Le FCCM ne crée pas de nouveaux droits ou exigences juridiques. Il fournit des orientations procédurales et techniques basées sur les procédures et processus actuels de l'agence. Il vise à « accroître l'efficacité et la cohérence entre les bureaux régionaux et locaux de l'agence ».
Pour vous familiariser avec le FCCM, certes volumineux, et les autres documents d'accompagnement, voici un aperçu du guide, de son utilisation et des autres documents connexes, ainsi que des éléments qui vous aideront le mieux à élaborer vos plans d'action positive.
Éléments essentiels du FCCM
Le FCCM comprend huit chapitres, une liste de mots et expressions clés, un glossaire et plusieurs annexes. Concentrez-vous sur le chapitre 1. Il traite des éléments indispensables d'un plan d'action positive et décrit comment l'OFCCP évalue les éléments spécifiques d'un plan lors d'un audit documentaire.
Le rapport d'évaluation de la conformité aux normes (SCER), annexes A-1 et A-2 du FCCM, est également un document utile à consulter. Le SCER est le document de procédure que les CO doivent remplir lors de l'audit documentaire. Il sert de cadre à l'OFCCP pour mener un audit documentaire et, le cas échéant, effectuer un contrôle sur site.
Extrait du SCER
Pour ceux qui découvrent la pratique de la discrimination positive, le FCCM fournit de bonnes informations générales, par exemple dans la section 1F00 sur le profil organisationnel et la section 1F01 sur les groupes professionnels. Le FCCM contient des « conseils pratiques » utiles, notamment :
- La section 1F02(c) fait référence au « nombre de méthodes » qu'un entrepreneur peut utiliser pour déterminer si les femmes ou les minorités sont sous-représentées. (Parfois, les responsables de la conformité insistent sur le fait que le seul test qu'ils utilisent pour déterminer la représentation est le seul test approprié.)
- La section 1N00 stipule qu'« il est important de noter que le fait de constater une concentration ou une sous-représentation ne signifie pas qu'il y ait discrimination. Cela indique simplement qu'une enquête plus approfondie est nécessaire. » (Les CO confondent parfois statistiques et preuves.)
- La section IB04 décrit une norme pour les clôtures administratives (clôtures accordées sans examen par vérification documentaire) pour les motifs suivants : « Par exemple, le contractant pourrait affirmer que l'établissement est fermé, qu'il fait partie d'un accord FAAP approuvé ou qu'il ne dispose pas d'un contrat fédéral suffisamment important ou du nombre d'employés requis pour déclencher les exigences AAP de l'OFCCP. Le contractant peut également informer le CO que moins de 24 mois se sont écoulés depuis qu'il a reçu une lettre de clôture de l'OFCCP pour une évaluation de conformité antérieure ou depuis la fin de la période de surveillance d'un CA [accord de conciliation] ou d'un décret de consentement qu'il a conclu avec l'OFCCP pour remédier aux violations découvertes lors d'une évaluation antérieure. »
- La section 1L00, « Analyse des progrès réalisés par rapport aux objectifs », résume la manière dont les entrepreneurs doivent entreprendre et rendre compte des efforts de bonne foi qu'ils sont tenus de déployer pour traiter les questions de représentation et autres questions liées au plan :
Par « spécifique », l'OFCCP exige que les programmes décrivent de manière détaillée les mesures que le contractant prendra, qui est responsable de la mise en œuvre de ces mesures et quand celles-ci seront réalisées. Les programmes « axés sur les résultats » sont ceux dont la bonne exécution est susceptible d'entraîner une augmentation de la participation des minorités ou des femmes, ou des deux, dans le département, le groupe professionnel, le programme de formation ou tout autre domaine problématique identifié. Les programmes axés sur l'action doivent être suffisants, s'ils sont mis en œuvre avec succès, pour atteindre les objectifs fixés. Les entrepreneurs doivent décrire ces programmes dans le PAA.
Par exemple, si un entrepreneur identifie le manque de femmes dans un emploi comme un problème, il doit également identifier les raisons de cette absence. Les raisons identifiées peuvent inclure les horaires de travail rigides, l'impact ou l'application des politiques en matière de congés, le manque de recrutement, le manque de formation, l'absence de parcours professionnel ou d'échelle menant à l'emploi, un environnement de travail hostile aux femmes ou la discrimination à l'embauche. Pour remédier à un problème identifié, l'entrepreneur doit mettre en place des programmes axés sur l'action afin d'éliminer ou de minimiser les raisons pour lesquelles les femmes sont défavorisées. Une fois pleinement mis en œuvre, ces programmes axés sur l'action devraient se traduire par une augmentation de la représentation des femmes dans le poste identifié comme problématique.
Le SCER exige que le CO identifie « les domaines dans lesquels des objectifs ont été fixés mais n'ont pas été atteints ». Préparez donc une analyse similaire à celle ci-dessus pour les domaines dans lesquels vous n'avez pas progressé vers les objectifs fixés.
