¿Está su organización preparada para cumplir con estos nuevos requisitos de formación?

En septiembre de 2023, el gobernador de California, Gavin Newsom, firmó el proyecto de ley 553 del Senado , añadiendo la sección 6401.9 al Código Laboral de California. La nueva sección del Código Laboral exige a los empleadores implementar un plan de prevención de la violencia en el lugar de trabajo e impartir formación anual sobre dicho plan. La sección 6401.9 entrará en vigor el 1 de julio de 2024, por lo que sería aconsejable que los empleadores comenzaran a planificar la implementación de un plan de prevención de la violencia en el lugar de trabajo y a formar a todos los empleados sobre dicho plan lo antes posible.[1]

La nueva ley de California ha suscitado varias preguntas, lo cual no es sorprendente dados los arduos requisitos, el plazo relativamente corto para cumplirla y la ambigüedad sobre el calendario real para el cumplimiento del requisito de formación. Este artículo intenta responder a las preguntas más frecuentes sobre esta nueva ley. Syntrio le invita a ponerse en contacto con un miembro de nuestro personal para discutir cómo nuestro curso líder en el sector sobre prevención de la violencia en el lugar de trabajo en California cumple con la nueva ley y puede personalizarse para adaptarse a las necesidades de su sector.

Preguntas frecuentes

1. ¿Cuál es la fecha de entrada en vigor de la nueva ley?

La sección 6401.9(i) del Código Laboral de California establece que las subdivisiones (b) a (g) entrarán en vigor «a partir del» 1 de julio de 2024. Dado que el apartado (c) establece los requisitos del plan de prevención de la violencia en el lugar de trabajo y el apartado (e) establece la obligación de impartir formación, se deduce que los empleadores tienen la obligación de establecer un plan (e impartir formación al respecto) a partir del 1 de julio de 2024.

2. ¿Cuándo debe estar listo el plan (y cuándo debe completarse la formación)?

El inciso (c)(1)(A) exige a los empleadores «establecer, implementar y mantener un plan eficaz de prevención de la violencia en el lugar de trabajo». La subsección (e)(2) exige a los empleadores impartir formación «cuando se establezca el plan por primera vez y, a partir de entonces, con periodicidad anual...». La ambigüedad en cuanto al momento de aplicación se debe a que, aunque ambas disposiciones entrarán en vigor el 1 de julio de 2024, la ley en sí no especifica cuándo debe estar en vigor el plan y, por lo tanto, no queda claro cuándo se activa la obligación de impartir formación.

Para cumplir con la normativa, recomendamos que los empleadores formen a los miembros de la plantilla afectados antes del 1 de julio de 2024, con el fin de evitar discusiones. Dado que la obligación de formar es anual, cualquier aclaración recibida podrá implementarse en los programas de formación impartidos a partir de 2025.

3. ¿Qué empleadores están cubiertos por la ley?

La sección 6401.9, subsección (b)(1) del Código Laboral establece: «Esta sección se aplica a todos los empleadores, empleados, lugares de trabajo y viviendas proporcionadas por el empleador». La ley establece exenciones específicas en la subsección (b)(2). Los empleadores y empleados exentos se limitan a los siguientes:

• Ciertos centros de salud;
• Ciertos organismos encargados de hacer cumplir la ley;
• Empleados remotos (cuando la ubicación no está bajo el control del empleador) y
• Lugares de trabajo con menos de diez empleados trabajando en un momento dado.

La ley se aplica de manera general, y la mayoría de los empleadores deben formular e implementar un plan para prevenir la violencia en el lugar de trabajo. Además, deben proporcionar formación sobre el plan (así como sobre otros elementos exigidos por la ley).

4. ¿Cuáles son los elementos necesarios del plan de prevención de la violencia en el lugar de trabajo?

La ley exige a los empleadores «establecer, implementar y mantener» un plan «eficaz» de prevención de la violencia en el lugar de trabajo. El plan debe incluir todos los siguientes elementos:

• Nombres (y cargos) de las personas responsables de la ejecución del plan;
• Procedimientos para que los empleadores (y empleados) puedan:
  • Involucrar activamente a los empleados en la revisión y el desarrollo del plan.
  • Aceptar y responder a las denuncias de violencia en el lugar de trabajo.
  • Comunicarse con los empleados sobre cómo informar de los incidentes; llevar a cabo investigaciones; cómo se informará a los empleados de los resultados y de las medidas correctivas que se adopten.
  • Responder a emergencias «reales o potenciales» de violencia en el lugar de trabajo.
  • Identificar los riesgos en el lugar de trabajo;
  • Crear un procedimiento para la respuesta y la investigación posteriores al incidente, y
  • Permita a los empleados la oportunidad de revisar la eficacia del plan.

Muchos de los elementos del plan contendrán información para los empleados relacionada con los programas educativos existentes sobre violencia en el lugar de trabajo (incluido el curso de Syntrio sobre este tema). Recomendamos encarecidamente realizar el curso de Syntrio sobre violencia en el lugar de trabajo como repaso de estos temas mientras su organización decide qué incluir en el plan escrito antes de proporcionarlo a su plantilla.

