Votre organisation est-elle prête à répondre à ces nouvelles exigences en matière de formation ?

En septembre 2023, le gouverneur de Californie Gavin Newsom a signé le projet de loi du Sénat 553 qui ajoute la section 6401.9 au code du travail californien. La nouvelle section du code du travail exige que les employeurs mettent en œuvre un plan de prévention de la violence au travail et fournissent une formation annuelle sur leur plan. La section 6401.9 entre en vigueur le 1er juillet 2024, et les employeurs seraient bien avisés de commencer à planifier la mise en œuvre d'un plan de prévention de la violence au travail et de former tous les employés à leur plan dès que possible[1].

La nouvelle loi californienne a suscité de nombreuses questions, ce qui n'est pas surprenant compte tenu des exigences ardues, du délai relativement court pour s'y conformer et de l'ambiguïté quant au délai réel pour se conformer à l'obligation de formation. Cet article tente de répondre aux questions les plus fréquentes concernant cette nouvelle loi. Syntrio vous invite à contacter un membre de notre équipe pour discuter de la manière dont notre cours de prévention de la violence au travail en Californie est conforme à la nouvelle loi et peut être personnalisé pour répondre aux besoins de votre secteur d'activité.

Questions fréquemment posées

1. Quelle est la date d'entrée en vigueur de la nouvelle loi ?

La section 6401.9(i) du code du travail californien stipule que les sous-sections (b) à (g) sont "opérationnelles" à compter du 1er juillet 2024. Étant donné que la sous-section (c) énonce les exigences du plan de prévention de la violence au travail et que la sous-section (e) énonce l'obligation de formation, il s'ensuit que les employeurs ont l'obligation d'établir un plan (et de dispenser une formation à ce sujet) à compter du 1er juillet 2024.

2. Quand le plan doit-il être mis en place (et quand la formation doit-elle être achevée) ?

Le paragraphe (c)(1)(A) exige des employeurs qu'ils "établissent, mettent en œuvre et maintiennent un plan efficace de prévention de la violence sur le lieu de travail". Le paragraphe (e)(2) exige des employeurs qu'ils fournissent une formation "lorsque le plan est établi pour la première fois et chaque année par la suite. . ." L'ambiguïté temporelle vient du fait que si les deux dispositions sont "opérationnelles" à partir du 1er juillet 2024, la loi elle-même ne précise pas quand le plan doit être mis en place et, par conséquent, le moment où l'obligation de formation est déclenchée n'est pas clair.

Pour des raisons de conformité, nous recommandons aux employeurs de former les membres de la main-d'œuvre couverte d'ici le 1er juillet 2024, afin de ne plus avoir à argumenter. Étant donné que l'obligation de formation est annuelle, toute clarté reçue peut être mise en œuvre dans les programmes de formation fournis en 2025 et au-delà.

3. Quels sont les employeurs couverts par la loi ?

La section 6401.9 du code du travail , sous-section (b)(1), stipule : "Cette section s'applique à tous les employeurs, employés, lieux de travail et logements fournis par l'employeur. La loi prévoit des exemptions spécifiques au paragraphe (b)(2). Les employeurs et les employés exemptés sont limités à ce qui suit :

• Certains établissements de soins de santé ;
• Certains organismes chargés de l'application de la loi ;
• les employés à distance (lorsque le lieu de travail n'est pas sous le contrôle de l'employeur) et
• Lieux de travail comptant moins de dix employés à un moment donné.

La loi s'applique de manière générale et la plupart des employeurs doivent élaborer et mettre en œuvre un plan de prévention de la violence au travail. Il doit également assurer une formation sur ce plan (ainsi que sur d'autres éléments requis par la loi).

4. Quels sont les éléments obligatoires du plan de prévention de la violence au travail ?

La loi exige des employeurs qu'ils "établissent, mettent en œuvre et maintiennent" un plan "efficace" de prévention de la violence au travail. Le plan doit comprendre tous les éléments suivants :

• Nom (et titre) de la (des) personne(s) chargée(s) de la mise en œuvre du plan ;
• Procédures pour les employeurs (et les employés) pour :
  • Impliquer activement les employés dans l'examen et le développement du plan.. ;
  • Accepter les signalements de violence sur le lieu de travail et y répondre.
  • Communiquer avec les employés sur la manière de signaler les incidents, de mener des enquêtes, d'informer les employés des résultats et des éventuelles mesures correctives ;
  • Répondre aux situations d'urgence liées à la violence sur le lieu de travail, qu'elles soient réelles ou potentielles ;
  • Identifier les risques sur le lieu de travail ;
  • créer une procédure d'intervention et d'enquête après l'incident, et
  • Donner aux employés la possibilité d'évaluer l'efficacité du plan.

De nombreux éléments du plan contiendront des informations destinées aux employés en rapport avec les programmes existants de sensibilisation à la violence au travail (y compris le cours de Syntrio sur le sujet). Nous vous recommandons vivement de suivre le cours de Syntrio sur la violence au travail pour vous rafraîchir la mémoire sur ces sujets, alors que votre organisation réfléchit à ce qu'il convient d'inclure dans le plan écrit avant de le communiquer à votre personnel.

