Le CSAL est une « notification de courtoisie » que l'Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) met à disposition afin de fournir aux entrepreneurs fédéraux « un préavis d'au moins 45 jours pour se préparer à l'examen de conformité et [d'encourager] les entrepreneurs à profiter de l'aide à la conformité offerte par l'OFCCP ».
En 2019, l'OFCCP a informé à l'avance les entrepreneurs fédéraux de 4 000 contrôles de conformité. Cela comprenait 500 contrôles axés sur les sections 503 et 500 de la VEVRAA, conçus comme des audits simplifiés, et 500 contrôles de conformité véritablement simplifiés.
Il semble que l'Agence ait mis plus de temps que prévu pour mener à bien les examens ciblés. Les visites obligatoires sur place se sont avérées chronophages, même lorsque la COVID a imposé des réunions virtuelles. Le rapport interne complexe que les agents de conformité remplissent pour les examens ciblés semble également avoir ralenti le processus. L'Agence vient tout juste de terminer les audits de sa liste de 2019.
En 2020, l'OFCCP a émis des CSAL faisant état de 2 250 contrôles. En mars dernier, cependant, le directeur Yang a retiré de cette liste les contrôles ciblés et les vérifications de conformité « approvisionnement et services ». Il ne reste donc plus que 700 établissements à contrôler. (Les contrôles de conformité dans le secteur de la construction n'ont pas été affectés.)
Le rapport CSAL 2021 publié au début du mois ne fait état que de 750 audits. Il ne comprend aucun examen ciblé ni contrôle de conformité.
Pourquoi les CSALS deviennent-ils de plus en plus petits ?
Au cours des dix dernières années, les effectifs de l'OFCCP ont diminué de plus de 40 % et son budget est resté stagnant. L'administration Biden propose d'augmenter les effectifs de l'OFCCP de 188 personnes et son budget d'un tiers, passant de 105 millions de dollars à 140 millions de dollars. La Chambre des représentants a approuvé ce budget le 9 juillet. Il serait peut-être prudent pour l'agence de ne pas voir trop grand en publiant un CSAL 2021 important.
Cependant, il se peut que le problème ne se limite pas au budget et aux effectifs. Peut-être que l'histoire est sur le point de se répéter.
En 2003, une administration républicaine a adopté un processus de « gestion active des dossiers » utilisant une forme abrégée d'audit sur dossier qui permettait de clore rapidement la plupart des examens. En 2010, sous Obama, l'Agence est passée à une « application active des dossiers » qui, en pratique, signifiait un examen complet pour chaque audit. Sous la direction de M. Leen, l'agence, à nouveau sous contrôle républicain, a abandonné l'application active des dossiers au profit d'un mélange d'audits standard « d'approvisionnement et de services », d'examens ciblés et d'examens de conformité. L'agence semble désormais revenir, comme le font généralement les administrations démocrates, à des audits complets. Dans sa déclaration budgétaire pour 2022, l'OFCCP justifie la suppression des types d'examens accélérés du CSAL 2020 comme suit : « Ce changement a permis à l'OFCCP d'allouer stratégiquement ses ressources limitées à des évaluations de conformité complètes » (c'est nous qui soulignons). L'utilisation du mot « complet » par l'OFCCP en dit long. Des audits complets, tout le temps ?
L'administration actuelle en est encore à ses débuts. La voie à suivre par l'OFCCP n'est peut-être pas encore toute tracée. Une forme d'examen ciblé pourrait faire son retour, et devrait peut-être le faire, sans visite sur place, avec moins de données et en mettant davantage l'accent sur l'efficacité des programmes des entrepreneurs fédéraux pour remédier à la sous-représentation. Comme toujours, il existe une solution gagnant-gagnant.
À la fin du mandat d'Obama, les entrepreneurs fédéraux s'inquiétaient de ce qu'ils considéraient souvent comme des audits excessivement longs, au cours desquels l'OFCCP se perdait dans les détails. Espérons que ce passé ne soit pas sur le point de se répéter.
Félicitations à l'OFCCP pour avoir continué à publier les CSAL à titre gracieux pour les entrepreneurs. Les CSAL donnent aux entrepreneurs un avantage considérable pour se préparer à l'audit. Une fois de plus, l'Agence déclare qu'elle n'enverra pas de lettre de programmation avant 45 jours après la publication du CSAL (1er juillet 2021). Cela aussi est apprécié.
Ne manquez pas le prochain article du blog Circa sur la préparation de votre prochain audit. (Si votre employeur ne figure pas sur la liste CSAL 2021, utilisez les conseils du blog pour vous aider à répondre aux exigences obligatoires d'auto-évaluation de votre programme.)
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
