivent pas être rendus publics. Comme indiqué ci-dessus, les AAP contiennent des informations sensibles concernant les minorités et les femmes, et peuvent également contenir des informations sensibles concernant les anciens combattants et les personnes handicapées. Il est essentiel que l'entreprise affirme clairement son intérêt à protéger le contenu des AAP.
• Un bon de commande ou un document connexe démontrant que les fournisseurs sont informés de leurs obligations en vertu des réglementations fédérales en matière d'action positive et du décret 13496 (décret relatif à l'obligation des entrepreneurs fédéraux d'informer leurs employés de leurs droits en matière de négociation collective). Bien qu'il ne soit plus nécessaire d'envoyer les nombreuses lettres de certification des fournisseurs que les entreprises envoyaient auparavant, l'OFCCP demande systématiquement un document démontrant que les entreprises font au moins un effort minimal pour informer les fournisseurs de leurs obligations.
• Une copie du dernier rapport VETS-100A de l'entreprise pour l'établissement qui a reçu la lettre de planification. Le rapport VETS-100A est demandé dans la lettre de planification elle-même plutôt que dans la liste détaillée. Comme je l'ai déjà mentionné dans les éditions précédentes du OFCCP Digest, les entreprises doivent préparer le rapport VETS-100A plutôt que le rapport VETS-100, et doivent soumettre le rapport VETS-100A à l'OFCCP.
• Documents relatifs au système de rémunération de l'entreprise, si ces documents expliquent les disparités constatées dans les données sur la rémunération et s'ils appuient d'une autre manière les décisions de l'entreprise en matière de rémunération. Le point 11 de la liste détaillée suggère que les entreprises peuvent « inclure toute autre information que vous avez déjà préparée et qui nous aiderait à comprendre votre ou vos systèmes de rémunération ». Certaines entreprises disposent de documents qui donnent un aperçu de la manière dont les décisions en matière de rémunération sont prises. Certaines entreprises disposent également d'informations sur la manière dont les disparités potentielles en matière de rémunération apparaissent et sur la manière dont elles sont analysées afin de déterminer les facteurs susceptibles d'influencer la rémunération. Il peut être utile de soumettre ce type de documents s'ils permettent à l'entreprise de se placer dans une position stratégique plus forte et si l'entreprise a suivi les procédures et les processus décrits dans ces documents.

Informations qui NE DOIVENT PAS être fournies au début d'un examen de conformité

Bien qu'il existe un nombre important d'éléments qui doivent être soumis à l'OFCCP au début d'un contrôle de conformité, il est également important de limiter la quantité d'informations fournies à l'OFCCP.

