À compter du 1er janvier 2021, un amendement à la section du Code des règlements de Californie relative à la prévention du harcèlement et de la discrimination (2 CCR § 11023 et suivants) entrera en vigueur. Parmi d'autres modifications mineures, le paragraphe (7) de la section consacrée à la formation (2 CCR § 11024(b)) a été modifié afin de préciser qu'il est acceptable de suivre la formation californienne sur la prévention du harcèlement par « segments » (ou « modules »). Cette pratique a toujours été jugée acceptable selon l'interprétation de la loi californienne exigeant une formation sur la prévention du harcèlement par la Fair Employment and Housing Commission (« FEHC ») ; comme l'indiquait clairement l'ancienne réglementation, « la formation requise par cette section ne doit pas nécessairement être suivie en deux heures consécutives ». La « nouvelle » section 7 stipule désormais que « la formation requise par cette section peut être suivie par segments, à condition que l'ensemble des segments atteigne ou dépasse le nombre d'heures requis ».
De nombreux prestataires ont apprécié de pouvoir dispenser des formations à leurs employés et cadres de manière modulaire, ce qui leur permet de « marquer » et de reprendre le cours à leur convenance. Si certains pourraient objecter qu'une telle approche permet à l'apprenant d'oublier ce qu'il a appris avant de redémarrer le système, elle est utilisée depuis longtemps par de nombreux prestataires d'apprentissage en ligne en Californie et est devenue populaire. En effet, Syntrio a permis aux utilisateurs d'interrompre la formation et de la reprendre plus tard, sachant que la loi exigeait seulement que les apprenants suivent deux heures de formation (une fois tous les deux ans). La modification de la loi entrée en vigueur le 1er janvier ne change pas l'exigence selon laquelle les apprenants doivent suivre deux heures de formation. Elle précise toutefois que l'approche modulaire est acceptable dans cette juridiction.
Laisser la réglementation telle quelle aurait suffi pour que l'interprète moyen en déduise qu'une approche modulaire était toujours acceptable en vertu de la loi californienne. Néanmoins, certains acteurs du secteur ont plaidé en faveur de cette modification afin de permettre aux employeurs de remplir leur obligation de formation en matière de harcèlement sexuel en « formant les cadres et les employés chaque année, mais avec des cours de formation plus courts ». Au mieux, ce conseil est un tour de passe-passe (dans la mesure où l'employeur peut – et a toujours pu – proposer une structure modulaire à sa formation). Au pire, informer un employeur qu'il peut proposer (par exemple) deux cours d'une heure répétés chaque année (comme le laisse entendre cette interprétation) n'est pas conforme à la législation californienne.
La loi californienne sur l'égalité en matière d'emploi et de logement (California Fair Employment and Housing Act, FEHA) exige toujours que les employeurs dispensent deux heures de formation aux cadres (et une heure de formation aux employés non cadres) à tous les employés tous les deux ans. Les exigences de cette loi en matière de contenu sont assez simples et imposent un contenu unique qui satisfait ou dépasse l'exigence de deux heures à dispenser deux fois par an. Ne confondez pas la possibilité de modulariser votre formation avec celle de répéter chaque année un cours plus court, car cette approche ne serait pas conforme à la loi. Nous vous encourageons plutôt à contacter l'un de nos chargés de clientèle, qui pourra vous aider à concevoir un programme répondant à vos objectifs de formation, que votre organisation juge opportun d'assigner une structure modulaire à votre formation sur l'ensemble de la période de deux ans, ou un cours plus long qui réponde à l'obligation de formation en une seule fois.
Syntrio est heureux de discuter des avantages d'une structure modulaire, tels que la flexibilité, et des inconvénients d'une telle approche (tels que les difficultés de suivi pour les individus et la perte de reconnaissance du contenu). Nous sommes impatients d'aider votre organisation à atteindre ses objectifs de formation pour 2021 et au-delà grâce à une approche unique de l'apprentissage en ligne et à une équipe d'experts qui vous aideront à vous orienter dans la bonne direction en ce qui concerne vos obligations dans une juridiction particulière.
Note de l'éditeur : cet article a été publié à l'origine sur Syntrio.com. En janvier 2024, Mitratech a acquis Syntrio, un fournisseur de premier plan de formations en matière d'éthique et de conformité, de prévention du harcèlement au travail et de solutions de signalement anonyme par hotline. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de solutions, l'évolution des réglementations en matière de conformité et les meilleures pratiques en matière d'éthique et de gestion des risques.
