Votre prochaine solution GRC : Pourquoi la facilité d'utilisation est essentielle

L'étude 2019 GRC Market Analysis, Trends, Sizing, Forecasting & Segmentation de Michael Rasmussen, expert en GRC, a révélé que le critère le plus important lors de l'achat d'une solution de GRC est la facilité d'utilisation .

En effet, l'expérience utilisateur de ces solutions est généralement médiocre, ce qui se traduit par des processus fastidieux et un manque d'adhésion de la part des parties prenantes dans l'ensemble de l'entreprise.

Dans cette série de blogs, nous allons nous concentrer et explorer cinq des principaux domaines dans lesquels il est important qu'un logiciel de gestion des politiques soit facile à utiliser.

Qu'entend-on par "facilité d'utilisation" ?

Mais avant d'explorer ces cinq domaines fondamentaux en détail, qu'entendons-nous par "facilité d'utilisation" ? La norme 9241 de l'Organisation internationale de normalisation (ISO) donne une définition de la "facilité d'utilisation" :

"La mesure dans laquelle un produit peut être utilisé par des utilisateurs spécifiés pour atteindre des objectifs spécifiés avec efficacité, efficience et satisfaction dans un contexte d'utilisation spécifié".

Oui, il s'agit de la quantité d'efforts nécessaires pour utiliser l'outil, mais il s'agit aussi de la facilité avec laquelle l'outil peut être intégré dans l'organisation et utilisé en même temps que les outils existants. Il est également important de ne pas oublier la facilité de travailler avec le fournisseur.

Mesurer la valeur de l'engagement GRC

Michael Rasmussen mesure la valeur de l'engagement GRC autour des éléments d'efficience, d'efficacité et d'agilité. Examinons ces trois éléments plus en détail :

• Efficace : Combien de temps, de clics ou de pages consultées faut-il pour accomplir les tâches courantes ? La solution doit fournir la bonne information, au bon moment, aux bons employés, dans un format simple et intuitif.
• Efficacité : avec quelle précision les tâches peuvent-elles être accomplies ? Vous devez vous assurer que vos employés comprennent les politiques de l'organisation et qu'ils peuvent facilement identifier les éventuels sujets de préoccupation (par exemple, l'absence d'adhésion à une politique particulière). Vous devez également veiller à ce que ces politiques soient contrôlées et gérées à tous les niveaux de l'entreprise. Cela permet d'améliorer la conformité et de réduire les risques dans l'ensemble de l'organisation.
• Agile : à quelle vitesse pouvez-vous répondre à un changement dans l'organisation ? Vous avez besoin d'un outil qui peut facilement évoluer avec vous, qu'il s'agisse de conseiller les employés sur une réglementation modifiée ou d'étendre l'utilisation de la solution.

Les cinq domaines clés de la facilité d'utilisation

Dans cette série d'articles, nous allons donc nous concentrer sur les cinq domaines clés suivants pour faciliter l'utilisation lors du choix d'une solution de gestion des politiques :

• Facilité d'utilisation pour les utilisateurs finaux : Vos employés doivent pouvoir accéder aux informations relatives aux politiques aussi rapidement et facilement que possible, tout en sachant si une action est requise, telle que l'attestation.
• Facilité d'utilisation pour les propriétaires et les administrateurs de politiques : Ils ont besoin d'un outil simple à utiliser lorsqu'il est temps pour eux de réviser une politique, et de s'assurer que toutes les parties prenantes peuvent facilement prendre part au processus de révision.
  
• Facilité de formation : Il est important de mettre en place un système qui nécessite un minimum de formation afin d'être opérationnel le plus rapidement possible.
• Facilité de déploiement : Afin d'obtenir l'adhésion de l'ensemble de l'organisation, votre solution de gestion des politiques doit être rapide à déployer pour que les employés l'utilisent dans les semaines qui suivent l'achat - et non dans les mois (ou même les années) qui suivent.
• Facilité de développement continu : Les propriétaires et les administrateurs des polices doivent pouvoir gérer le système dès le premier jour, le configurer et le maintenir sans avoir à demander l'aide d'un fournisseur.

La mise en œuvre d'un outil de gestion des politiques exige de tous les membres de votre organisation qu'ils modifient leur comportement et leurs habitudes. Tout ce que vous pouvez faire pour faciliter ce changement ne peut que susciter une réaction positive et l'adhésion de toutes les parties prenantes. Les employés doivent être impliqués dans le logiciel, et non frustrés, sinon vous ne ferez qu'accroître les risques pour l'organisation en vous appuyant sur un outil qui ne donne pas les résultats escomptés.

La semaine prochaine, nous commencerons par Facilité d'utilisation pour les utilisateurs finauxnous verrons pourquoi il est impératif de rendre la gestion des politiques aussi intuitive et facile que possible pour vos employés lors de l'évaluation et de la mise en œuvre d'une solution.

[bctt tweet="Les employés doivent s'impliquer dans un outil de gestion des politiques, et non être frustrés par celui-ci." via="yes"]