Lorsqu'il s'agit de gestion juridique d'entreprise, le choix d'un logiciel ELM adapté aux besoins de votre service juridique et de votre entreprise mérite une attention particulière.
Se tromper dans le choix d'une solution ou d'une plate-forme ELM peut s'avérer coûteux, que l'on soit une entreprise internationale ou une jeune entreprise. Voici donc une approche détaillée, étape par étape, pour sélectionner une solution ELM en fonction de votre service juridique et des besoins de votre entreprise.
Constituez votre équipe
Le choix d'une solution logicielle ELM pour votre entreprise nécessite de réunir les bons acteurs dès le début du processus de sélection. Ces acteurs veillent à ce que le chemin soit clair entre la décision, le contrat et la mise en œuvre :
- Passation de marchés, si nécessaire
- Personnel opérationnel du service juridique
- Membres de l'équipe informatique
- Membres de l'équipe Finances
Désigner un champion pour le projet - un point de contact unique garantit une communication plus fluide !
Commencer en pensant à la fin
Maintenant qu'une équipe gagnante est en place, il faut commencer par la fin. En d'autres termes, définissez les objectifs de l'entreprise pour l'achat d'une solution ELM parmi les acteurs internes de l'entreprise afin de vous assurer qu'il s'agit d'un choix interfonctionnel. Veillez à examiner les idées ensemble.
Budget
Obtenir une approbation budgétaire pour l'achat d'une solution logicielle ELM. Dans certains cas, l'absence de budget peut retarder le processus pendant des mois, voire des années. Pour avoir une bonne idée du budget approprié pour la solution, consultez des consultants, des pairs et des fournisseurs afin d'établir une fourchette de coûts à la hausse et à la baisse.
Trouver les bons fournisseurs de logiciels ELM
Maintenant qu'un budget a été établi, il est temps de faire des recherches pour déterminer la solution qui convient le mieux à votre entreprise. Parcourez l'internet, lisez des études de cas, interrogez vos collègues d'autres entreprises, assistez à des conférences, lisez des blogs. Il existe de nombreuses façons de trouver des fournisseurs de technologies juridiques. L'effort de recherche préalable en vaudra la peine.
Émettre un appel d'offres
L'un des meilleurs moyens de comparer une solution à une autre est d'inviter les finalistes à répondre à un appel d'offres. Ce processus permettra de se faire une idée plus précise des capacités spécifiques offertes par le fournisseur, notamment en matière d'assistance à la clientèle, de coûts de mise en œuvre, de formation, etc. N'hésitez pas à rendre l'appel d'offres aussi détaillé que vous le souhaitez et à demander aux fournisseurs potentiels autant d'informations que vous le souhaitez. Pour en savoir plus sur ce qu'il faut inclure dans un appel d'offres !
Réserver une démonstration
L'objectif de la procédure d'appel d'offres est de dresser une liste restreinte de fournisseurs finaux de logiciels ELM qui seront autorisés à effectuer des démonstrations en ligne ou sur site. Une bonne règle de base ? Limiter le nombre de finalistes à quatre. Cela permet de rester concentré, alors que votre équipe s'efforce de rechercher et d'évaluer un large éventail de capacités et de caractéristiques concurrentes.
Évaluer les finalistes à l'origine des produits
Une fois toutes les démonstrations terminées, il reste une dernière étape importante à franchir. Soumettez vos fournisseurs de logiciels ELM potentiellement retenus à un dernier contrôle : Reflètent-ils les valeurs et l'engagement de votre entreprise ? Celui avec lequel vous souhaitez travailler sera-t-il un simple fournisseur ou un véritable collaborateur ? En résumé, posez-vous la question suivante : Ai-je envie de travailler avec ces personnes ?
Trouver le bon logiciel ELM
La dernière étape du choix d'un logiciel ELM que nous venons de mentionner est plus importante que ne le pensent certaines entreprises. Comme le soulignent les universitaires et les analystes, l'adéquation entre une entreprise et son fournisseur est cruciale.
Il en va de même pour la relation entre un service juridique et un fournisseur de logiciel ELM juridique : Pour que l'investissement soit couronné de succès, il faudra des niveaux de personnalisation et de soutien qui ne sont possibles que si les deux parties sont en phase.
En suivant ces étapes dans le choix d'une solution ELM, votre service juridique prendra le type d'action approfondie et diligente nécessaire pour identifier le bon produit ELM et le bon fournisseur, un fournisseur qui s'investit autant dans votre propre succès que dans la réalisation d'une vente.
Dans le prochain article de cette série, nous verrons comment garantir l' adoption et l'intégration de votre solution ELM.
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