在本系列六部曲的第二部分，我们将探讨确保政策管理工具便于员工使用的重要性，尤其是在阅读、证明和查找政策时。
我们都知道，让 员工在工作时 保持参与感有多么重要，而实现这一点的方法之一就是让他们获得能让他们取得成功的工具。 这一点在组织内部沟通和分发政策时非常适用。您是否发现您的员工没有签署政策，这是否与他们与政策的互动方式有关？
软件效率如何影响参与度
根据牛津经济研究院（Oxford Economics）的数据，超过三分之一的员工（39%）表示，他们对工作中的软件和技术感到沮丧。在美国，只有另外 39% 的员工表示，他们在工作场所拥有的任何技术方面都得到了充分的培训。
在 系列的第一篇博客中中，我谈到了软件工具如何需要高效--员工完成日常任务需要多少时间？需要点击多少次？这一点在选择政策管理工具时绝对适用，因为阅读和证明政策对工作日造成的干扰最小化非常重要，否则你可能会发现员工会忽略这些合规任务。
让我们探讨一下在选择政策管理解决方案时，围绕员工体验应该考虑的五个方面 。
员工政策合规经验
- 通知：解决方案如何让别人知道他们有一份政策需要阅读？最简单的方法是自动发送一封电子邮件，但要确保这封电子邮件易于配置，以便具有正确的品牌和信息。此外，还要考虑提醒通知应如何工作。如果能够根据截止日期的临近程度使用不同的措辞，将非常有用。无论员工收到怎样的通知，他们都可以非常简单地导航到需要阅读的政策--只需单击一下即可。
- 阅读政策：一旦员工知道他们有一项或多项政策需要阅读，如何向他们显示这些政策？理想情况下，你需要一个简单的界面，列出政策、每项政策需要阅读的截止日期，以及员工如有任何疑问应该联系谁的详细信息。截止日期对员工来说非常重要，因为这可以让他们根据自己的时间安排政策的优先次序，确保不会错过任何关键的截止日期。当员工阅读政策时，政策应清晰显示，尽量减少分心--例如被迫缩放屏幕以阅读过小的文本。
[bctt tweet="39%的员工表示对工作中的软件和技术感到沮丧" via="no"]
- 证明政策：员工已经阅读了政策，接下来该怎么办？他们需要一种简单的方式，以电子方式证明已收到并阅读了政策。对于员工来说，这种方式应该是直观的，比如只需点击一个按钮。
- 查找政策：当员工需要查阅政策内容时怎么办？你不希望这是一项繁琐复杂的任务，否则员工就有可能因为找不到最新版本而遵循过时的政策。政策管理解决方案应允许员工根据关键字进行搜索，查看政策内容，这样他们就不需要记住标题或描述。
- 培训：最后，让我们谈谈培训。您不希望对所有员工进行如何阅读、证明和查找政策的培训。因此，您需要找到一种易于在整个企业部署的解决方案，无论有多少员工或他们在哪里。您的政策管理不需要任何终端用户培训。最终结果是，您的员工可以立即开始使用政策管理解决方案，您不需要因为特殊课程或说明而耽误时间。
请记住，员工不会每天都使用该解决方案。 因此，选择 政策管理工具因此，选择一款直观且在员工需要使用时不会产生挫败感的政策管理工具非常重要。当被要求阅读和确认一项政策时，应该像收到通知、导航到政策、阅读政策和提供电子证明一样简单。看看需要点击多少次--越少越好。
下周，我们将再次从保单所有者和管理员的角度探讨易用性问题。我们将探讨选择一个易于维护和管理的保单管理系统的重要性。