5. ¿Qué es un registro de incidentes violentos?

Según la ley SB 553, los empleadores deben «registrar la información en un registro de incidentes violentos» sobre cada incidente, respuesta e investigación realizada en el marco de su plan de prevención de la violencia en el lugar de trabajo. La información que debe figurar en el registro debe incluir:

• La fecha, el lugar y la hora del incidente;
• El tipo de violencia laboral que se produjo
• Una descripción detallada del incidente;
• Clasificación de quién cometió la violencia (por tipo, tal y como se describe en la ley);
• Consecuencias del incidente:
• Información sobre la persona que completa el registro.

El registro de incidentes violentos debe conservarse durante un mínimo de 5 años y debe ponerse a disposición de los empleados para que puedan copiarlo gratuitamente.

6. ¿Cuáles son las obligaciones de formación que se imponen al empleador?

Los empleadores cubiertos deben proporcionar formación anual a los empleados tanto cuando se establece el plan por primera vez como posteriormente cada año. La subsección (e)(2) muestra los requisitos de formación y establece que la formación debe incluir todos los elementos siguientes:

• Las definiciones y requisitos de la Sección 6401.9 del Código Laboral ;
• El plan del empleador, incluyendo cómo obtener una copia sin costo alguno y cómo participar en su desarrollo e implementación;
• El registro de incidentes violentos y su contenido y procedimiento requeridos;
• Cómo informar de incidentes al empleador sin temor a represalias.
• Riesgos de violencia en el lugar de trabajo específicos para los puestos de los empleados;

Debe haber una oportunidad para realizar preguntas interactivas con alguien que conozca bien el plan del empleador. Se debe impartir nueva formación si se descubren nuevos riesgos (o riesgos no reconocidos anteriormente) o cuando se realicen cambios en el plan. Esta formación específica puede limitarse a abordar el nuevo peligro o las modificaciones del plan.

7. ¿Qué registros debe conservar el empleador?

• Los registros de identificación, evaluación y corrección de riesgos de violencia en el lugar de trabajo deben crearse y conservarse durante al menos cinco años.
• Se deben crear y mantener registros de formación para un año y deberá incluir:
  • Fechas de formación;
  • Contenido o resumen de la sesión de formación.
  • Nombres y cualificaciones de las personas que imparten la formación;
  • Nombres y cargos de las personas que asisten a las sesiones de formación.
• Los registros de incidentes violentos se conservarán durante un mínimo de cinco años.
• Los registros de las investigaciones sobre violencia en el lugar de trabajo se conservarán durante al menos cinco años.

8. ¿Cuál es la sanción por incumplir la sección 6401.9 del Código Laboral ?

La nueva ley prevé expresamente la emisión de una citación y sanciones civiles en virtud del Código Laboral 6317 si los empleadores no cumplen con esta sección. En virtud de la sección 6317, los empleadores a los que se les imponga una multa disponen de un «plazo razonable» para reducir la presunta infracción. Por lo tanto, aunque se imponen sanciones, quienes incumplan las nuevas normas pueden tener la oportunidad de rectificar sus errores tras una investigación y la imposición de una multa. No obstante, Syntrio recomienda el cumplimiento anticipado como buena práctica.

9. ¿Cómo está abordando Syntrio la nueva ley de California? 

Syntrio lleva décadas ofreciendo cursos líderes en el sector sobre violencia en el lugar de trabajo. Como líderes en este ámbito, valoramos los esfuerzos realizados por la legislatura de California para extender esta práctica a todos los empleadores como una cuestión de seguridad. Syntrio ha elaborado un curso que cumple los requisitos de la sección 6401.9 del Código Laboral y que se podrá personalizar tanto para el plan del empleador como para el sector. A medida que se produzcan nuevos avances y regulaciones, Syntrio actualizará su curso, al igual que hace con todo el material. Dado que existe un requisito de formación anual, Syntrio modificará y actualizará periódicamente este curso para garantizar que esté al día y sea actual.

Agradecemos la oportunidad de ser su socio en el compromiso con la seguridad de su personal. Syntrio recomienda ponerse en contacto con un miembro de nuestro personal hoy mismo para ver cómo podemos ayudarle ahora y en el futuro, no solo cumpliendo con las obligaciones de la legislación de California, sino también ayudándole a proteger la seguridad de su personal, independientemente de dónde se encuentre.

[1] La nueva sección del Código Laboral establece que Cal/OSHA propondrá regulaciones para implementar esta ley (y aclarará sus requisitos) antes del 31 de diciembre de 2025 (que se adoptarán antes del 31 de diciembre de 2026), por lo que existe cierta ambigüedad en cuanto a cuándo debe completarse la capacitación, pero dado que la ley entrará en vigor el 1 de julio de 2024, Cal/OSHA sin duda podría hacerla cumplir en ese momento. Por lo tanto, se anima a los empleadores a que utilicen la información contenida en la ley y se asocien con un proveedor para impartir un programa de formación sobre la prevención de la violencia en el lugar de trabajo antes del 1 de julio de 2024, con el fin de garantizar el cumplimiento de la ley.