Ist Ihr Unternehmen bereit, diese neuen Schulungsanforderungen zu erfüllen?

Im September 2023 unterzeichnete der Gouverneur von Kalifornien, Gavin Newsom, den Senatsgesetzentwurf 553 und fügte damit Abschnitt 6401.9 zum kalifornischen Arbeitsgesetz hinzu. Der neue Abschnitt des Arbeitsgesetzes verpflichtet Arbeitgeber dazu, einen Plan zur Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz zu implementieren und jährliche Schulungen zu diesem Plan anzubieten. Abschnitt 6401.9 tritt am 1. Juli 2024 in Kraft, und Arbeitgeber sollten so bald wie möglich mit der Planung der Umsetzung eines Plans zur Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz und der Schulung aller Mitarbeiter zu diesem Plan beginnen.[1]

Das neue kalifornische Gesetz hat zahlreiche Fragen aufgeworfen, was angesichts der hohen Anforderungen, der relativ kurzen Frist für die Umsetzung und der Unklarheit hinsichtlich des tatsächlichen Zeitplans für die Erfüllung der Schulungsanforderungen nicht verwunderlich ist. Dieser Artikel versucht, die häufig gestellten Fragen zu diesem neuen Gesetz zu beantworten. Syntrio lädt Sie ein, sich mit einem unserer Mitarbeiter in Verbindung zu setzen, um zu besprechen, wie unser branchenführender Kurs zur Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz in Kalifornien die neue Gesetzgebung erfüllt und an die Bedürfnisse Ihrer Branche angepasst werden kann.

Häufig gestellte Fragen

1. Wann tritt das neue Gesetz in Kraft?

Gemäß Abschnitt 6401.9(i) des kalifornischen Arbeitsgesetzes treten die Unterabschnitte (b) bis (g) „am und nach dem“ 1. Juli 2024 in Kraft. Da Unterabschnitt (c) die Anforderungen an den Plan zur Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz und Unterabschnitt (e) die Schulungspflicht festlegt, folgt daraus, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ab dem 1. Juli 2024 einen Plan zu erstellen (und Schulungen dazu durchzuführen).

2. Wann muss der Plan vorliegen (und wann muss die Schulung abgeschlossen sein)?

Unterabschnitt (c)(1)(A) verpflichtet Arbeitgeber dazu, „einen wirksamen Plan zur Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz zu erstellen, umzusetzen und aufrechtzuerhalten“. Unterabschnitt (e)(2) verpflichtet Arbeitgeber, Schulungen „bei der erstmaligen Erstellung des Plans und danach jährlich“ anzubieten. Die Unklarheit hinsichtlich des Zeitpunkts rührt daher, dass beide Bestimmungen zwar ab dem 1. Juli 2024 „in Kraft treten“, das Gesetz jedoch nicht festlegt, wann der Plan vorliegen muss, sodass unklar ist, wann die Schulungspflicht greift.

Zur Einhaltung der Vorschriften empfehlen wir Arbeitgebern, die betroffenen Mitarbeiter bis zum 1. Juli 2024 zu schulen , um Diskussionen zu vermeiden. Da die Schulungspflicht jährlich besteht, können alle gewonnenen Erkenntnisse in Schulungsprogrammen ab 2025 umgesetzt werden.

3. Welche Arbeitgeber fallen unter dieses Gesetz?

Abschnitt 6401.9 Unterabschnitt (b)(1) des Arbeitsgesetzbuchs besagt: „Dieser Abschnitt gilt für alle Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Arbeitsstätten und vom Arbeitgeber bereitgestellten Unterkünfte.“ Das Gesetz sieht in Unterabschnitt (b)(2) bestimmte Ausnahmen vor. Ausgenommen sind ausschließlich die folgenden Arbeitgeber und Arbeitnehmer:

• Bestimmte Gesundheitseinrichtungen;
• Bestimmte Strafverfolgungsbehörden;
• Remote-Mitarbeiter (wenn der Standort nicht unter der Kontrolle des Arbeitgebers steht) und
• Arbeitsstätten mit weniger als zehn Beschäftigten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt dort arbeiten.

Das Gesetz gilt allgemein, und die meisten Arbeitgeber müssen einen Plan zur Verhinderung von Gewalt am Arbeitsplatz erstellen und umsetzen. Außerdem müssen sie Schulungen zu diesem Plan (sowie zu anderen gesetzlich vorgeschriebenen Elementen) anbieten.

