La FCCM no crea nuevos derechos ni requisitos legales. Proporciona orientación técnica y sobre procedimientos basada en los procedimientos y procesos actuales de la agencia. Su objetivo es «aumentar la eficiencia y la coherencia en todas las oficinas regionales y locales de la agencia».
Para familiarizarse con el extenso FCCM y otros documentos de apoyo, aquí tiene una descripción general de la guía, cómo utilizarla y otros materiales relacionados, y qué es lo que mejor respaldará sus planes de acción afirmativa.
Elementos esenciales del FCCM
El FCCM tiene ocho capítulos, una lista de palabras y frases clave, un glosario y varios anexos. Concéntrese en el capítulo 1. En él se abordan los componentes necesarios de un plan de acción afirmativa y se describe cómo la OFCCP evalúa los elementos específicos del plan durante la auditoría documental.
El Informe de evaluación del cumplimiento de las normas (SCER), apéndices A-1 y A-2 de la FCCM, también es un buen documento con el que familiarizarse. El SCER es el documento de proceso que los CO deben completar durante la auditoría documental. Se convierte en el marco de la OFCCP para llevar a cabo una auditoría documental y, cuando procede, una revisión in situ.
Extracto del SCER
Para aquellos que se inician en la práctica de la acción afirmativa, el FCCM ofrece una buena visión general, por ejemplo, en la sección 1F00 sobre el perfil organizativo y en la sección 1F01 sobre los grupos de puestos de trabajo. Entre los «consejos prácticos» útiles que incluye el FCCM se encuentran los siguientes:
- La sección 1F02(c) hace referencia al «número de métodos» que un contratista puede utilizar para determinar si las mujeres o las minorías están infrarrepresentadas. (A veces, los responsables de cumplimiento insisten en que la única prueba adecuada para determinar la representación es la que ellos utilizan).
- La sección 1N00 establece que «es importante señalar que la identificación de una concentración o una representación insuficiente no significa que exista discriminación. Es solo un indicador de que se justifica una investigación más profunda». (Los CO a veces confunden las estadísticas con pruebas).
- La sección IB04 describe una norma para los cierres administrativos (cierres concedidos sin revisión de auditoría documental) por motivos que incluyen: «Por ejemplo, el contratista podría afirmar que el establecimiento está cerrado, que forma parte de un acuerdo FAAP aprobado o que no tiene un contrato federal lo suficientemente grande ni el número de empleados necesario para activar los requisitos del AAP de la OFCCP. El contratista también podría informar al CO de que han pasado menos de 24 meses desde que recibió una carta de cierre de la OFCCP por una evaluación de cumplimiento anterior o desde el final del período de supervisión de un CA [Acuerdo de Conciliación] o decreto de consentimiento que firmó con la OFCCP para remediar las infracciones descubiertas durante una evaluación anterior».
- La sección 1L00, «Análisis del progreso de los objetivos», resume cómo llevar a cabo y comunicar los esfuerzos de buena fe que los contratistas deben realizar para abordar cuestiones relacionadas con la representación y otros aspectos del plan:
Por «específico», la OFCCP exige que los programas describan con cierto detalle qué medidas tomará el contratista, quién es responsable de tomarlas y cuándo se llevarán a cabo. Los programas «orientados a resultados» son aquellos en los que la ejecución adecuada del programa probablemente conducirá a un aumento de la participación de minorías o mujeres, o ambas, en el departamento, grupo de trabajo, programa de formación u otra área problemática identificada. Los programas orientados a la acción deben ser suficientes, si se implementan con éxito, para alcanzar los objetivos establecidos. Los contratistas deben describir estos programas en el AAP.
Por ejemplo, si un contratista identifica la falta de mujeres en un puesto de trabajo como un área problemática, también debe identificar las razones de dicha ausencia. Las razones identificadas podrían incluir horarios de trabajo rígidos, el impacto o la aplicación de políticas de permisos, la falta de contratación, la falta de formación, la ausencia de una trayectoria profesional o de una escalera que conduzca al puesto de trabajo, un entorno laboral hostil para las mujeres o la discriminación en la contratación. Para remediar un problema identificado, el contratista debe establecer programas orientados a la acción para eliminar o minimizar las razones por las que las mujeres se ven afectadas negativamente. Los programas orientados a la acción, cuando se aplican plenamente, deben dar lugar a un aumento de la representación de las mujeres en el puesto de trabajo identificado como un problema.
El SCER exige que el CO identifique «las áreas en las que se establecieron objetivos pero no se alcanzaron». Por lo tanto, prepare un análisis basado en el anterior en el que no se haya mostrado ningún progreso hacia los objetivos.
