Ihr Unternehmen hat das gefürchtete Schreiben des Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) des US-Arbeitsministeriums erhalten, in dem mitgeteilt wird, dass Ihr Unternehmen für eine Überprüfung der Einhaltung der Bestimmungen zu positiven Maßnahmen vorgesehen ist. Nachdem sich die anfängliche Panik gelegt hat, ist es an der Zeit, sich zu überlegen, was Sie an das OFCCP schicken werden, um den Aufforderungen in dem Terminplanungsschreiben und der Auflistung, die Sie erhalten haben, nachzukommen.

Zwar enden heute mehr Überprüfungen der Einhaltung der Vorschriften für positive Maßnahmen durch die OFCCP mit einer Schlichtungsvereinbarung als in der Vergangenheit, doch gibt es immer noch viele Unternehmen, die am Ende ihrer Überprüfungen eine Bescheinigung über die Einhaltung der Vorschriften erhalten. Die Entscheidung darüber, welche Unterlagen an die OFCCP geschickt werden und welche zurückgehalten werden, kann für das Ergebnis einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften für positive Maßnahmen entscheidend sein. Die 30 Tage zwischen dem Eingang des Terminplanungsschreibens und dem Zeitpunkt, zu dem der Plan Ihres Unternehmens für positive Maßnahmen an die OFCCP zu übermitteln ist, sollten genutzt werden, um verschiedene strategische und taktische Entscheidungen darüber zu treffen, was der OFCCP vorgelegt werden soll.

Merkmale der Informationen, die Ihr Unternehmen an die OFCCP übermitteln sollte

Zu Beginn einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften in einem bestimmten Betrieb fordert die OFCCP eine Kopie des Plans für positive Maßnahmen (AAP) des Unternehmens, der sich auf Minderheiten und Frauen bezieht, sowie eine Kopie des Plans/der Pläne für positive Maßnahmen des Unternehmens, die sich auf Veteranen und Menschen mit Behinderungen beziehen. Es gibt eine Reihe von Punkten, die Teil des Pakets sein sollten, das der OFCCP als Antwort auf diese Anfragen vorgelegt wird. Diese Unterlagen weisen eines oder mehrere der folgenden Merkmale auf:

1. Die Bundesvorschriften für positive Maßnahmen verlangen die Vorlage dieser Unterlagen.
2. Diese Punkte versetzen Ihr Unternehmen in die beste strategische Position, um eine erfolgreiche OFCCP-Überprüfung durchzuführen.
3. Diese Punkte sind im Anschreiben und/oder in der Einzelaufstellung vorgeschrieben und sind unumstrittene Punkte, die zu einem positiven Verhältnis zur OFCCP beitragen.

Informationen im Einzelverbindungsnachweis einreichen

Das Schreiben, mit dem eine OFCCP-Überprüfung eingeleitet wird (das so genannte "Scheduling Letter"), enthält eine detaillierte Auflistung, in der das Unternehmen um bestimmte Informationen gebeten wird. Die Berichte und anderen Dokumente in der Einzelaufstellung gehören zu den Unterlagen, die der OFCCP zu Beginn einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften für positive Maßnahmen vorgelegt werden müssen. Die OFCCP hat zwar um wesentliche Änderungen am Scheduling Letter und an der Einzelaufstellung gebeten, doch wurden diese Änderungen bis Oktober 2012 nicht vom Office of Management and Budget genehmigt. Daher hat die Behörde weiterhin das Planungsschreiben und die Einzelaufstellung verwendet, die bereits seit einiger Zeit in Kraft sind. Die im aktuellen Einzelverbindungsnachweis geforderten Informationen umfassen Folgendes:

• Vollständige, korrekte Kopien des Organisationsprofils, der Stellengruppenanalyse, des Vergleichs zwischen Stellenbesetzung und Verfügbarkeit und der Vermittlungsziele für die Einrichtung, die das Einberufungsschreiben erhalten hat. (Diese Elemente werden als Punkte 1 bis 6 in der Auflistung angefordert.) In den Bundesverordnungen ist der Inhalt dieser Berichte klar beschrieben und es wird eindeutig vorgeschrieben, dass diese Elemente Teil einer jährlichen Aktualisierung des Plans für positive Maßnahmen sein müssen.
• Drei Jahre EEO-1-Berichte für den Betrieb, der das Flugplanschreiben erhalten hat. Beachten Sie, dass unter Punkt 7 des Flugplanschreibens mehr als nur der letzte EEO-1-Bericht angefordert wird.
• Eine Kopie aller Tarifverträge, die für die Beschäftigten des Betriebs gelten, der das Flugplanschreiben erhalten hat. (Siehe Auflistung unter Punkt 8.)
• Ein Bericht darüber, ob die Vermittlungsziele aus dem vorangegangenen Jahr des Affirmative Action Plans erreicht wurden. (Siehe Auflistung unter Punkt 9.) Im Gegensatz zum Organisationsprofil oder der Verfügbarkeitsanalyse ist in den bundesstaatlichen Vorschriften NICHT festgelegt, was in diesen Bericht über die Erreichung der Vermittlungsziele aufgenommen werden sollte. Zwar heißt es in dem Planungsschreiben, dass bestimmte Informationen in diesen Bericht aufgenommen werden sollten, doch ist nicht klar, dass die Unternehmen dieses Format strikt einhalten müssen. Es ist jedoch hilfreich für den Abschluss der Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften, wenn die Unternehmen dieses Format einhalten. Wir schlagen vor, dass die Unternehmen alle im Terminplanungsschreiben aufgeführten Elemente angeben.
• Informationen über "spezifische Bemühungen nach Treu und Glauben", um die Vermittlungsziele des letzten Jahres zu erreichen. (Siehe Einzelauflistung unter Punkt 9.) Es ist sinnvoll, der OFCCP Informationen über spezifische, greifbare Anstrengungen zu liefern, die unternommen wurden, um die Vermittlungsziele des letzten Jahres zu erreichen und auf andere Weise Minderheiten und Frauen anzusprechen. Dies ist eine Gelegenheit für ein Unternehmen, die positiven und proaktiven Bemühungen zu erörtern, die es unternommen hat, um die Vorschriften für positive Maßnahmen einzuhalten. Umgekehrt ist dies NICHT der Zeitpunkt, um sich für das Versäumnis zu entschuldigen, Minderheiten oder Frauen einzustellen oder auszuwählen.
• Zusammenfassende Daten über Bewerber, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen während des letzten AAP-Jahres. (Siehe Einzelaufstellung Punkt 10.) Diese Daten können nach Stellengruppe oder Stellenbezeichnung dargestellt werden. Auch hier gibt es keine spezifischen Vorschriften, die das Format festlegen, in dem diese Informationen präsentiert werden müssen. Dies lässt den Unternehmen einen großen Spielraum bei der Entscheidung, wie sie diese Daten am besten an die OFCCP übermitteln. Die OFCCP wird diese Daten verwenden, um festzustellen, ob es bei der Einstellung, Beförderung oder Kündigung von Mitarbeitern zu Ungleichheiten aufgrund von Ethnie oder Geschlecht kommt. Die Unternehmen sollten die Daten zu Bewerbern, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen daraufhin überprüfen, ob es strategisch vorteilhafter ist, die Informationen nach Berufsgruppen oder Berufsbezeichnungen darzustellen. Die Unternehmen sollten auch entscheiden, ob es sinnvoll ist, Daten zu jeder einzelnen Kategorie der Ethnie zu liefern oder nur Daten zu Weißen und Nicht-Weißen zu zeigen. (In jedem Fall sollte bei den Bewerbern eine Kategorie für unbekannte Ethnie vorhanden sein.) Während die OFCCP in der Regel Daten nach Berufsgruppen analysiert und Daten nach einzelnen Kategorien der Ethnie anfordert, wird in dem Terminplanungsschreiben nicht verlangt, dass die Daten zunächst auf diese Weise vorgelegt werden. Wenn die Daten nach Berufsgruppen aufgeschlüsselt sind und keine signifikanten Unterschiede in Bezug auf einzelne Ethnien bestehen, können Unternehmen den Abschluss einer Überprüfung erleichtern, indem sie die Daten auf diese Weise vorlegen.
• Wenn das Unternehmen mehr als sechs Monate im laufenden AAP-Jahr ist, einen zusätzlichen Bericht darüber, ob die Vermittlungsziele des laufenden AAP-Jahres erreicht wurden, sowie zusammenfassende Daten über Bewerber, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen im laufenden AAP-Jahr. (Siehe Auflistung unter Punkt 9 und 10.) Auch hier hat die OFCCP keine spezifischen Vorschriften, wie diese Berichte zu erstellen sind. Was den Zeitrahmen betrifft, so legen einige Unternehmen Berichte vor, die nur die ersten sechs Monate des AAP-Jahres abdecken, während andere den Zeitraum vom Beginn des AAP-Jahres bis zu einem Datum abdecken, das näher am Datum der Einreichung der Unterlagen bei der OFCCP liegt.
• Ein zusammenfassender Bericht über die annualisierten Vergütungsdaten, der die Gesamtzahl der Mitarbeiter und die Gesamtvergütung nach Ethnie und Geschlecht aufzeigt. (Dies wird unter Punkt 11 in der Einzelaufstellung verlangt.) Dieser Bericht sollte die Mitarbeiter umfassen, die im Organisationsprofil des der OFCCP vorgelegten AAP erfasst sind.

Zusätzlich einzureichende Informationen

Es gibt eine Reihe zusätzlicher Elemente, die Unternehmen zu Beginn einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften einreichen sollten. Dazu gehören die folgenden Punkte:

• Ein Inhaltsverzeichnis für jede AAP. Auch wenn dies offensichtlich erscheint, ist es sehr hilfreich, für jede AAP (d. h. die AAP für Minderheiten und Frauen und die AAP(s) für Veteranen und Menschen mit Behinderungen) eine Seite zu haben, die klar definiert, wo bestimmte Punkte in der jeweiligen AAP zu finden sind.
• Eine Politik der Chancengleichheit bei der Beschäftigung/Affirmative Action (EEO/AA). Auch wenn in der Auflistung keine formelle Forderung nach einer solchen Politik enthalten ist, erwartet die OFCCP, dass die Unternehmen über eine solche Politik verfügen, die vom Leiter des Unternehmens oder einem anderen leitenden Angestellten unterzeichnet ist und einen EEO-Beauftragten für das Unternehmen nennt. Bitte beachten Sie, dass Unternehmen gelegentlich die EEO/AA-Richtlinie und den vollständigen AAP verwechseln. Eine EEO/AA-Politik ist eine grundlegende Richtlinie, die die Verpflichtung des Unternehmens zur Einhaltung der Gesetze zum Verbot von Diskriminierung und zur Förderung positiver Maßnahmen beschreibt. Der AAP ist ein vielschichtiges Dokument, das viele statistische und erzählerische Berichte über die Maßnahmen und Aktivitäten des Unternehmens enthält.
• Eine Richtlinie oder eine andere Erklärung, die Mitarbeiter und Bewerber darüber informiert, dass der/die Aktionsplan(e) für Veteranen und Menschen mit Behinderungen während der Arbeitszeiten zur Einsichtnahme zur Verfügung steht/stehen. Diese Erklärung kann in die EO/AA-Richtlinie aufgenommen werden oder sie kann eine separate Erklärung sein. Die Erklärung sollte auf den AAP für Veteranen und Menschen mit Behinderungen verweisen und/oder in diesen aufgenommen werden. Beachten Sie, dass die Erklärung NICHT darauf hinweisen sollte, dass die AAP für Minderheiten und Frauen zur Einsichtnahme verfügbar sind. Es gibt keine gesetzliche Vorschrift, den AAP für Minderheiten und Frauen für Mitarbeiter und Bewerber zugänglich zu machen, und dieser AAP enthält so viele sensible Informationen, dass er nicht routinemäßig an Personen weitergegeben werden sollte, die keinen bestimmten Grund haben, den AAP einzusehen.
• Eine Erklärung, dass es sich bei den AAPs um geschützte Dokumente handelt, die nicht an die Öffentlichkeit weitergegeben werden sollten. Wie bereits erwähnt, enthalten die AAP sensible Informationen für Minderheiten und Frauen, und es können sensible Informationen in den AAP für Veteranen und Menschen mit Behinderungen enthalten sein. Eine deutliche Erklärung, die das Interesse des Unternehmens am Schutz des Inhalts der AAPs bekräftigt, ist von entscheidender Bedeutung.
• Eine Bestellung oder ein ähnliches Dokument, aus dem hervorgeht, dass die Lieferanten über ihre Verpflichtungen im Rahmen der bundesstaatlichen Bestimmungen zu positiven Maßnahmen und der Executive Order 13496 (der Durchführungsverordnung bezüglich der Verpflichtung von Bundesauftragnehmern, ihre Mitarbeiter über ihre Tarifverhandlungsrechte zu informieren) informiert sind. Es ist zwar nicht mehr erforderlich, die umfangreichen Lieferantenbescheinigungen zu versenden, die die Unternehmen früher verschickt haben, aber die OFCCP verlangt routinemäßig etwas, das belegt, dass die Unternehmen zumindest minimale Anstrengungen unternehmen, um die Lieferanten über ihre Verpflichtungen zu informieren.
• Eine Kopie des letzten VETS-100A-Berichts des Unternehmens für den Betrieb, der das Einberufungsschreiben erhalten hat. Der VETS-100A-Bericht wird im Scheduling Letter selbst und nicht in der Einzelaufstellung verlangt. Wie ich bereits in früheren Ausgaben des OFCCP Digest angemerkt habe, sollten Unternehmen eher den VETS-100A als den VETS-100-Bericht erstellen und den VETS-100A-Bericht bei der OFCCP einreichen.
• Dokumente über das Vergütungssystem des Unternehmens, wenn diese Dokumente die in den Vergütungsdaten festgestellten Ungleichheiten erklären und wenn diese Dokumente die vergütungsbezogenen Entscheidungen des Unternehmens anderweitig unterstützen. Unter Punkt 11 der Auflistung wird vorgeschlagen, dass die Unternehmen "weitere Informationen beifügen können, die Sie bereits erstellt haben und die uns helfen, Ihr(e) Vergütungssystem(e) zu verstehen". Einige Unternehmen verfügen über Unterlagen, die Aufschluss darüber geben, wie Vergütungsentscheidungen getroffen werden. Einige Unternehmen verfügen auch über Informationen darüber, wie potenzielle Vergütungsunterschiede entstehen und wie sie analysiert werden, um festzustellen, welche Faktoren die Vergütung beeinflussen könnten. Diese Art von Dokumenten kann es wert sein, eingereicht zu werden, wenn sie das Unternehmen in eine stärkere strategische Position bringen und wenn das Unternehmen die Verfahren und Prozesse in diesen Dokumenten befolgt hat.

