8 sujets à inclure dans un appel d'offres pour un logiciel ELM
Vous êtes nouveau dans l'entreprise et vous avez été chargé de mettre en œuvre des solutions d'opérations juridiques. Ou bien votre service utilise le même logiciel depuis des années, il est dépassé et vous savez qu' il existe de meilleures options. Pire encore, votre fournisseur met fin à votre logiciel actuel et vous facture un prix exorbitant pour la mise à niveau.
Quelle que soit votre motivation, la recherche et la mise en œuvre d'un nouveau logiciel ou d'un logiciel de remplacement peut être une tâche décourageante. Commencer votre recherche par un appel d'offres solide est une manière intelligente et tactique de passer au crible les fournisseurs, en coupant court aux discours commerciaux et en réduisant vos options aux quelques privilégiés qui répondent le mieux à vos exigences.
Mais comment s'assurer que votre appel d'offres renvoie suffisamment d'informations et de détails précis pour que vous puissiez faire votre choix, sans pour autant devenir trop lourd ? (Croyez-moi, nous en avons tous vu).
Tout d'abord, sachez que la plupart des éditeurs de logiciels de gestion juridique proposent des variantes des mêmes fonctionnalités - facturation électronique, gestion des dossiers, flux de travail automatisés, etc. Gardez ces questions évidentes pour la démonstration. C'est là que vous pourrez déterminer la facilité d'utilisation, la flexibilité et l'esthétique. La démonstration est également l'occasion de poser des questions très précises, par exemple : "Montrez-nous votre module de budget en détail : "montrez-nous votre module budgétaire en détail" ou "montrez-nous comment faire pour ____" (et observez ensuite la facilité/difficulté à naviguer dans cette fonction).
À ce stade, ce que vous voulez vraiment savoir, c'est : "Qu'est-ce qui distingue votre logiciel de celui de vos concurrents ?" Cette question semble évidente, mais de nombreux appels d'offres l'omettent et demandent au responsable des achats de passer en revue toutes les réponses pour découvrir les différences par lui-même.
Idéalement, votre appel d'offres devrait porter sur les points suivants:
- Sécurité - Abordez cette question dès le départ. Si vous avez des exigences spécifiques en matière de sécurité (authentification multifactorielle, HIPPA, NIST, pare-feu, SaaS vs. sur site), identifiez-les dès maintenant et assurez-vous que les fournisseurs peuvent les satisfaire.
- Mise en œuvre - Quelle est la durée d'une mise en œuvre comme la vôtre ? Quelle est l'approche du vendeur en matière de mise en œuvre ?
- Personnalisation - La personnalisation du logiciel est-elle une option pour vous et quel est l'impact sur les autres questions abordées dans l'appel d'offres ?
- Service et assistance - comment obtenir les mises à jour ; y a-t-il des temps d'arrêt réguliers ; comment les problèmes sont-ils résolus ; quel type d'assistance à long terme le fournisseur offre-t-il ; si vous utilisez la facturation électronique, comment vos entreprises sont-elles prises en charge ?
- Intégrations - Combien d'intégrations le fournisseur a-t-il réalisées et avec quels autres logiciels ; y a-t-il des limites au nombre d'intégrations ou de transferts de données qu'un client peut effectuer ; quel est l'impact de la conception et des tests d'intégration sur la mise en œuvre ; le fournisseur peut-il également s'intégrer à un système interne ?
- Conversions - Si vous remplacez un système existant, demandez au vendeur s'il a déjà effectué d'autres conversions à partir de votre plate-forme actuelle. Demandez des références ou des études de cas ; comment le fournisseur gère-t-il les conversions de données historiques ; les données converties sont-elles consultables et peuvent-elles faire l'objet d'un rapport ; y a-t-il une limite à la taille des données converties ?
- Innovation/R&D - Renseignez-vous sur la feuille de route du fournisseur ; le fournisseur dispose-t-il d'un groupe consultatif de clients ; pouvez-vous suggérer de nouvelles fonctionnalités ?
- Ce qu'il ne faut pas faire - S'il y a une caractéristique ou une condition qui doit absolument être remplie, indiquez-la ici et identifiez-la comme telle.
La touche finale d'un grand appel d'offres ?
Vous devrez également répondre à quelques questions spécifiques au secteur: "pouvez-vous gérer les devises internationales ?", "comment votre logiciel gère-t-il les litiges complexes/les délits de masse ?" ou "quelle est l'expérience de votre entreprise dans le secteur X ?".
Enfin, dans votre appel d'offres et dans les documents qui l'accompagnent, soyez prêt à partager des informations sur votre service juridique, sa taille, le nombre d'utilisateurs, de dossiers et de factures et, si possible, le volume prévu sur lequel les fournisseurs peuvent baser leurs propositions de prix. Il est souvent difficile pour un fournisseur de logiciels d'évaluer l'ampleur de l'opération en se fondant uniquement sur la taille de votre entreprise. La dernière chose que l'on souhaite, c'est d'avancer dans l'appel d'offres, la démonstration et les discussions sur les prix pour découvrir, après des mois d'attention, que l'accord est trop grand, trop petit ou trop coûteux pour l'une ou l'autre des parties.
Armé de ces outils, vous obtiendrez les données dont vous avez besoin pour prendre une décision éclairée et poursuivre votre recherche en toute confiance.