5. Qu'est-ce qu'un registre des incidents violents ?

En vertu du SB 553, les employeurs doivent "consigner dans un registre des incidents violents" les informations relatives à chaque incident, intervention et enquête menée dans le cadre de leur plan de prévention de la violence sur le lieu de travail. Les informations à consigner dans le registre doivent inclure :

• La date, le lieu et l'heure de l'incident ;
• Le type de violence sur le lieu de travail qui s'est produit
• Description détaillée de l'incident ;
• Classification de l'auteur de la violence (par type tel que décrit dans la loi) ;
• Conséquences de l'incident :
• Informations sur la personne qui remplit le journal.

Le registre des incidents violents doit être conservé pendant au moins 5 ans et doit être mis à la disposition des employés pour qu'ils puissent en faire une copie gratuite.

6. Quelles sont les obligations de formation imposées à l'employeur ?

Les employeurs couverts doivent fournir une formation annuelle à leurs employés, à la fois lors de la mise en place du régime et chaque année par la suite. Le paragraphe (e)(2) indique les exigences en matière de formation et précise que la formation doit comprendre tous les éléments suivants :

• Les définitions et exigences de la section 6401.9 du code du travail ;
• Le plan de l'employeur, y compris la manière d'en obtenir gratuitement une copie et de participer à son élaboration et à sa mise en œuvre ;
• Le registre des incidents violents, son contenu et la procédure à suivre ;
• Comment signaler les incidents à l'employeur sans crainte de représailles ;
• Les risques de violence sur le lieu de travail spécifiques à l'emploi des salariés ;

Il doit être possible de poser des questions interactives à une personne connaissant bien le plan de l'employeur. Une nouvelle formation doit être dispensée en cas de découverte de nouveaux dangers (ou de dangers non reconnus auparavant) ou de modification du plan. Cette formation unique peut se limiter à la prise en compte du nouveau danger ou des modifications apportées au plan.

7. Quels sont les documents que l'employeur doit conserver ?

• Les dossiers relatifs à l'identification, à l'évaluation et à la correction des risques de violence sur le lieu de travail doivent être créés et conservés pendant au moins cinq ans .
• Des dossiers de formation doivent être créés et conservés pour un an et comprennent :
  • Dates de formation ;
  • Contenu ou résumé de la session de formation ;
  • Le nom et les qualifications des personnes chargées de la formation ;
  • Noms et fonctions des personnes participant aux sessions de formation.
• Les registres des incidents violents sont conservés pendant au moins cinq ans.
• Les dossiers relatifs aux enquêtes sur la violence au travail sont conservés pendant au moins cinq ans.

8. Quelle est la sanction en cas de non-respect de la section 6401.9 du code du travail ?

La nouvelle loi prévoit expressément l'émission d'une citation et de sanctions civiles en vertu du code du travail 6317 si les employeurs ne se conforment pas à cette section. En vertu de l'article 6317, les employeurs qui reçoivent une citation disposent d'un "délai raisonnable" pour réduire l'infraction présumée. Ainsi, bien que des sanctions soient prévues, ceux qui enfreignent les nouvelles règles peuvent avoir la possibilité de rectifier leurs erreurs à la suite d'une enquête et de l'émission d'une citation. Syntrio recommande néanmoins le respect anticipé des règles, à titre de meilleure pratique.

9. Comment Syntrio aborde-t-il la nouvelle loi californienne ?

Syntrio propose depuis des décennies des didacticiels sur la violence au travail qui sont à la pointe de l'industrie. En tant que leader dans ce domaine, nous apprécions les efforts déployés par le législateur californien pour que tous les employeurs puissent bénéficier de cette pratique pour des raisons de sécurité. Syntrio a conçu un cours qui répond aux exigences de la section 6401.9 du code du travail et qui peut être adapté à la fois au plan de l'employeur et à l'industrie. Syntrio mettra à jour son cours au fur et à mesure de l'apparition de nouveaux développements et de nouvelles réglementations, comme il le fait pour tout le matériel. Comme il existe une obligation de formation annuelle, Syntrio modifiera et mettra à jour régulièrement ce cours afin de garantir son actualité et sa fraîcheur.

Nous sommes heureux de pouvoir être votre partenaire dans votre engagement pour la sécurité de votre personnel. Syntrio vous recommande de contacter un membre de notre équipe dès aujourd'hui pour voir comment nous pouvons vous aider aujourd'hui et à l'avenir, non seulement en respectant les obligations de la loi californienne, mais aussi en vous aidant à protéger la sécurité de votre personnel, où qu'il se trouve.

[La nouvelle section du code du travail stipule que Cal/OSHA doit proposer des règlements d'application de cette loi (et clarifier ses exigences) avant le 31 décembre 2025 (à adopter avant le 31 décembre 2026), ce qui laisse planer une certaine ambiguïté quant à la date à laquelle la formation doit être achevée, mais étant donné que la loi entre en vigueur le 1er juillet 2024, Cal/OSHA pourrait certainement l'appliquer à ce moment-là. Les employeurs sont donc encouragés à utiliser les informations contenues dans la loi et à s'associer à un prestataire pour mettre en place un programme d'éducation à la prévention de la violence sur le lieu de travail avant le 1er juillet 2024, afin de se mettre en conformité.