Dans ces conditions, il n'est pas étonnant que les praticiens de l'action positive gémissent à la réception d'une liste d'annonces de programmation d'entreprise (CSAL). Pour ces raisons, les praticiens peuvent envisager d'examiner si, en appliquant les règles de l'OFCCP, le voyage d'audit est nécessaire. Il existe plusieurs solutions de rechange, qui ne sont pas généralement disponibles, mais qui méritent d'être envisagées au cas où.
Examinez la possibilité d'une rampe de sortie si votre employeur a un lieu de travail sur un nouveau CSAL. Même s'il s'avère qu'il n'y a pas d'échappatoire, l'examen sera un exercice utile qui vous aidera - ainsi que votre direction - à mieux comprendre la nature de vos obligations en matière d'action positive et l'importance de votre programme pour votre entreprise.
Avenues improbables
L'un des moyens - extrêmement rares - d'éviter un audit est la "dérogation pour installations séparées" prévue par le 41 CFR Sec. 60-1.5. Cette dérogation n'est possible que si l'OFCCP certifie que les installations d'un entrepreneur ou d'un sous-traitant sont "à tous égards". à tous égards séparées et distinctes" (c'est nous qui soulignons) de l'exécution de l'activité du contrat fédéral qui crée la juridiction sur d'autres sites.
L'OFCCP a pratiquement bloqué une autre voie de sortie. Avant l'administration Biden, l'Agence accordait des "fermetures administratives" (fermetures sans examen technique) pour les audits d'établissements (lieux de travail) de moins de 50 salariés. Désormais, l'administration Biden exige généralement un audit, même pour ces petits établissements.
Votre employeur est-il un entrepreneur fédéral est tenu de mettre en place un plan d'action positive ?
Les entrepreneurs comptant moins de 50 employés ne sont pas tenus de mettre en place des plans d'action positive (Affirmative Action Plans - AAP). Un contrat ou un contrat de sous-traitance doit s'élever à 50 000 dollars ou plus pour déclencher l'obligation d'élaborer et de maintenir un PAA en vertu du décret 11246 et de la section 503 de la loi sur la réadaptation de 1973. Un contrat de 150 000 dollars ou plus déclenche l'obligation d'élaborer et de maintenir un PAA en vertu de la loi de 1974 sur l'aide à la réadaptation des vétérans de l'ère vietnamienne (Vietnam Era Veterans' Readjustment Assistance Act). Voir le site web de l'OFCCP sur seuils juridictionnels.
Vérifiez si votre employeur a actuellement un ou plusieurs contrats ou sous-contrats fédéraux, si le ou les contrats sont ouverts, s'il y a des bons de commande en cours et si les obligations actuelles sont suffisamment importantes pour nécessiter un PAA. Utiliser USASPENDING.gov pour trouver ces informations. Veillez à effectuer une recherche sur toutes les raisons sociales que votre employeur est susceptible d'utiliser. S'il n'y a pas de contrat ouvert - si le travail est terminé ou s'il n'y a tout simplement pas de bon de commande ouvert - vous pouvez faire valoir que l'OFCCP n'est pas compétent. Assurez-vous que vos données sont correctement saisies sur le site web USASPENDING, car l'OFCCP examine ces informations lorsqu'il décide des installations à contrôler.
Même si vous avez conclu plusieurs contrats importants avec le gouvernement fédéral, il est bon de savoir d'où viennent les obligations de votre employeur. Au moins, vous pouvez signaler à la direction que votre programme permet à l'entreprise de conserver X centaines de milliers, X millions ou X gazillions de dollars de contrats fédéraux. (1)
Votre établissement doit-il figurer sur la liste d'annonces de programmation des entreprises (LPAE) ?
Lorsqu'un CSAL est publié, il convient d'examiner la méthodologie de l'OFCCP décrivant la manière dont il établit la liste afin de déterminer si votre audit correspond aux critères de sélection. Selon la dernière méthodologie publiée (septembre 2023), un établissement doit être retiré de la liste si le contrat fédéral concerné :
- A été attribué à un district scolaire ou à une entreprise de construction.
