Lorsque vous êtes avocat, vous n'avez pas droit à l'erreur, en particulier dans la documentation. Les fautes de frappe ont beaucoup d'importance et peuvent nuire involontairement à la cause d'un client. Elles peuvent également être préjudiciables si elles entraînent le dépôt d'informations inexactes ou si elles causent une telle confusion que le tribunal commence à manquer les délais. À tout le moins, les erreurs donnent une image peu professionnelle et réduisent votre crédibilité. Cependant, les êtres humains ne sont pas parfaits, et il est facile de commettre des erreurs entre les nuits tardives et la pression des délais serrés. En comprenant les erreurs les plus courantes dans la documentation, vous réduirez vos chances de les commettre.
- Négliger les erreurs typographiques : lorsque vous travaillez rapidement, vous risquez de laisser des fautes de frappe dans votre document. L'essentiel est de les repérer lors du processus d'édition. Utilisez le correcteur orthographique et prenez le temps de relire votre texte. Si vous ne le faites pas, vous donnerez une impression de négligence et d'imprécision. Pire encore, le tribunal peut rejeter les documents et vous demander de corriger les erreurs, ce qui vous coûtera finalement plus de temps et d'argent que la relecture initiale.
- Ne pas remarquer et corriger les erreurs grammaticales : Il est essentiel d'utiliser une grammaire et une ponctuation correctes pour garantir la clarté et permettre une bonne compréhension d'une phrase. Par exemple, « Let's eat Grandpa » (Mangeons grand-père) a un sens complètement différent de « Let's eat, Grandpa » (Mangeons, grand-père). Une simple virgule fait la différence entre une invitation à passer à table et une suggestion humoristique (et légèrement inquiétante). Ne pas corriger les erreurs grammaticales, orthographiques et de citation peut conduire le tribunal ou l'avocat adverse à juger vos documents « inintelligibles », le tribunal à vous ordonner de suivre des cours de rédaction juridique et/ou à suspendre votre licence. La solution ? Relisez vos documents avant de les soumettre et utilisez des outils de correction grammaticale, tels que Grammarly,le cas échéant.
- Erreurs de saisie de données résultant de la réutilisation de modèles : lorsque vous réutilisez des modèles provenant de dossiers antérieurs, vous risquez de conserver des informations obsolètes et des références jurisprudentielles sans rapport avec le dossier en cours. Soyez attentif aux détails importants tels que les numéros de dossier et les noms lorsque vous créez des documents. Vos clients ne seraient pas très impressionnés de revoir des documents portant le nom de quelqu'un d'autre, et le tribunal ne verrait pas d'un bon œil les imprécisions causées par des données inexactes.
- Laisser un formatage incorrect : présenter des documents négligés est un péché capital dans la profession juridique. Faites attention au formatage source pour vous assurer que les numéros de ligne du texte et des plaidoiries correspondent et pour éviter que les documents ne semblent confus. Un blog d'Infoware développe ces exigences en précisant que « ... les plaidoiries juridiques comportent généralement 28 lignes, et chaque ligne de texte doit correspondre à un numéro de ligne (c'est-à-dire qu'il ne doit pas y avoir de texte dans les lignes 1,5, 2,5, etc.) ». Les marges sont un autre élément à prendre en compte. Vérifiez que vos marges sont correctes avant de soumettre vos documents. D'autres détails de formatage doivent également être pris en compte, notamment les listes numérotées, l'utilisation de définitions et les liens de renvoi. Consultez les règles du tribunal de la juridiction dans laquelle vous déposez votre dossier afin de confirmer les exigences en matière de formatage.
- S'attendre à ce que la fonction Rechercher/Remplacer soit parfaite en soi : les outils Rechercher et Remplacer fonctionnent si l'utilisateur n'a commis aucune erreur. Le problème est que les humains font des erreurs, ce qui signifie que les fonctions Rechercher/Remplacer peuvent être sujettes à des erreurs. Lorsque vous recherchez et remplacez du texte, assurez-vous d'avoir sélectionné le bon contenu. (L'action Remplacer ne fonctionne que sur le texte sélectionné.) D'autres conseils consistent à vérifier l'orthographe dans les champs « Rechercher » et « Remplacer par » et à sélectionner les modificateurs de recherche appropriés (Respecter la casse et/ou Mot entier).
En tant qu'avocat, vous portez plusieurs casquettes, mais votre travail nécessite de générer des documents tout en jonglant entre les clients pressants et les délais à respecter. La création de documents précis et cohérents réduit l'ambiguïté dans les salles d'audience et renforce votre réputation. Découvrez comment l'automatisation des documents permet d'éviter toutes ces erreurs et vous libère l'esprit.
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Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