• L'entreprise ne doit pas utiliser le texte descriptif des plans d'action positive pour admettre de quelque manière que ce soit une éventuelle discrimination ou toute autre mesure défavorable à l'égard des employés ou des candidats. Le texte descriptif du plan d'action positive peut être utilisé pour expliquer des situations inhabituelles et justifier les mesures prises par l'entreprise. Toutefois, l'entreprise doit éviter à tout prix toute déclaration susceptible de servir de base à une action en justice pour discrimination intentée par l'OFCCP ou tout autre organisme de réglementation.
• L'entreprise ne doit pas inclure de rapport statistique utilisant un test de signification statistique indiquant qu'il y a eu un impact négatif sur un groupe particulier. De nombreux fournisseurs proposent des analyses d'impact « toutes faites » qui comprennent des colonnes indiquant les cas où il y a un impact négatif statistiquement significatif selon un test d'écart type, un test exact de Fisher ou d'autres tests de signification statistique. Les entreprises ne sont PAS tenues de fournir ces informations à l'OFCCP, et aucune entreprise ne devrait fournir à l'OFCCP un rapport indiquant qu'il existe des preuves statistiques de discrimination selon un ou plusieurs tests significatifs.
• L'entreprise ne doit pas fournir à l'OFCCP des données individuelles sur les rémunérations lors de la soumission initiale des informations à l'OFCCP. Selon la liste détaillée actuelle de l'OFCCP, il n'est pas nécessaire de fournir des informations détaillées sur les rémunérations par employé, ni de ventiler les rémunérations par catégorie raciale individuelle. Bien que la plupart des examens de l'OFCCP comprennent une demande ultérieure de ces données individuelles sur les rémunérations, la liste détaillée n'exige que la soumission de données générales sur les rémunérations. L'OFCCP s'intéresse beaucoup à la manière dont les entrepreneurs et sous-traitants fédéraux rémunèrent leurs employés, mais il n'est pas vrai que chaque examen de conformité à la discrimination positive inclut un examen approfondi de la rémunération. Nous avons constaté un petit nombre de cas où l'OFCCP n'a pas demandé de données sur la rémunération au-delà de celles fournies pour le point 11. Les entreprises doivent donc attendre de voir ce que l'OFCCP exige, le cas échéant, en matière de rémunération avant de soumettre des informations supplémentaires détaillées.
• L'entreprise ne doit pas fournir de rapports détaillés sur les activités du personnel. Il y a plusieurs années, il était parfois utile de fournir des informations détaillées sur les candidats, les embauches, les promotions et les licenciements au début d'un contrôle de conformité à la politique d'action positive. Cela démontrait que l'entreprise comprenait les réglementations fédérales en matière d'action positive et était prête à répondre à toutes les questions que l'OFCCP pourrait avoir sur les activités du personnel. Aujourd'hui, compte tenu de la nature imprévisible des examens de l'OFCCP et de l'intérêt croissant de l'OFCCP pour les questions apparemment mineures, les entreprises ont tout intérêt à soumettre des données sommaires sur les activités du personnel et à conserver les informations plus détaillées en réserve.
• L'entreprise ne doit pas fournir à l'OFCCP des informations sur d'autres établissements liés à celui qui a reçu la lettre de planification. Pour les entreprises disposant de plusieurs installations et/ou de plusieurs sites, toutes les données fournies à l'OFCCP doivent se concentrer strictement sur l'installation qui a reçu la lettre de planification. Les données concernant l'activité du personnel dans d'autres sites doivent être omises des rapports statistiques fournis à l'OFCCP. Par exemple, si l'établissement ayant reçu la lettre de programmation partage son vivier de candidats avec d'autres établissements, il convient de s'efforcer de déterminer quels candidats ont postulé à des postes dans l'établissement où l'examen aura lieu. Les sections narratives du PAA doivent, dans la mesure du possible, éviter de faire référence à d'autres établissements et sites afin de limiter la portée de l'examen de conformité. Les documents de base tels que les rapports EEO-1 et VETS-100A doivent faire référence à l'établissement soumis à l'examen et non à l'entreprise dans son ensemble.

Le processus de soumission d'informations à l'OFCCP au début d'un contrôle de conformité peut sembler relativement simple. L'entreprise est tenue de soumettre les AAP et divers documents justificatifs pour l'établissement qui a reçu la lettre de programmation. Cependant, il ressort clairement de ce qui précède que la nature exacte des informations fournies peut jouer un rôle déterminant dans le déroulement d'un contrôle de conformité.

Saviez-vous que...que les agents chargés de la conformité de l'OFCCP lisent rarement les sections narratives d'un AAP. Les agents chargés de la conformité se concentrent presque exclusivement sur les rapports statistiques contenus dans les AAP. Ainsi, un entrepreneur ou un sous-traitant doit se concentrer principalement sur ces rapports statistiques et sur ce qu'ils peuvent révéler à un agent chargé de la conformité au sujet de la conformité de l'entreprise aux réglementations en matière d'action positive.

Pour plus d'informations sur les documents à fournir (et ceux à ne pas fournir) au début d'un contrôle de conformité de l'OFCCP, veuillez contacter Bill Osterndorf à l'adresse [email protected].

Remarque : Aucune partie de cet article ne constitue un avis juridique ni ne remplace les conseils d'un professionnel concernant la situation particulière de votre organisation. Tous les documents originaux sont protégés par le droit d'auteur © HR Analytical Services Inc. 2012.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.