Pour la gestion des politiques, donner aux employés les outils pour réussir

Dans la deuxième partie de cette série de six articles, nous allons examiner l'importance de veiller à ce qu'un outil de gestion des politiques soit facile à utiliser pour vos employés, en particulier lorsqu'il s'agit de lire, d'attester et de trouver des politiques.

Nous savons tous combien il est important que les employés restent engagés lorsqu'ils sont au travail, et l'un des moyens d'y parvenir est de leur donner accès à des outils qui leur permettent de réussir. Cela s'applique tout particulièrement à la communication et à la diffusion des politiques au sein d'une organisation. Constatez-vous que vos employés n'adhèrent pas aux politiques, et que cela est lié à la manière dont ils interagissent avec elles ?

L'expérience de la conformité de la politique du personnel

• Notifications : Comment la solution fait-elle savoir à quelqu'un qu'il a une politique à lire ? Le moyen le plus simple est d'envoyer un courriel automatique, mais il faut veiller à ce que ce courriel soit facilement configurable afin qu'il ait la bonne image de marque et le bon message. Réfléchissez également au fonctionnement des notifications de rappel. Il serait très utile de pouvoir utiliser des formulations différentes en fonction de la proximité de l'échéance. Quelle que soit la manière dont les employés sont informés, il doit être très simple pour eux de naviguer vers les politiques à lire - d'un simple clic.
• Lecture des politiques : Une fois que les employés savent qu'ils ont une ou plusieurs politiques à lire, comment ces politiques leur sont-elles présentées ? L'idéal est d'avoir une interface simple qui répertorie les politiques, la date limite à laquelle chaque politique doit être lue et les coordonnées de la personne à contacter en cas de questions. La date limite est importante pour les employés, car elle leur permet de classer les politiques par ordre de priorité en fonction du temps dont ils disposent, afin de s'assurer qu'ils ne manquent aucune échéance importante. Lorsqu'un employé lit une politique, celle-ci doit être clairement affichée, avec un minimum de distractions - comme le fait d'être obligé de zoomer sur son écran pour lire un texte trop petit.

[bctt tweet="39% des employés se disent frustrés par leur logiciel et leur technologie au travail." via="no"]

• Attestation des politiques : Un employé a lu une politique, que faire ensuite ? Il doit disposer d'un moyen simple pour attester électroniquement qu'il a bien reçu et lu la politique. La manière de procéder doit être intuitive pour les employés, par exemple en cliquant simplement sur un bouton.
• Trouver des politiques : Qu'en est-il lorsqu'un employé a besoin de se référer à une politique pour en vérifier le contenu ? Vous ne voulez pas que cette tâche soit onéreuse et compliquée, sinon vous risquez que les employés suivent une version périmée d'une politique parce qu'ils ne peuvent pas trouver la dernière version. Votre solution de gestion des politiques doit permettre aux employés d'effectuer des recherches à partir de mots-clés, en consultant le contenu des politiques, de sorte qu'ils n'aient pas besoin de se souvenir des titres ou des descriptions.
• La formation : Enfin, parlons de la formation. Vous ne voulez pas avoir à former tous vos employés à la lecture, à l'attestation et à la recherche de politiques. Vous devez donc trouver une solution facile à déployer dans l'ensemble de votre organisation, quel que soit le nombre d'employés ou leur lieu de travail. La gestion des polices ne doit pas nécessiter de formation de la part de l'utilisateur final. Le résultat final est que vos employés peuvent immédiatement commencer à utiliser la solution de gestion des polices et vous n'avez pas besoin d'un délai en raison de classes ou d'instructions spéciales.

N'oubliez pas que les employés n'utiliseront pas la solution tous les jours. Il est donc important de choisir un outil de gestion des politiques qui soit intuitif et qui ne provoque pas de frustration lorsque les employés doivent l'utiliser. Lorsqu'il est demandé de lire et d'approuver une politique, il doit être aussi simple de recevoir une notification, de naviguer jusqu'à la politique, de la lire et de donner une attestation électronique. Pensez au nombre de clics nécessaires - moins il y en a, mieux c'est.

Rejoignez-moi la semaine prochaine pour la troisième partie de cette série, où nous nous pencherons à nouveau sur la facilité d'utilisation, mais du point de vue des propriétaires et des administrateurs de polices. Nous examinerons l'importance de choisir un système de gestion des polices qui soit simple à maintenir et à gérer.