El FCCM no crea nuevos derechos o requisitos legales. Proporciona orientaciones técnicas y de procedimiento basadas en los procedimientos y procesos actuales de la agencia. Su objetivo es "aumentar la eficiencia y la coherencia en todas las oficinas regionales y locales de la agencia."
Para familiarizarse con el aunque extenso FCCM y otros documentos de apoyo, he aquí una visión general de la guía, cómo utilizarla y otros materiales relacionados, y qué es lo que mejor apoyará sus Planes de Acción Afirmativa.
Elementos esenciales del FCCM
El FCCM consta de ocho capítulos, una lista de palabras y frases clave, un glosario y varios anexos. Concéntrese en el Capítulo 1. En él se abordan los componentes necesarios de un plan de acción afirmativa y se describe el modo en que la OFCCP evalúa los elementos específicos del plan durante la auditoría documental.
El Informe estándar de evaluación del cumplimiento (SCER), Apéndices A-1 y A-2 del FCCM, también es un buen documento con el que familiarizarse. El SCER es el documento de proceso que las OC deben completar durante la auditoría documental. Se convierte en el marco de la OFCCP para llevar a cabo una auditoría de gabinete y, cuando corresponda, realizar una revisión in situ.
Extracto de SCER
Para los que se inician en la práctica de la discriminación positiva, el MCEF contiene buena información general, por ejemplo, la sección 1F00 sobre el perfil organizativo y la sección 1F01 sobre los grupos profesionales. En el FCCM se incluyen detalles útiles como "indicadores prácticos":
- La sección 1F02(c) hace referencia al "número de métodos" que un contratista puede utilizar para determinar si las mujeres o las minorías están infrarrepresentadas. (A veces, los responsables del cumplimiento insisten en que la única prueba que utilizan para determinar la representación es la única adecuada).
- La sección 1N00 establece que "es importante señalar que la identificación de una concentración o infrarrepresentación no significa que exista discriminación. Es sólo un indicador de que está justificada una investigación más a fondo". (Las OC a veces confunden estadísticas con pruebas).
- La sección IB04 esboza una norma para los cierres administrativos (cierres concedidos sin revisión de auditoría de escritorio) por motivos que incluyen: "Por ejemplo, el contratista podría afirmar que el establecimiento está cerrado, que el establecimiento forma parte de un acuerdo FAAP aprobado o que no tiene un contrato federal lo suficientemente grande o el número de empleados necesario para activar los requisitos AAP de la OFCCP. El contratista también podría informar al OC de que han transcurrido menos de 24 meses desde que recibió una carta de cierre de la OFCCP por una evaluación de cumplimiento anterior o desde que finalizó el período de supervisión de un AC [Acuerdo de Conciliación] o decreto de consentimiento que suscribió con la OFCCP para subsanar las infracciones descubiertas durante una evaluación anterior".
- La sección 1L00, "Análisis del progreso de los objetivos", resume cómo emprender e informar de los esfuerzos de buena fe que los contratistas deben realizar para abordar la representación y otras cuestiones del plan:
Por "específicos", la OFCCP exige que los programas describan con cierto detalle qué medidas tomará el contratista, quién es responsable de tomarlas y cuándo se llevarán a cabo. Los programas "orientados a los resultados" son aquellos en los que la correcta ejecución del programa conducirá probablemente a un aumento de la participación de las minorías o de las mujeres, o de ambas, en el departamento, grupo de trabajo, programa de formación u otra área problemática identificada. Los programas orientados a la acción deben ser suficientes, si se aplican con éxito, para lograr sus objetivos declarados. Los contratistas deberán describir estos programas en el PAA.
Por ejemplo, si un contratista identifica la falta de mujeres en un puesto de trabajo como un área problemática, también deberá identificar las razones de la ausencia de mujeres. Las razones identificadas podrían incluir la rigidez de los horarios de trabajo, el impacto o la aplicación de las políticas de permisos, la falta de contratación, la falta de formación, la ausencia de una trayectoria profesional o de una escalera que conduzca al puesto, un entorno de trabajo hostil a las mujeres o la discriminación en la contratación. Para remediar un área problemática identificada, el contratista debe establecer programas orientados a la acción para eliminar o minimizar las razones por las que las mujeres se ven afectadas negativamente. Los programas orientados a la acción, una vez aplicados en su totalidad, deben dar lugar a un aumento de la representación de las mujeres en el puesto de trabajo identificado como área problemática.
El SCER exige al CO que identifique "las áreas en las que se establecieron objetivos pero no se alcanzaron". Así pues, prepare un análisis siguiendo el modelo anterior en el que no se muestren avances hacia los objetivos.