Elementos de directivas derogadas incorporados al FCCM
En marzo de 2022, la OFCCP publicó la Directiva 2022-02 «Evaluaciones y aplicación efectivas del cumplimiento», que deroga las Directivas DIR-2018-06, DIR 2020-02, DIR 2021-02 y DIR 2018-08 (esta última, «Transparencia en las actividades de la OFCCP») de la era Trump. En particular, la derogación de la «Directiva sobre transparencia» suscitó la preocupación de que la OFCCP compartiera menos información que en el pasado. Sin embargo, la DIR 2022-02 establece que «la OFCCP también seguirá manteniendo una comunicación regular con los contratistas en cada fase de la evaluación del cumplimiento» (énfasis añadido), y afirma que las revisiones del FCCM incorporan muchos de los requisitos de las directivas derogadas.
El FCCM contiene numerosas referencias a las comunicaciones entre el CO y el contratista (secciones IB00, IB04, 1F00, 1F01, 1F05, etc.), pero la mayoría se refieren al inicio de una auditoría y a garantizar que la presentación de la auditoría documental esté completa. La transparencia es especialmente importante cuando, de conformidad con la sección 1C04 del FCCM, «Solicitudes de datos adicionales», el CO solicita nuevos detalles «para aclarar la información proporcionada por el contratista para la auditoría documental». El FCCM establece de forma útil que «esta solicitud de registros complementarios debe incluir el motivo de la solicitud, estar razonablemente adaptada a las áreas de interés y conceder un plazo razonable para responder». Si tiene alguna duda, no entiende o tiene una respuesta convincente sobre lo que se plantea en la solicitud de información, hable con el CO. Según lo anterior, debería recibir una respuesta y se le concederá un plazo razonable para preparar su respuesta.
Si la comunicación es irregular, considere ponerse en contacto con el Defensor del Pueblo de la OFCCP. No estará solo: un tercio de las remisiones de este mediador de la OFCCP se refieren a cuestiones de transparencia y al establecimiento de plazos razonables para responder a las solicitudes de información.
Diferencias de opinión
La revisión de la igualdad salarial es un área de desacuerdo entre la declaración de la FCCM sobre la práctica de la OFCCP y la opinión de muchos consultores de la comunidad de contratistas.
Los críticos aplauden la declaración de la sección IP00 en la que se afirma que «la OFCCP sigue la norma del Título VII de comparar a trabajadores en situaciones similares para determinar si existe discriminación salarial». Existe preocupación por la posición de la OFCCP, descrita en la sección IP03, de que la Agencia puede «agregar» (combinar) «empleados de múltiples puestos, unidades, categorías y/o grupos de trabajo para realizar un análisis de regresión, con controles estadísticos añadidos según sea necesario para garantizar que los trabajadores se encuentren en situaciones similares». El Título VII exige comenzar comparando a los empleados que tienen responsabilidades laborales similares desde el principio, sin utilizar estadísticas para intentar ajustar las diferencias. Si la OFCCP rechaza las agrupaciones que usted utiliza en su análisis salarial, puede que tenga buenas razones para ello, pero considere la posibilidad de recurrir a ayuda profesional para verificarlo.
¿Próximos cambios en el FCCM?
La Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB) aún no ha respondido a las solicitudes de la OFCCP de la era Biden de revertir los cambios de la era Trump en la normativa sobre suministro y servicios y de modificar la carta de programación y la lista detallada. Por el momento, la versión actual del FCCM refleja cómo se supone que la OFCCP debe auditar a los contratistas.
Si la OMB aprueba los cambios en las prácticas, habrá muchos cambios. Por ejemplo, los cambios propuestos por la OFCCP exigirían a los contratistas proporcionar una gran cantidad de datos y análisis justificativos al inicio de una auditoría documental. Esto supondría un cambio significativo con respecto al procedimiento descrito en la sección 1C04, que consiste en proporcionar detalles justificativos cuando se soliciten. Consulte el blog de Circa, en el que se describe el alcance de estos cambios en las prácticas, cambios que podrían requerir una reescritura del FCCM si se aprueban.
Conclusión
Mostrar cómo deben llevar a cabo las revisiones de auditoría los CO hace que el FCCM sea muy importante. La otra intención del FCCM, «proporcionar a los contratistas y subcontratistas cubiertos más transparencia, certeza y claridad sobre los procedimientos y procesos básicos de la OFCCP», también es crucial. Si tiene un plan en proceso de auditoría, utilice el FCCM para tal fin.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