Éléments des directives abrogées intégrés dans le FCCM
En mars 2022, l'OFCCP a publié la directive 2022-02 « Évaluations efficaces de la conformité et application » abrogeant les directives de l'ère Trump DIR-2018-06, DIR 2020-02, DIR 2021-02 et DIR 2018-08 (la dernière étant « Transparence dans les activités de l'OFCCP »). En particulier, l'abrogation de la « directive sur la transparence » a suscité des inquiétudes quant à la possibilité que l'OFCCP partage moins d'informations que par le passé. Cependant, la directive DIR 2022-02 stipule que « l'OFCCP continuera également à communiquer régulièrement avec les entrepreneurs à chaque étape d'une évaluation de conformité » (c'est nous qui soulignons) et précise que les révisions du FCCM intègrent bon nombre des exigences des directives abrogées.
Le FCCM contient de nombreuses références aux communications entre le CO et le contractant (sections IB00, IB04, 1F00, 1F01, 1F05, etc.), mais la plupart concernent le lancement d'un audit et la vérification de l'exhaustivité des documents soumis pour l'audit sur dossier. La transparence est particulièrement importante lorsque, conformément à la section 1C04 « Demandes de données supplémentaires » du FCCM, le CO demande de nouveaux détails « afin de clarifier les informations fournies par le contractant pour l'audit documentaire ». Le FCCM précise utilement que « cette demande de documents supplémentaires doit inclure le motif de la demande, être raisonnablement adaptée aux domaines concernés et prévoir un délai raisonnable pour y répondre ». Si vous avez des questions, si vous ne comprenez pas ou si vous avez une réponse convaincante à la question soulevée dans la demande d'informations, parlez-en au CO. Conformément à ce qui précède, vous devriez recevoir une réponse et disposer d'un délai raisonnable pour préparer votre réponse !
Si la communication est sporadique, envisagez de contacter le médiateur de l'OFCCP. Vous ne serez pas seul : un tiers des demandes adressées à ce médiateur concernent des questions de transparence et la mise en place de délais raisonnables pour répondre aux demandes d'informations.
Différences d'opinion
L'examen de l'équité salariale est un sujet de désaccord entre la déclaration de la FCCM sur les pratiques de l'OFCCP et l'avis de nombreux consultants auprès de la communauté des entrepreneurs.
Les critiques saluent la déclaration figurant à la section IP00 selon laquelle « l'OFCCP suit la norme du titre VII qui consiste à comparer des travailleurs se trouvant dans une situation similaire afin d'établir un cas de discrimination en matière de rémunération ». La position de l'OFCCP, décrite à la section IP03, selon laquelle l'agence peut « regrouper » (combiner) « des employés de plusieurs postes, unités, catégories et/ou groupes professionnels afin d'effectuer une analyse de régression, avec des contrôles statistiques ajoutés si nécessaire pour s'assurer que les travailleurs se trouvent dans des situations similaires », suscite des inquiétudes. Le titre VII exige de commencer par comparer des employés ayant des responsabilités professionnelles similaires dès le départ, sans utiliser de statistiques pour tenter d'ajuster les différences. Si l'OFCCP rejette les regroupements que vous utilisez dans votre analyse salariale, il peut avoir de bonnes raisons, mais envisagez de faire appel à un professionnel pour vérifier.
Changements à venir pour le FCCM ?
Le Bureau de la gestion et du budget (OMB) n'a pas encore donné suite aux demandes de l'OFCCP de l'ère Biden visant à annuler les modifications apportées sous l'ère Trump à la réglementation sur les fournitures et les services et à modifier la lettre de planification et la liste détaillée. Pour l'instant, la version actuelle du FCCM reflète la manière dont l'OFCCP est censé contrôler les entrepreneurs.
Si l'OMB approuve ces changements de pratique, beaucoup de choses vont changer. Par exemple, les changements proposés par l'OFCCP exigeraient des entrepreneurs qu'ils fournissent de nombreuses données et analyses à l'appui dès le début d'un audit documentaire. Cela représenterait un changement important par rapport à la procédure décrite à la section 1C04, qui prévoit la fourniture de détails à l'appui sur demande. Consultez le blog de Circa qui décrit la portée de ces changements de pratique, changements qui pourraient nécessiter une réécriture du FCCM s'ils sont approuvés.
Conclusion
Le fait de montrer comment les CO doivent procéder à l'examen des audits rend le FCCM très important. L'autre objectif du FCCM, qui consiste à « offrir aux entrepreneurs et sous-traitants concernés davantage de transparence, de certitude et de clarté concernant les procédures et processus de base de l'OFCCP », est également crucial. Si vous avez un plan en cours d'audit, veuillez utiliser le FCCM à cette fin.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