Elementos de las Directivas derogadas incorporados al FCCM
En marzo de 2022 OFCCP emitió la Directiva 2022-02 "Evaluaciones de Cumplimiento Efectivas y Aplicación" rescindiendo las Directivas de la era Trump DIR-2018-06, DIR 2020-02, DIR 2021-02, y DIR 2018-08 (la última es "Transparencia en las Actividades de OFCCP"). En particular, la rescisión de la "Directiva de Transparencia" suscitó la preocupación de que la OFCCP compartiría menos información que en el pasado. Sin embargo, el DIR 2022-02 afirma que "la OFCCP también continuará participando en la comunicación regular con los contratistas en cada fase de una evaluación de cumplimiento" (énfasis añadido), y afirma que las revisiones del FCCM incorporan muchos de los requisitos de las Directivas rescindidas.
La FCCM contiene muchas referencias a las comunicaciones entre la OC y el contratista (secciones IB00, IB04, 1F00, 1F01, 1F05, etc.), pero la mayoría se refieren al inicio de una auditoría y a garantizar que la presentación de la auditoría documental esté completa. La transparencia es especialmente importante cuando, de conformidad con la Sección 1C04 del FCCM "Solicitudes de datos adicionales", la OC solicita nuevos detalles "para aclarar la información facilitada por el contratista para la auditoría documental". La FCCM establece que "esta solicitud de registros suplementarios debe incluir la base de la solicitud, ajustarse razonablemente a las áreas de preocupación y permitir un tiempo razonable para responder". Si tiene dudas, no entiende o no tiene una respuesta convincente sobre lo que se plantea en la solicitud de información, hable con el jefe de servicio. De acuerdo con lo anterior, debería recibir una respuesta y se le debería conceder un plazo razonable para preparar su respuesta.
Si la comunicación es irregular, considere la posibilidad de ponerse en contacto con el Defensor del Pueblo de la OFCCP. No será el único: un tercio de las consultas de este solucionador de problemas de la OFCCP se refieren a cuestiones de transparencia y al establecimiento de plazos de respuesta razonables a las solicitudes de información.
Diferencias de opinión
La revisión de la equidad salarial es un área de desacuerdo entre la declaración de la FCCM sobre la práctica de la OFCCP y la opinión de muchos consultores de la comunidad de contratistas.
Los críticos aplauden la afirmación de la Sección IP00 de que "la OFCCP sigue la norma del Título VII de comparar trabajadores en situación similar para establecer un caso de discriminación retributiva". Preocupa la postura de la OFCCP, esbozada en la Sección IP03, de que la Agencia puede "agregar" (combinar) "empleados de múltiples títulos de trabajo, unidades, categorías y/o grupos de trabajo para realizar un análisis de regresión, con controles estadísticos añadidos según sea necesario para garantizar que los trabajadores están situados de forma similar". El Título VII exige empezar por comparar a los empleados que tienen responsabilidades laborales similares desde el principio, no utilizar estadísticas para intentar ajustar las diferencias. Si la OFCCP rechaza las agrupaciones que usted utiliza en su análisis salarial, puede tener buenas razones, pero considere la posibilidad de obtener ayuda profesional para verificarlo.
¿Próximos cambios en el FCCM?
La Oficina de Gestión y Presupuesto (OMB) aún no ha actuado sobre las solicitudes de la OFCCP de la era Biden para revertir los cambios de la era Trump a la regulación de Suministro y Servicio y para cambiar la Carta de Programación y la Lista Detallada. Por el momento, la versión actual del FCCM refleja cómo se supone que la OFCCP debe auditar a los contratistas.
Si la OMB aprueba los cambios de prácticas, muchas cosas cambiarán. Por ejemplo, los cambios propuestos por la OFCCP obligarían a los contratistas a suministrar voluminosos datos y análisis justificativos al inicio de una auditoría documental. Esto supondría un cambio significativo con respecto al procedimiento descrito en la sección 1C04, consistente en facilitar datos justificativos previa solicitud. Véase el blog de Circa en el que se describe el alcance de estos cambios prácticos, cambios que podrían requerir una nueva redacción del FCCM si se aprueban.
Conclusión
Mostrar cómo las OC deben llevar a cabo la revisión de auditoría hace que el FCCM sea muy importante. La otra intención del FCCM, "proporcionar a los contratistas y subcontratistas cubiertos más transparencia, certeza y claridad sobre los procedimientos y procesos básicos de la OFCCP" también es crucial. Si tiene un plan sometido a auditoría, utilice el FCCM a tal efecto.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
