Obligaciones por vacaciones y gestión del cumplimiento

Sentada a nuestra mesa navideña cargada de comida increíble, rodeada de amigos y familiares, no pude evitar pensar en todo lo que tuvimos que hacer para conseguirlo.

Mi mujer tuvo que recoger al tío Joe de la residencia asistida, yo tuve que preparar la habitación de invitados para mi hermana que venía de fuera, mi sobrino tuvo que volar a casa desde la universidad, mi hijo tuvo que pedir prestadas sillas plegables a los vecinos, ¡por no hablar de todas las recetas que tuvimos que seguir para que la comida fuera comestible!

Llámame loco, pero toda la escena me hizo pensar en la gestión del cumplimiento, Sí, gestión del cumplimiento

Verás, conformidad consiste en hacer las cosas que tienes (o quieres) hacer. Como la familia, obligaciones de cumplimiento o los objetivos son amplios y variados, desde normativas que existen desde siempre (como el tío Joe) hasta licencias que necesitamos para hacer negocios (como los hermanos o primos ayudan a formar una familia), pasando por contratos con clientes que tenemos que cumplir (como los matrimonios nos ensillan con los suegros), nuevas ideas como la responsabilidad social corporativa u objetivos internos de su organización (como el joven sobrino idealista que vuelve a casa de la universidad o la elección de celebrar la comida familiar en primer lugar).

Los paralelismos con la gestión del cumplimiento

Piense en ello: Los retos a los que se enfrenta al gestionar sus obligaciones de cumplimiento no son distintos de reunir a la familia para la comida de las fiestas... tiene que reunir a todo el mundo, lo que significa saber de dónde vienen; tiene que programar la comida en función de las llegadas y salidas de todos, lo que significa saber cuándo tiene que estar todo listo; tiene que estar seguro de que se han seguido las recetas y de que la comida se ha cocinado bien para saber que la angustia gástrica se basa en la cantidad de comida consumida, no en la calidad.

Vale, basta de analogías ingeniosas; ¿qué es lo que estoy realmente ¿De qué estamos hablando? Estoy hablando de un sistema que le permite:

1. Conozca sus fuentes - Es importante saber de dónde proceden sus obligaciones de cumplimiento. Contar con una solución que elabore su lista de fuentes con detalles, como el organismo rector, el tipo de fuente (reglamento, licencia, política interna, etc.), el área de la organización afectada, las fechas aplicables (especialmente en el caso de licencias o contratos con fechas de caducidad y periodos de renovación) y vincule esas fuentes con las obligaciones relacionadas da más contexto a su programa.

2. Reúne tus obligaciones - Al igual que tener a toda la familia reunida durante las fiestas, nada debería alegrar más su corazón amante del cumplimiento normativo que tener todas sus obligaciones de cumplimiento normativo en un solo lugar. Tener una visión holística de su estado de cumplimiento en todas las áreas de la organización le proporciona los datos que necesita para aprovechar más eficazmente sus recursos de cumplimiento en las áreas que más lo necesitan. Además de los enlaces a la fuente de origen, querrá ver otros detalles importantes, como quién es responsable de la obligación, el estado actual de cumplimiento y cuándo se revisó o evaluó por última vez.

3. Controlar la información - Lo sé, la idea de que todos los miembros de la organización vean los trapos sucios de los demás en materia de cumplimiento de la normativa le está provocando ardores de estómago, pero no se asuste. Lo que buscas es una solución flexible basada en permisos que te permita controlar qué obligaciones puede ver o actualizar cada usuario y cuáles están ocultas para ellos. Y lo que es más importante, el acceso puede controlarse de forma jerárquica, pasando de los equipos a los departamentos, las unidades de negocio, hasta llegar a una vista de toda la empresa de todas las áreas, temas y programas de la empresa.

4. Mantener el rumbo - Tanto si se trata de un simple recordatorio para revisar periódicamente una obligación existente, como de una lista específica de actividades que deben completarse para cumplir un requisito concreto, necesita un proceso de gestión de acciones flexible que controle cómo interactúan sus usuarios con los distintos tipos de tareas, desde la simple captura de comentarios y opiniones sobre la ejecución de la tarea, hasta permitir solicitudes de prórroga cuando no puedan cumplirse las fechas de vencimiento, o forzar un segundo nivel de revisión para verificar la finalización, asegúrese de que el trabajo se realiza cuándo y cómo debe hacerse para garantizar una ejecución coherente y eficaz de su programa de cumplimiento.

5. Demostrar que la prueba está en el pudín - A la hora de evaluar el grado de cumplimiento de sus obligaciones, no basta con decir que cumple, sino que hay que demostrar cómo lo hace. Las actividades de cumplimiento incluyen el mantenimiento y la impartición de políticas o formación para abordar determinados temas, la notificación de excepciones cuando las cosas van mal y la auditoría proactiva de los controles de cumplimiento. Elija un sistema que admita estas funciones adicionales y le permita vincular los registros de esas actividades de cumplimiento con la obligación correspondiente. De este modo, cuando alguien le pregunte: "¿Cómo saben que cumplen?", podrá mostrarle los datos relacionados y respaldar su evaluación.

6. Visualizar los resultados - Y ninguna solución estaría completa sin informes y widgets de cuadros de mando que respeten los permisos de cada usuario y ofrezcan representaciones gráficas consolidadas de cada aspecto de su programa de cumplimiento para facilitar el acceso y el reconocimiento eficaz de las áreas problemáticas dentro de la organización. Desde estados de cumplimiento de alto nivel, pasando por actividades de cumplimiento completas frente a atrasadas, hasta indicadores clave que muestran la eficacia de su proceso o controles de cumplimiento, ¡el conocimiento es poder!

Si desea más información sobre cómo mantenerse al día de sus obligaciones y actividades de cumplimiento (aunque no podamos ayudarle con las sobras de las fiestas), Contacto!

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