Cuando eres abogado, hay poco margen para los errores, especialmente en la documentación. Las erratas tienen mucha importancia y pueden perjudicar inadvertidamente el caso de un cliente. También pueden ser perjudiciales si dan lugar a la presentación de información inexacta o si causan tanta confusión que el tribunal empieza a incumplir los plazos. Como mínimo, los errores dan una imagen poco profesional y reducen tu credibilidad. Sin embargo, los seres humanos no somos perfectos y es fácil cometer errores entre las largas noches de trabajo y la presión de los plazos ajustados. Si conoces los errores más comunes en la documentación, reducirás las posibilidades de cometerlos.
- Pasar por alto los errores tipográficos: cuando se trabaja con rapidez, es posible que se dejen errores tipográficos en todo el documento. La clave está en detectarlos durante el proceso de edición. Utilice el corrector ortográfico y dedique tiempo a revisar lo que ha escrito. Si no lo hace, dará una imagen descuidada y poco profesional. Peor aún, el tribunal puede rechazar los documentos y exigirle que corrija los errores, lo que al final le costará más tiempo y dinero que revisar el texto desde el principio.
- No detectar y corregir los errores gramaticales: Utilizar una gramática y puntuación adecuadas es fundamental para garantizar la claridad y poder entender correctamente una frase. Por ejemplo, «Let’s eat Grandpa» (Comamos al abuelo) tiene un significado totalmente diferente a «Let’s eat, Grandpa» (Comamos, abuelo). Una coma marca la diferencia entre una invitación a comer y una sugerencia humorística (y ligeramente preocupante). No revisar los errores gramaticales, ortográficos y de citación puede llevar a que el tribunal o la parte contraria consideren tus documentos «ininteligibles», a que el tribunal te ordene realizar cursos de redacción jurídica o a que el tribunal suspenda tu licencia. ¿La solución? Lee tus documentos antes de enviarlos y utiliza herramientas de edición gramatical, como Grammarly,si procede.
- Cometer errores al introducir datos como resultado de reutilizar plantillas: cuando se reciclan plantillas de casos anteriores, se corre el riesgo de dejar información obsoleta y jurisprudencia no relacionada. Preste atención a detalles importantes como los números de caso y los nombres al crear documentos. A sus clientes no les causará muy buena impresión revisar documentos con el nombre de otra persona, y al tribunal no le gustará la imprecisión causada por datos inexactos.
- Dejar formatos inadecuados: un pecado capital en la profesión jurídica es presentar documentos descuidados. Preste atención al formato de la fuente para asegurarse de que el texto y los números de línea de los alegatos estén alineados y evitar que los documentos aparezcan desordenados. Un blog de Infoware amplía los requisitos diciendo: «... los alegatos legales suelen constar de 28 líneas, y cada línea de texto debe corresponder con cada número de línea (es decir, no debe haber texto en las líneas 1,5, 2,5, etc.)». Otro elemento a tener en cuenta son los márgenes. Compruebe que los márgenes sean correctos antes de enviar sus documentos. Otros detalles de formato que deben evaluarse son las listas numeradas, el uso de definiciones y los enlaces de referencias cruzadas. Revise las normas del tribunal de la jurisdicción en la que presenta la demanda para confirmar los requisitos de formato.
- Esperar que la función Buscar/Reemplazar sea perfecta por sí sola: Las herramientas Buscar y Reemplazar funcionan si la parte del usuario en la ecuación es impecable. El problema es que los seres humanos cometen errores, lo que significa que las funciones Buscar/Reemplazar pueden ser propensas a errores. Cuando busque y reemplace texto, asegúrese de haber seleccionado el contenido correcto. (La acción Reemplazar solo funciona en el texto seleccionado). Otros consejos incluyen verificar la ortografía correcta en los campos «Buscar» y «Reemplazar con» y seleccionar los modificadores de búsqueda apropiados (Mayúsculas y minúsculas y/o Palabra completa).
Como abogado, desempeñas múltiples funciones, pero una parte esencial de tu trabajo es generar documentos mientras equilibras las urgencias de los clientes y los plazos de entrega. La creación de documentos precisos y coherentes reduce la ambigüedad en los tribunales y mejora tu reputación. Descubre cómo la automatización de documentos evita todos estos errores y te libera de una preocupación.
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Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