4. Was sind die erforderlichen Elemente des Plans zur Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz?

Das Gesetz verpflichtet Arbeitgeber dazu, einen „wirksamen“ Plan zur Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz „aufzustellen, umzusetzen und aufrechtzuerhalten“. Der Plan muss alle folgenden Elemente enthalten:

• Namen (und Titel) der für die Umsetzung des Plans verantwortlichen Person(en);
• Verfahren für Arbeitgeber (und Arbeitnehmer) zur:
  • Beziehen Sie die Mitarbeiter aktiv in die Überprüfung und Entwicklung des Plans ein.
  • Berichte über Gewalt am Arbeitsplatz annehmen und darauf reagieren.
  • Kommunizieren Sie mit den Mitarbeitern, wie Vorfälle gemeldet werden sollen, führen Sie Untersuchungen durch und informieren Sie die Mitarbeiter über die Ergebnisse und etwaige Korrekturmaßnahmen.
  • Reagieren Sie auf „tatsächliche oder potenzielle“ Notfälle aufgrund von Gewalt am Arbeitsplatz.
  • Gefahren am Arbeitsplatz identifizieren;
  • Erstellen Sie ein Verfahren für die Reaktion und Untersuchung nach einem Vorfall und
  • Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, die Wirksamkeit des Plans zu überprüfen.

Viele Elemente des Plans enthalten Informationen für Mitarbeiter zu bestehenden Schulungsprogrammen zum Thema Gewalt am Arbeitsplatz (einschließlich des Kurses von Syntrio zu diesem Thema). Wir empfehlen Ihnen dringend, die Kursunterlagen von Syntrio zum Thema Gewalt am Arbeitsplatz als Auffrischung zu diesen Themen zu nutzen, während Ihr Unternehmen überlegt, was in den schriftlichen Plan aufgenommen werden soll, bevor Sie ihn Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

5. Was ist ein Protokoll über gewalttätige Vorfälle?

Gemäß SB 553 müssen Arbeitgeber „Informationen in einem Protokoll über gewalttätige Vorfälle“ über jeden Vorfall, jede Reaktion und jede Untersuchung, die im Rahmen ihres Plans zur Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz durchgeführt wurde, aufzeichnen. Das Protokoll muss folgende Informationen enthalten:

• Datum, Ort und Uhrzeit des Vorfalls;
• Die Art der Gewalt am Arbeitsplatz, die stattgefunden hat
• Eine detaillierte Beschreibung des Vorfalls;
• Klassifizierung der Personen, die die Gewalttaten begangen haben (nach Art, wie im Gesetz beschrieben);
• Folgen des Vorfalls:
• Informationen über die Person, die das Protokoll ausfüllt.

Das Protokoll über gewalttätige Vorfälle muss mindestens 5 Jahre lang aufbewahrt werden und den Mitarbeitern zum kostenlosen Kopieren zur Verfügung gestellt werden.

6. Welche Schulungspflichten hat der Arbeitgeber?

Betroffene Arbeitgeber müssen ihren Mitarbeitern sowohl bei der erstmaligen Einrichtung des Plans als auch danach jährlich eine Schulung anbieten. Unterabschnitt (e)(2) enthält die Schulungsanforderungen und legt fest, dass die Schulung alle folgenden Elemente umfassen muss:

• Die Definitionen und Anforderungen von Abschnitt 6401.9 des Arbeitsgesetzbuchs ;
• Der Plan des Arbeitgebers, einschließlich Informationen darüber, wie Sie kostenlos eine Kopie erhalten und wie Sie an seiner Entwicklung und Umsetzung mitwirken können;
• Das Protokoll über gewalttätige Vorfälle und dessen erforderliche Inhalte und Verfahren;
• Wie man Vorfälle dem Arbeitgeber meldet, ohne Vergeltungsmaßnahmen befürchten zu müssen;
• Gewalt am Arbeitsplatz, die spezifisch für die Tätigkeiten der Mitarbeiter ist;

Es muss die Möglichkeit geben, interaktive Fragen an jemanden zu stellen, der sich mit dem Plan des Arbeitgebers auskennt. Wenn neue (oder zuvor nicht erkannte) Gefahren entdeckt werden (oder wenn Änderungen am Plan vorgenommen werden), muss eine neue Schulung angeboten werden. Diese spezielle Schulung kann sich auf die neue Gefahr oder die Änderungen am Plan beschränken.