Informationen, die zu Beginn einer Compliance-Prüfung NICHT vorgelegt werden sollten

Es gibt zwar eine ganze Reihe von Punkten, die der OFCCP zu Beginn einer Compliance-Prüfung vorgelegt werden sollten, aber es ist auch wichtig, die Menge der Informationen, die der OFCCP zur Verfügung gestellt werden, zu begrenzen.

• Das Unternehmen sollte den Bericht in den Plänen für positive Maßnahmen nicht dazu verwenden, um irgendeine Art von Eingeständnis möglicher Diskriminierung oder anderer nachteiliger Maßnahmen gegen Mitarbeiter oder Bewerber abzugeben. Der AAP-Bericht kann dazu verwendet werden, ungewöhnliche Situationen zu erklären und die Maßnahmen eines Unternehmens zu rechtfertigen. Das Unternehmen sollte jedoch jede Aussage vermeiden, die die Grundlage für eine Diskriminierungsklage der OFCCP oder einer anderen Aufsichtsbehörde bilden könnte.
• Das Unternehmen sollte keinen statistischen Bericht vorlegen, in dem ein statistischer Signifikanztest verwendet wird, aus dem hervorgeht, dass eine bestimmte Gruppe benachteiligt wurde. Es gibt viele Anbieter, die "vorgefertigte" Analysen der Auswirkungsquote anbieten, die Spalten enthalten, die zeigen, wo eine statistisch signifikante negative Auswirkung durch einen Standardabweichungstest, einen exakten Test nach Fisher oder andere Tests der statistischen Signifikanz vorliegt. Die Unternehmen sind NICHT verpflichtet, diese Informationen der OFCCP zur Verfügung zu stellen, und kein Unternehmen sollte der OFCCP einen Bericht vorlegen, der besagt, dass es statistische Beweise für Diskriminierung bei einem oder mehreren aussagekräftigen Tests gibt.
• Das Unternehmen sollte der OFCCP keine individualisierten Vergütungsdaten zur Verfügung stellen, wenn die Informationen ursprünglich an die OFCCP übermittelt werden. Im Rahmen der aktuellen Auflistung der OFCCP müssen keine detaillierten Vergütungsdaten für die einzelnen Mitarbeiter vorgelegt werden, und es ist auch nicht erforderlich, die Vergütung nach einzelnen Kategorien der Ethnie aufzuschlüsseln. Während die meisten OFCCP-Prüfungen eine spätere Anforderung dieser individualisierten Vergütungsdaten beinhalten, verlangt die Einzelaufstellung nur die Vorlage allgemeiner Vergütungsdaten. Die OFCCP ist sehr daran interessiert, wie Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer ihre Mitarbeiter bezahlen, aber es ist nicht wahr, dass jede Überprüfung der Einhaltung von Fördermaßnahmen eine umfassende Überprüfung der Vergütung beinhaltet. Wir haben eine kleine Anzahl von Fällen gesehen, in denen die OFCCP keine Vergütungsdaten angefordert hat, die über das hinausgehen, was für Punkt 11 geliefert wurde. Die Unternehmen sollten daher abwarten, was die OFCCP gegebenenfalls in Bezug auf die Vergütung verlangt, bevor sie umfangreiche zusätzliche Informationen einreichen.
• Das Unternehmen sollte keine detaillierten Berichte über Personalaktivitäten vorlegen. Vor einigen Jahren war es manchmal sinnvoll, zu Beginn einer Überprüfung der Einhaltung der Bestimmungen zu positiven Maßnahmen ausführliche Angaben zu Bewerbern, Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen zu machen. Dies zeigte, dass das Unternehmen sowohl die Bundesvorschriften für positive Maßnahmen verstand als auch auf eventuelle Fragen der OFCCP zur Personalarbeit vorbereitet war. Angesichts der unvorhersehbaren Natur der OFCCP-Überprüfungen und des zunehmenden Interesses der OFCCP an der Untersuchung scheinbar unbedeutender Probleme sind Unternehmen besser beraten, wenn sie zusammenfassende Daten über Personalaktivitäten vorlegen und detailliertere Informationen zurückhalten.
• Das Unternehmen sollte der OFCCP keine Informationen über andere Betriebe zur Verfügung stellen, die mit dem Betrieb verbunden sind, der das Terminplanungsschreiben erhalten hat. Bei Unternehmen mit mehreren Betrieben und/oder mehreren Standorten sollten sich alle der OFCCP übermittelten Daten ausschließlich auf den Betrieb beziehen, der das Einberufungsschreiben erhalten hat. Daten über Personalaktivitäten an anderen Standorten sollten in den statistischen Berichten, die der OFCCP vorgelegt werden, nicht berücksichtigt werden. Wenn die Einrichtung, die das Einberufungsschreiben erhält, beispielsweise Bewerberpools mit anderen Einrichtungen teilt, sollte versucht werden, festzustellen, welche Bewerber sich auf Stellen in der Einrichtung beworben haben, in der die Überprüfung stattfinden wird. In den narrativen Abschnitten des AAP sollte so weit wie möglich auf Verweise auf andere Einrichtungen und Standorte verzichtet werden, um den Umfang der Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften zu begrenzen. Grundlegende Dokumente wie EEO-1- und VETS-100A-Berichte sollten sich auf die Einrichtung beziehen, in der die Überprüfung stattfindet, und nicht auf das Unternehmen als Ganzes.

Das Verfahren zur Übermittlung von Informationen an die OFCCP zu Beginn einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften mag relativ einfach erscheinen. Das Unternehmen muss die AAPs und verschiedene Belege für den Betrieb vorlegen, der das Terminplanungsschreiben erhalten hat. Aus den obigen Ausführungen wird jedoch deutlich, dass die genaue Art der bereitgestellten Informationen den Verlauf einer Überprüfung der Einhaltung der Vorschriften stark beeinflussen kann.

Wussten Sie, dass...dass die für die Einhaltung der Vorschriften zuständigen OFCCP-Beamten nur selten die narrativen Abschnitte der AAPs lesen. Die Compliance-Beauftragten konzentrieren sich fast ausschließlich auf die statistischen Berichte in den AAPs. Das Hauptaugenmerk eines Auftragnehmers oder Unterauftragnehmers sollte daher auf diesen statistischen Berichten liegen und darauf, was sie einem Compliance-Beauftragten über die Einhaltung der Affirmative Action-Vorschriften durch das Unternehmen sagen können.

Für weitere Informationen darüber, was zu Beginn einer OFCCP-Überprüfung einzureichen ist (und was nicht), wenden Sie sich bitte an Bill Osterndorf unter [email protected].

Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist nicht als Rechtsberatung oder als Ersatz für eine professionelle Beratung über die besonderen Umstände in Ihrem Unternehmen gedacht. Alle Originalmaterialien urheberrechtlich geschützt © HR Analytical Services Inc. 2012

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.