En el sector de los seguros médicos, donde trabajo, muchos agentes de seguros individuales comienzan sus negocios como autónomos. Se encargan de todo el marketing, las ventas, la administración e incluso el archivo. Dado que muchos corredores comienzan de esta manera, es fácil caer en el hábito de utilizar solo una hoja de cálculo de Excel y un archivador para llevar un registro de los clientes. Sin embargo, a medida que el negocio comienza a crecer, no implementar un buen software de base de datos puede obstaculizar el crecimiento futuro. Veamos algunas razones por las que esto es así.
El software de base de datos permite tomar notas oportunamente.
A medida que su negocio crezca, recibirá todo tipo de contactos de sus clientes. Es posible que le llamen con preguntas sobre el producto que le compraron o incluso que se pongan en contacto con usted para recomendarle a alguien. Las notas escritas a mano o las notas guardadas en una hoja de cálculo pueden funcionar bien si tiene menos de 50 clientes, ya que en esa etapa es probable que aún recuerde a cada uno de ellos. Sin embargo, una vez que su negocio crezca, recordar de qué habló por última vez con un cliente se vuelve bastante difícil si tiene que correr a su archivador para leer las notas escritas a mano cada vez. Este problema es fácil de resolver con una buena base de datos. Casi todos los programas de bases de datos le permiten hacer anotaciones en el archivo en línea de un cliente. Algunos incluso marcan automáticamente la fecha y la hora en que introdujo la nota.
Crea un gran equipo con nuestra «Guía de contratación para pequeñas empresas».
La ventaja añadida de este tipo de seguimiento de conversaciones es que puedes tomar notas personales sobre los clientes que te recordarán preguntarles por las cosas que les interesan. Por ejemplo, tengo una clienta que está loca por su gato, que se llama Brutus. Su archivo en mi base de datos contiene información sobre el gato, de modo que cuando llama, siempre me acuerdo de preguntarle por su felino favorito, lo que me ha ayudado a desarrollar una excelente relación con mi clienta a lo largo de los años.
Tu base de datos será de gran ayuda para los esfuerzos de retención.
A menudo se dice que el coste de adquirir un nuevo cliente es significativamente más caro que mantener a uno ya existente. Dependiendo del tipo de negocio, hay ciertas características que se pueden rastrear en una base de datos y que le recuerdan cuándo debe ponerse en contacto con sus clientes. En el ámbito de los seguros médicos, mis clientes tienen pólizas que se renuevan anualmente. Mi base de datos me permite crear una lista mensual de todos los asegurados que tendrán una renovación anual en las próximas 4 semanas, y sabemos que es entonces cuando normalmente reciben la notificación de la compañía de seguros sobre el aumento de las tarifas. A continuación, llamamos a cada uno de esos clientes justo cuando reciben la notificación del aumento por correo. No se puede subestimar el agradecimiento de nuestros clientes por este contacto. El simple hecho de saber que su agente se preocupa lo suficiente como para llamarles, informarles del aumento y ofrecerles algunas opciones para aliviar la tarifa les hace sentir que están en buenas manos.
Ahora bien, si guardara todos mis archivos en un simple archivador, probablemente nunca llamaría a mis clientes actuales en el momento de la renovación, porque sería una tarea muy tediosa clasificar todos esos archivos. Mi base de datos me ayuda a organizar los esfuerzos de mi agencia para fidelizar a nuestros clientes.
Tener el historial de un cliente al alcance de la mano ahorra tiempo.
Quizás la razón más lógica para utilizar una base de datos para sus clientes es que le permite ser más productivo. Cuando su empresa está creciendo y se da cuenta de que cada vez dispone de menos tiempo, una de las primeras cosas que se descuida es, a menudo, el mantenimiento de registros. Al fin y al cabo, ¿quién tiene tiempo para poner al cliente en espera, correr hacia el archivador, revisar todas sus notas manuscritas y recordar qué está pasando con ese cliente antes de volver al teléfono? Con una base de datos, toda la información está delante de usted. Puede abrir el expediente de ese cliente en su ordenador mientras intercambia los saludos iniciales por teléfono. Para cuando le digan el motivo de su llamada, ya habrá revisado el historial de su última llamada y estará bien preparado para hablar con ellos.
Muchos propietarios de pequeñas empresas trabajan con presupuestos ajustados durante los primeros años y deben elegir sabiamente en qué invertir sus ganancias. Existen muchos paquetes de software de bases de datos asequibles, y algunas industrias incluso cuentan con bases de datos especializadas diseñadas para el tipo de negocio que realizan. Investigar cuál es la más adecuada para usted e invertir en esa base de datos es una decisión acertada si tiene la intención de permanecer en el mercado a largo plazo.
Sobre el autor
Danielle Kunkle es copropietaria de una agencia con sede en Texas especializada en Productos de seguro de Medicare y también es asesor acreditado certificado en suplementos de Medicare.