7. Welche Unterlagen muss der Arbeitgeber aufbewahren?

• Aufzeichnungen über die Identifizierung, Bewertung und Behebung von Gefahren durch Gewalt am Arbeitsplatz müssen erstellt und mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden .
• Trainingsaufzeichnungen müssen erstellt und aufbewahrt werden für ein Jahr und umfasst:
  • Schulungstermine;
  • Inhalt oder Zusammenfassung der Schulung;
  • Namen und Qualifikationen der Personen, die die Schulung durchführen;
  • Namen und Berufsbezeichnungen der Personen, die an den Schulungen teilnehmen.
• Protokolle über gewalttätige Vorfälle sind mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren .
• Aufzeichnungen über Untersuchungen zu Gewalt am Arbeitsplatz sind mindestens fünf Jahre lang aufzubewahren .

8. Was ist die Strafe für die Nichteinhaltung von Abschnitt 6401.9 des Arbeitsgesetzbuches ?

Das neue Gesetz sieht ausdrücklich die Ausstellung einer Vorladung und zivilrechtliche Strafen gemäß Arbeitsgesetzbuch 6317 , wenn Arbeitgeber diesen Abschnitt nicht einhalten. Gemäß Abschnitt 6317 wird Arbeitgebern, denen eine Vorladung zugestellt wurde, eine „angemessene Frist” eingeräumt, um den mutmaßlichen Verstoß zu beheben. Obwohl also Strafen verhängt werden, haben diejenigen, die gegen die neuen Vorschriften verstoßen, nach einer Untersuchung und der Ausstellung einer Vorladung die Möglichkeit, ihre Fehler zu korrigieren. Dennoch empfiehlt Syntrio die vorzeitige Einhaltung der Vorschriften als bewährte Vorgehensweise.

9. Wie geht Syntrio mit dem neuen kalifornischen Gesetz um? 

Syntrio bietet seit Jahrzehnten branchenführende Schulungsmaterialien zum Thema Gewalt am Arbeitsplatz an. Als führendes Unternehmen in diesem Bereich begrüßen wir die Bemühungen des kalifornischen Gesetzgebers, diese Praxis aus Sicherheitsgründen allen Arbeitgebern zugänglich zu machen. Syntrio hat einen Kurs entwickelt, der die Anforderungen des Arbeitsgesetzbuchs Abschnitt 6401.9 erfüllt und sowohl an den Plan des Arbeitgebers als auch an die Branche angepasst werden kann. Bei neuen Entwicklungen und Vorschriften wird Syntrio seinen Kurs wie alle anderen Materialien aktualisieren. Da eine jährliche Schulungspflicht besteht, wird Syntrio diesen Kurs regelmäßig ändern und aktualisieren, um sicherzustellen, dass er aktuell und auf dem neuesten Stand ist.

Wir freuen uns über die Gelegenheit, Ihr Partner zu sein, wenn es um die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter geht. Syntrio empfiehlt Ihnen, sich noch heute mit einem unserer Mitarbeiter in Verbindung zu setzen, um zu erfahren, wie wir Ihnen jetzt und in Zukunft helfen können, indem wir nicht nur die Verpflichtungen des kalifornischen Gesetzes erfüllen, sondern Ihnen auch dabei helfen, die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten, wo auch immer sie sich befinden.

[1] Der neue Abschnitt des Arbeitsgesetzbuchs besagt, dass Cal/OSHA bis zum 31. Dezember 2025 (zur Verabschiedung bis zum 31. Dezember 2026) Vorschriften zur Umsetzung dieses Gesetzes vorschlagen (und Klarheit hinsichtlich seiner Anforderungen schaffen) soll, sodass eine gewisse Unklarheit darüber besteht, wann die Schulung abgeschlossen sein muss. Angesichts der Tatsache, dass das Gesetz am 1. Juli 2024 in Kraft tritt, könnte Cal/OSHA es zu diesem Zeitpunkt jedoch sicherlich durchsetzen. Daher werden Arbeitgeber aufgefordert, die Informationen in dem Gesetz zu nutzen und vor dem 1. Juli 2024 mit einem Anbieter ein Schulungsprogramm zur Prävention von Gewalt am Arbeitsplatz zu vereinbaren, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen.