Dans le secteur de l'assurance Medicare, où je travaille, de nombreux agents d'assurance individuels démarrent leur activité en solo. Vous vous occupez vous-même du marketing, des ventes, de l'administration et même du classement. Comme de nombreux courtiers commencent ainsi, il est facile de prendre l'habitude d'utiliser simplement un tableur Excel et un classeur pour suivre vos clients. Cependant, à mesure que votre activité se développe, le fait de ne pas mettre en place un bon logiciel de base de données peut entraver votre croissance future. Voyons pourquoi.
Un logiciel de base de données permet de prendre des notes en temps opportun
À mesure que votre entreprise se développe, vous recevrez toutes sortes de demandes de la part de vos clients. Ils peuvent vous appeler pour vous poser des questions sur le produit qu'ils vous ont acheté, ou même vous contacter pour vous recommander à quelqu'un d'autre. Les notes manuscrites ou conservées dans un tableur peuvent convenir si vous avez moins de 50 clients, car à ce stade, vous êtes susceptible de vous souvenir de chacun d'entre eux. Cependant, lorsque votre entreprise prend de l'ampleur, il devient assez difficile de se souvenir de la dernière conversation que vous avez eue avec un client si vous devez chaque fois vous précipiter vers votre classeur pour relire vos notes manuscrites. Ce problème est facile à résoudre grâce à une bonne base de données. Presque tous les logiciels de base de données vous permettent d'ajouter des notes dans le dossier en ligne d'un client. Certains enregistrent même automatiquement la date et l'heure auxquelles vous avez saisi la note.
L'avantage supplémentaire de ce type de suivi des conversations est que vous pouvez conserver des notes personnelles sur vos clients qui vous rappelleront de vous renseigner sur les choses qui leur tiennent à cœur. Par exemple, j'ai une cliente qui adore son chat, qui s'appelle Brutus. Son dossier dans ma base de données contient des informations sur le chat, de sorte que lorsqu'elle m'appelle, je pense toujours à lui demander des nouvelles de son félin préféré, ce qui m'a aidé à développer une excellente relation avec ma cliente au fil des ans.
Votre base de données vous aidera considérablement dans vos efforts de fidélisation
On dit souvent que le coût d'acquisition d'un nouveau client est nettement plus élevé que celui de la fidélisation d'un client existant. Selon votre type d'activité, certaines fonctionnalités d'une base de données vous permettent de savoir quand vous devez contacter vos clients. Dans le domaine de l'assurance Medicare, mes clients ont des polices qui se renouvellent chaque année. Ma base de données me permet de créer une liste mensuelle de tous les assurés qui auront un renouvellement annuel dans les 4 prochaines semaines, et nous savons que c'est à ce moment-là qu'ils sont généralement informés par leur compagnie d'assurance des augmentations de tarifs. Nous appelons ensuite chacun de ces clients au moment où ils reçoivent leur avis d'augmentation par courrier. L'appréciation de nos clients pour ce contact ne peut être sous-estimée. Le simple fait de savoir que leur agent se soucie suffisamment d'eux pour les appeler, leur signaler l'augmentation et leur proposer des options pour alléger leur prime leur donne le sentiment d'être entre de bonnes mains.
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Si je conservais tous mes dossiers dans un simple classeur, je n'appellerais probablement jamais mes clients existants au moment du renouvellement, car cela représenterait une tâche fastidieuse de trier tous ces dossiers. Ma base de données m'aide à organiser les efforts de mon agence pour fidéliser nos clients.
Garder l'historique d'un client à portée de main permet de gagner du temps
La raison la plus logique d'utiliser une base de données pour vos clients est peut-être qu'elle vous permet d'être plus productif. Lorsque votre entreprise se développe et que vous constatez que vous disposez de moins en moins de temps, l'une des premières choses qui passe à la trappe est souvent la tenue de vos dossiers. Après tout, qui a le temps de mettre son client en attente, de courir vers le classeur, de parcourir toutes ses notes manuscrites et de se rappeler ce qui se passe avec ce client avant de reprendre le téléphone ? Avec une base de données, toutes les informations sont à portée de main. Vous pouvez littéralement ouvrir le dossier de ce client sur votre PC pendant que vous échangez les politesses d'usage au téléphone. Au moment où il vous explique la raison de son appel, vous avez déjà parcouru l'historique de votre dernier appel et vous êtes bien préparé à discuter avec lui.
De nombreux propriétaires de petites entreprises travaillent avec des budgets serrés pendant les premières années et doivent choisir judicieusement où investir leurs bénéfices. Il existe de nombreux logiciels de base de données abordables, et certains secteurs disposent même de bases de données spécialisées conçues pour le type d'activité qu'ils exercent. Rechercher celle qui vous convient le mieux et investir dans cette base de données est une décision judicieuse si vous avez l'intention de vous installer durablement.
A propos de l'auteur
Danielle Kunkle est copropriétaire d'une agence basée au Texas spécialisée dans Produits d'assurance Medicare et est également conseiller agréé certifié en matière de complémentaire santé Medicare.
