Programa de cumplimiento eficaz - Sello distintivo 7 - Corrección

Las Directrices Federales de Sentencias para Organizaciones (FSGO) ofrecen una reducción de tres puntos en las puntuaciones de culpabilidad para una organización que pueda demostrar un programa de cumplimiento eficaz. Esta disminución de la puntuación puede reducir las posibles multas hasta en un 60%. A escala empresarial, esto podría traducirse en un importante ahorro de costes.

El cumplimiento efectivo no sólo puede reducir una multa, sino que tiene el potencial de eliminarla por completo si una empresa se autoinforma voluntariamente y demuestra que dispone de procedimientos sólidos para detectar, prohibir y corregir las infracciones.

A pesar de las mejores intenciones, ningún programa de cumplimiento es realmente perfecto. Ahí es donde entra en juego el séptimo sello distintivo de un programa de cumplimiento eficaz: la corrección.

Según el antiguo experto del Departamento de Justicia (DOJ) Hui Chen en nuestra reciente entrevista:

"Remediación puede significar qué acciones tomó la compañía para disciplinar a los empleados involucrados en la mala conducta, si la compañía compensó a las víctimas impactadas por la mala conducta y si la compañía mejoró su programa de cumplimiento como resultado de la mala conducta."

Una vez implantados los otros seis sellos distintivos, este séptimo debe crear un circuito de retroalimentación para revisar y mejorar continuamente la aplicación de los demás sellos distintivos.

Aunque sería increíble poder seguir los pasos una sola vez y tener el programa de cumplimiento perfecto para siempre, la realidad es que los distintivos sirven más como una hoja de ruta cíclica que como una carrera desde una línea de salida hasta la meta.

La FSGO establece que:

"Tras la detección de una conducta delictiva, la organización adoptará las medidas razonables para responder adecuadamente a la conducta delictiva y para prevenir nuevas conductas delictivas similares, incluyendo la realización de las modificaciones necesarias en el programa de cumplimiento y ética de la organización."

En otras palabras, este sello distintivo del cumplimiento eficaz consiste en aprender de los errores, responder adecuadamente y mejorar continuamente los programas.

Aprenda de sus errores

"Cada vez que algo sale mal, se puede aprender de ello, incluso en situaciones que no son tan significativas", afirma Chen.

El primer paso para aprender de sus errores como organización es evaluar periódicamente el riesgo de conducta delictiva al que se enfrentan su empresa y sus empleados. Después de todo, la retrospectiva es 20/20, y si nunca miramos atrás y revisamos, nunca podremos aprender de nuestros errores.

Según la FSGO, estas revisiones deben llevarle a dar los pasos necesarios para diseñar, implantar y modificar cada uno de los siete distintivos, de modo que pueda identificar y reducir los riesgos de conducta delictiva dentro de su organización.

"La corrección, el análisis de causas y la mejora continua tienen un único objetivo: garantizar que no se sigan cometiendo los mismos errores y evitar que se repitan los problemas", afirma Chen.

Responder adecuadamente

Cuando se trata de responder adecuadamente a un problema de cumplimiento, Chen menciona que ha visto a varias empresas cometer errores después de meterse en problemas con el DOJ. En lugar de responder adecuadamente, estas empresas a menudo responden arrojando dinero a sus problemas.

¿El problema, según Chen?

"Como resultado, gastan una cantidad desproporcionada de dinero en el cumplimiento de una forma que realmente no es necesaria para su organización. En esos casos, uno se pregunta si estas empresas lo están haciendo sólo para aparentar de momento, porque está claro que esto no va a ser sostenible en algunas organizaciones. Las organizaciones no pueden soportar un tipo de programa sobredimensionado de ningún tipo".

Los reguladores no se dejarán engañar simplemente arrojando dinero a un problema. Una empresa tiene que demostrar que sus soluciones se han estudiado detenidamente y son aplicables a sus problemas específicos.

Aquí es donde es importante considerar un programa de cumplimiento eficaz como parte de su estrategia empresarial global. Tiene que aprender a proteger proactivamente a su organización de los riesgos y responder adecuadamente para que, en última instancia, pueda ahorrar dinero y recursos a su empresa, y asignar el tiempo de los empleados de una manera rentable.  

Aquí es donde las soluciones tecnológicas pueden desempeñar un papel fundamental a la hora de determinar el curso de acción en materia de cumplimiento. Mediante la recopilación de datos y el uso de la información obtenida de estos datos para impulsar su proceso de toma de decisiones, puede determinar exactamente dónde debe asignar sus recursos para crear y mantener el programa de cumplimiento más rentable y eficaz que pueda.

Mejorar continuamente

¿Cómo puede mejorar continuamente su función de cumplimiento? Las preguntas formuladas en el libro blanco del DOJ sobre la evaluación de los programas de cumplimiento de las empresas ofrecen algunas ideas sobre por dónde empezar.

En primer lugar, según el libro blanco, los reguladores quieren saber con qué frecuencia una empresa actualiza sus evaluaciones de riesgo y revisa sus políticas, procedimientos y prácticas.

"Cada vez que algo sale mal, hay que sentarse y averiguar por qué ha salido mal. ¿Qué parte del sistema permitió que saliera mal?". pregunta Chen. 

Según Chen, la gente le pregunta a menudo por los empleados deshonestos, y si a veces los empleados deshonestos simplemente ocurren. ¿Su respuesta?

"Mi respuesta es sí, por supuesto. Sin embargo, las preguntas obligadas que deberían plantearse son: ¿por qué el empleado se rebeló en su organización en este momento, en este lugar y de esta manera? ¿Cómo se le permitió actuar así?".

En otras palabras, el DOJ quiere saber qué hay en su sistema o en su proceso que podría permitir un comportamiento deshonesto. Por lo general, las respuestas a estas preguntas revelan el camino a seguir para corregir los problemas y mejorar la eficacia de su programa de cumplimiento.

Identificar las causas por las que las personas actúan al margen de la política puede aportar mucha información sobre cómo corregir estos problemas.

La segunda pregunta que se hacen los reguladores es si sus políticas y procedimientos tienen sentido para los segmentos de negocio concretos y las filiales para las que se utilizan.

Resumen

Es simplemente un buen negocio ser eficaz, ético y sólido. Los escándalos relacionados con la ética y el cumplimiento pueden perjudicar a su empresa de varias maneras. Mantener un programa de cumplimiento eficaz no sólo repercute positivamente en la reputación de su marca y en su imagen pública, sino que incluso puede afectar a su cuenta de resultados.

Muchas personas sostienen que el verdadero objetivo del cumplimiento normativo es crear y aplicar procesos y procedimientos que ayuden a mitigar el riesgo de que se produzca una infracción. Sin embargo, el hecho es que si se produce una infracción, su capacidad para demostrar que su programa de cumplimiento sigue las directrices reglamentarias puede reducir su puntuación de culpabilidad y dar lugar a reducciones significativas en multas y sanciones.

Recuerde que el cumplimiento de la normativa nunca termina, sino que es un proceso continuo. Asegúrese de revisar periódicamente la Siete características de un programa de cumplimiento eficaz para proteger proactivamente a su empresa de infracciones y sanciones hoy mismo.

Para saber más sobre cómo nuestros expertos pueden ayudarle a desarrollar un programa de cumplimiento eficaz, conéctese con nosotros hoy mismo. No deje de consultar más información sobre cómo nuestros soluciones tecnológicas puede ayudar a su organización a cumplir la normativa y a mantenerla.