In der Medicare-Versicherungsbranche, in der ich tätig bin, starten viele Versicherungsmakler ihr Geschäft als Ein-Mann-Unternehmen. Sie kümmern sich selbst um das gesamte Marketing, den Vertrieb, die Verwaltung und sogar die Ablage. Da so viele Makler auf diese Weise beginnen, verfällt man leicht in die Gewohnheit, nur eine Excel-Tabelle und einen Aktenschrank zu verwenden, um seine Kunden zu verwalten. Wenn Ihr Unternehmen jedoch zu wachsen beginnt, kann das Fehlen einer guten Datenbanksoftware Ihr zukünftiges Wachstum behindern. Schauen wir uns einige Gründe dafür an.
Datenbanksoftware ermöglicht zeitnahe Notizen
Wenn Ihr Unternehmen wächst, erhalten Sie alle möglichen Arten von Kontakten von Ihren Kunden. Sie rufen möglicherweise mit Fragen zu dem Produkt an, das sie bei Ihnen gekauft haben, oder wenden sich sogar an Sie, um Ihnen eine Empfehlung zu geben. Handschriftliche Notizen oder Notizen in einer Tabelle können gut funktionieren, wenn Sie weniger als 50 Kunden haben, da Sie sich in dieser Phase wahrscheinlich noch an jede einzelne Person erinnern können. Sobald Ihr Unternehmen jedoch größer wird, wird es ziemlich schwierig, sich daran zu erinnern, worüber Sie zuletzt mit einem Kunden gesprochen haben, wenn Sie jedes Mal zu Ihrem Aktenschrank laufen müssen, um handschriftliche Notizen durchzulesen. Dieses Problem lässt sich mit einer guten Datenbank leicht lösen. Mit fast jeder Datenbanksoftware können Sie Notizen in die Online-Datei eines Kunden eintragen. Einige versehen die Notiz sogar automatisch mit einem Zeitstempel, der das Datum und die Uhrzeit der Eingabe angibt.
Der zusätzliche Vorteil dieser Art der Gesprächsverfolgung besteht darin, dass Sie persönliche Notizen zu Kunden machen können, die Sie daran erinnern, sich nach Dingen zu erkundigen, die ihnen wichtig sind. Ich habe zum Beispiel eine Kundin, die verrückt nach ihrer Katze namens Brutus ist. In ihrer Datei in meiner Datenbank sind Informationen über die Katze gespeichert, sodass ich mich immer daran erinnere, sie nach ihrem Lieblingskätzchen zu fragen, wenn sie anruft. Das hat mir im Laufe der Jahre geholfen, eine gute Beziehung zu meiner Kundin aufzubauen.
Ihre Datenbank wird Ihnen bei der Kundenbindung sehr helfen.
Es wird oft gesagt, dass die Kosten für die Gewinnung eines neuen Kunden deutlich höher sind als die Kosten für die Bindung eines bestehenden Kunden. Je nach Art Ihres Unternehmens gibt es bestimmte Merkmale, die Sie in einer Datenbank verfolgen können und die Sie daran erinnern, wann Sie Kontakt zu Ihren Kunden aufnehmen sollten. Im Bereich der Medicare-Versicherungen haben meine Kunden Policen, die jährlich verlängert werden. Mit meiner Datenbank kann ich eine monatliche Liste aller Versicherungsnehmer erstellen, deren Police in den nächsten vier Wochen zur jährlichen Verlängerung ansteht, und wir wissen, dass sie zu diesem Zeitpunkt in der Regel von ihrem Versicherungsträger über Beitragserhöhungen informiert werden. Wir rufen dann jeden dieser Kunden genau zu dem Zeitpunkt an, zu dem sie ihre Mitteilung über die Erhöhung per Post erhalten. Die Wertschätzung unserer Kunden für diesen Kontakt kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Allein die Tatsache, dass ihr Versicherungsmakler sich so sehr um sie kümmert, dass er sie anruft, sie über die Erhöhung informiert und ihnen einige Optionen zur Entlastung anbietet, gibt ihnen das Gefühl, in guten Händen zu sein.
Wenn ich alle meine Unterlagen nur in einem Aktenschrank aufbewahren würde, würde ich meine bestehenden Kunden wahrscheinlich nie zum Zeitpunkt der Vertragsverlängerung anrufen, da es eine solche Mühe wäre, all diese Unterlagen zu sortieren. Meine Datenbank hilft mir dabei, die Bemühungen meiner Agentur zur Stärkung der Kundenbindung zu organisieren.
Die Kundenhistorie griffbereit zu haben, spart Zeit
Der vielleicht logischste Grund für die Verwendung einer Datenbank für Ihre Kunden ist, dass Sie damit produktiver arbeiten können. Wenn Ihr Unternehmen wächst und Sie feststellen, dass Sie immer weniger Zeit zur Verfügung haben, ist eines der ersten Dinge, die oft zu kurz kommen, Ihre Dokumentation. Denn wer hat schon Zeit, seinen Kunden in die Warteschleife zu legen, zum Aktenschrank zu laufen, alle handschriftlichen Notizen durchzugehen und sich zu erinnern, was mit diesem Kunden los ist, bevor man wieder ans Telefon geht? Mit einer Datenbank haben Sie alle Informationen direkt vor sich. Sie können die Akte dieses Kunden buchstäblich auf Ihrem PC aufrufen, während Sie die ersten Höflichkeitsfloskeln am Telefon austauschen. Bis der Kunde Ihnen den Grund seines Anrufs mitteilt, haben Sie bereits die Historie Ihres letzten Gesprächs durchgesehen und sind gut auf das Gespräch vorbereitet.
Viele Kleinunternehmer arbeiten in den ersten Jahren mit knappen Budgets und müssen sorgfältig entscheiden, wofür sie ihre Gewinne ausgeben. Es gibt viele erschwingliche Datenbank-Softwarepakete, und in einigen Branchen gibt es sogar spezielle Datenbanken, die für die jeweilige Branche entwickelt wurden. Die Suche nach der für Sie richtigen Datenbank und die Investition in diese Datenbank ist eine kluge Entscheidung, wenn Sie langfristig erfolgreich sein wollen.
Über den Autor
Danielle Kunkle ist Mitinhaberin einer in Texas ansässigen Agentur, die sich auf Medicare-Versicherungsprodukte und ist außerdem zertifizierter Medicare Supplement Accredited Advisor.