- Est un TRICARE est un contrat de soins de santé.
- Concerne le Programme de prestations de santé des anciens combattants.
La méthodologie exclut également le ré-audit des sites qui font actuellement l'objet d'un examen, qui ont récemment achevé leur examen ou qui font actuellement l'objet d'accords de conciliation portant sur des questions identifiées lors d'examens antérieurs.
"Revue de presse "Single Entity
Si votre employeur a conclu un ou plusieurs contrats fédéraux relevant de la compétence de l'OFCCP et que vous avez un établissement inscrit sur la CSAL, le travail sous contrat que vous avez identifié est-il pertinent pour l'établissement contrôlé ? Si ce n'est pas le cas, vous pouvez faire valoir que l'OFCCP ne devrait pas contrôler votre établissement.
Il se peut que le site examiné soit un centre d'appel pour les clients et que les contrats relevant de la compétence de l'OFCCP impliquent si peu d'activités en contact avec la clientèle que le travail dans le centre d'appel n'est pas pertinent pour eux. L'OFCCP peut alors traiter l'entité comme une unité distincte sans obligation de PAA - à moins que les activités de l'établissement restent, pour d'autres raisons, si "étroitement liées" à la société mère que les opérations forment une "entité unique". Pour déterminer s'il est compétent, l'OFCCP utilise un test de l'entité unique pour déterminer si :
- Les entités ont une propriété commune.
- Les entités ont des administrateurs et/ou des dirigeants communs.
- Une entité a de facto un contrôle quotidien sur l'autre par le biais de politiques, d'une gestion ou d'une supervision des opérations de l'entité.
- Les politiques du personnel des entités émanent d'une source commune ou centralisée.
- Les opérations des entités dépendent les unes des autres, par exemple, les services sont fournis principalement au profit d'une entité par une autre et/ou les deux entités partagent la gestion, les bureaux ou d'autres services.
Cette étape est délicate. Établissez autant de différences que possible entre l'établissement du CSAL et les établissements de votre programme qui travaillent sur des contrats fédéraux. Les arguments relatifs à la compétence sont complexes, il convient donc de s'appuyer sur un soutien juridique.
Conclusion
N'attendez pas la prochaine série de CSAL pour comprendre en profondeur les raisons pour lesquelles votre employé est, ou n'est pas, tenu de maintenir un PAA. Examinez à l'avance les raisons qui pourraient vous permettre d'éviter le contrôle de certains lieux de travail.
Coordonnez-vous avec les RH et les secteurs d'activité pour comprendre la nature de vos contrats et sous-subventions. Conservez ces informations pour un usage ultérieur. Cela vous aidera à présenter vos arguments de compétence sur la base de votre compréhension des activités quotidiennes de votre employeur, plutôt que de vous fier aux détails trouvés dans USASPENDING, qui peuvent ne pas être exacts ou à jour.
Si un établissement de votre programme figure sur une nouvelle CSAL, dépoussiérez votre examen de l'historique des contrats, examinez la méthodologie de sélection des CSAL de l'OFCCP pour les mises à jour, et examinez les éventuels problèmes d'"employeur unique" pour déterminer si votre établissement figure bien sur la liste.
Si vous êtes sur un CSAL et qu'il y a une bretelle de sortie, prenez-la.
- De nombreux appels d'offres exigent la certification du statut d'entrepreneur fédéral pour permettre à une entreprise de soumettre une offre. Il est bon de comptabiliser le montant des contrats pour lesquels votre employeur pourrait soumissionner parce que vous êtes titulaire d'un PAA. Pour les entreprises fédérales de taille moyenne ou grande, ce chiffre peut être impressionnant. Un chiffre élevé est une bonne publicité pour l'utilité du programme que vous maintenez.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
