Llegar a la cima de las operaciones jurídicas: lecciones aprendidas por Fortune 500

El crecimiento de las Operaciones Jurídicas ha sido liderado por grandes departamentos jurídicos de grandes empresas. Así que tienen lecciones muy duras que compartir sobre cómo desarrollar una función de Operaciones Jurídicas.

Ese papel de las grandes empresas en la implantación de Legal Ops fue confirmado por el Estado de la industria en 2019 encuesta de CLOC. Los recuentos cuentan la historia de quién ha tomado la primera iniciativa:

• Las compañías de seguros, con el mayor gasto jurídico, tienen una media de 24 ETC de operaciones jurídicas.
• Las grandes empresas cuentan con una media de 14 asesores jurídicos en plantilla y 2 asesores jurídicos subcontratados.
• Las pequeñas y medianas empresas tienen una media de 2 ETC y 0 contratistas.

Pero es seguro decir nadie todavía no ha llegado al "punto álgido de las operaciones jurídicas", donde se perfeccionan la eficacia y el rendimiento. Es una apuesta sólida que nadie ever lo hará, pero las ganancias obtenidas en el camino ya están impulsando el retorno de la inversión y el impacto organizativo.

Incluso acercarse a esa meseta puede estar muy lejos. Por un lado, la disciplina es todavía relativamente nueva. Además, los equipos de operaciones jurídicas han recurrido a la tecnología para lograr una mayor eficiencia, capacidad de respuesta y transparencia, y la tecnología está en constante evolución. Pero es sobre todo el viaje, y no el destino, lo que está resonando en el sector jurídico en estos momentos.

¿Cuáles son las tres lecciones principales de los primeros usuarios de Legal Ops?

En el último año, Brian McGovern de Mitratech se reunió con más de 100 departamentos jurídicos y responsables de operaciones jurídicas de muchas de las mayores empresas del mundo. Su propia experiencia como responsable de operaciones jurídicas le permitió comprender los retos a los que se enfrentan estas empresas.

En nuestra reciente conferencia de usuarios Interact 2019, presentó lo que había aprendido. La sesión, Principales conclusiones de Fortune 500También incluye Rick RadiceVP & Chief Operations Officer - Law, Compliance, Business Ethics, External Affairs en Prudential Financial, Inc, y Justin HectusCIO/CISO en Keesal, Young & Logan y CIO en KP Labs Keesal, Young & Logan / Keesal Propulsion Labs.

Las ideas que se abordaron en esa sesión son sólo la punta del iceberg, y muchas más se analizarán en un próximo libro electrónico. Pero la tres lecciones principales que podrían extraerse de la experiencia de estos departamentos jurídicos punteros?

Hacer más con menos

Parece que nunca hay tiempo ni recursos suficientes para hacer la mayoría de los trabajos, y eso es cierto en los departamentos jurídicos, donde las presiones para satisfacer necesidades complejas lo antes posible son enormes. Pero hay un dato que da que pensar. En un departamento típico de Operaciones Jurídicas menos del 10% del trabajo realizado aporta valor directo al cliente. 

Optimizar el tiempo y los recursos disponibles significa evaluar los procesos existentes y eliminar los que no aporten valor. Esto implica ser crítico con los flujos de trabajo que obligan a aprobaciones, retrabajos, correos electrónicos y reescritura de datos.Esto es especialmente cierto en el caso de los procesos manuales, que deberían sustituirse mediante la automatización del flujo de trabajo jurídico. Las empresas que han adoptado este enfoque, como NetApp y Gileadya han visto beneficios que cambian las reglas del juego.

Haga llegar los datos correctos a las personas adecuadas en el momento oportuno

En los departamentos jurídicos, cualquier proyecto o proceso debe comenzar con un estrategia que impulsa actividad que puede ser informó a posteriori. Pero aunque los departamentos jurídicos se sientan encima de verticales montañas de datos, incluso los equipos de operaciones jurídicas más progresistas sólo utilizan una fracción de ellos.

¿Cuál han descubierto los responsables de operaciones jurídicas que es el mejor camino para utilizar los datos con el fin de optimizar los procesos y el gasto? Comienza con el desarrollo de una gran comprensión de las actividades críticas. Esto debe comenzar con la comprensión de cómo se toman actualmente las decisiones en los procesos de alto volumen. El siguiente paso consiste en desarrollar métricas de control que ayuden a Legal Ops a determinar cómo las decisiones basadas en datos debe que se realicen. Esto permite a Legal Ops identificar las fuentes de datos adecuadas para maximizar el rendimiento. Combinado con las herramientas de visualización adecuadas, les proporciona los análisis necesarios para ajustar la asignación de trabajo, la productividad y el gasto.

Formar un equipo con competencias y trayectorias diversas

Contratar a un equipo de operaciones jurídicas con idénticos conocimientos y experiencia limitará su capacidad de ser flexible, ágil e innovador. Pero esas son precisamente las cualidades necesarias para el éxito de Legal Ops, según las entrevistas de Brian McGovern.

Legal Ops tiene que contar con responsabilidades que implican de todo, desde la gestión de proveedores a TI, pasando por la formación en aplicaciones o la administración, y docenas de otras tareas. En otras palabras, es lo mismo que dirigir cualquier unidad de negocio. Para ello es necesario crear un equipo con un conjunto diverso de talentos que se complementen entre sí y cuyo valor se extienda mucho más allá de sus respectivas áreas. Como explicó recientemente: "Las personas son la base no sólo de los departamentos jurídicos, sino de toda la empresa". Por eso es esencial colocar a las personas adecuadas en los puestos adecuados.

Profundizar en las lecciones de Operaciones Jurídicas

Profundizaremos en cada una de estas tres lecciones y en otras más en futuras entradas del blog, y en el próximo libro electrónico basado en las entrevistas de Brian McGovern con líderes jurídicos de Fortune 500.

Aunque es un momento emocionante para formar parte de esta transformación de todo el sector, no tiene por qué ser angustioso. Las lecciones que aprenderemos proporcionarán las mejores prácticas a seguir en el futuro. implantación rápida y productiva de Operaciones Jurídicas y tecnología jurídica para corporaciones de todo tipo, incluidas pequeñas y medianas empresas y bufetes de abogados.