Il est impossible de prédire ce que l'avenir réserve à votre entreprise, mais il est possible de s'y préparer. C'est pourquoi il est essentiel d'investir dans un plan de continuité des activités et une gestion de la continuité des activités solides afin de maintenir la santé de votre entreprise et d'assurer sa résilience.
S'il est évident quela continuité des activités est essentiellepour protéger vos intérêts, il peut être difficile de savoir par où commencer. C'est là qu'intervient le logiciel de gestion de la continuité des activités (BCM).
Le logiciel BCM est un excellent moyen de tirer le meilleur parti de votre analyse d'impact sur les activités (BIA). Il vous aide à rester organisé, précis et efficace.
Vous ne savez pas par où commencer ? Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur les logiciels de continuité des activités et sur la manière dont ils peuvent vous aider à rester sur la bonne voie dans votre planification de la continuité des activités.
Comment Continuity Software contribue-t-il à la planification de la continuité des activités ?
La gestion de la continuité des activités dépend des détails de nombreux scénarios différents, mais il peut être difficile de les suivre manuellement. C'est pourquoi investir dans un logiciel de gestion de la continuité des activités est une pratique exemplaire dans le secteur.
Au lieu de vous obliger à créer un système à partir de zéro ou à tout mémoriser par vous-même, le logiciel de continuité vous guide tout au long du cycle de vie du BCM et vous aide à vous assurer que votre plan d'intervention d'entreprise est conforme aux normes en vigueur.
Qu'est-ce que le cycle de vie de la gestion de la continuité des activités (GCA) ?
Six étapesdu cycle de vie de la GCA sont généralement reconnues dans l'ensemble du secteur. Il s'agit des étapes suivantes :
- Comprendre l'entreprise/l'organisation
- Créer une politique/structure pour la gestion des programmes
- Élaborer un plan d'intervention pour les scénarios potentiels
- Testez ce plan.
- Maintenir le plan et le réviser si nécessaire pour garantir sa conformité.
- Créer une culture BCM au sein de l'entreprise/organisation
C'est une tâche considérable, même avec un seul scénario. Mais lorsque vous commencez à examiner les nombreux plans d'intervention différents que vous devrez mettre en place, les avantages d'un système qui vous permet d'accéder facilement aux documents et aux dossiers et d'enregistrer vos plans deviennent de plus en plus évidents.
Utilisation d'un logiciel de gestion pour assurer la continuité des activités
Comprendre les avantages liés à l'utilisation d'un logiciel métier pour guider vos efforts de planification des mesures d'urgence est une chose, mais savoir comment mettre en œuvre et utiliser cette technologie en est une autre. Si vous ne disposez pas encore d'un tel système, vous vous demandez peut-être par où commencer. Nous allons vous expliquer ci-dessous comment utiliser ce logiciel à chaque étape du cycle de vie de la gestion de la continuité des activités (BCM).
Comprendre l'entreprise/l'organisation
Dans cette partie du cycle de vie de la GCA, vous devrez vous plonger dans les procédures opérationnelles standard (SOP) de l'entreprise afin de comprendre son fonctionnement et les risques associés à chaque scénario prévu. La réalisation d'une analyse d'impact sur les activités (AIA) est un excellent moyen de donner un sens à tous ces détails.
Une fois que vous avez examiné les procédures opérationnelles standard et que vous avez une idée de l'impact de chaque scénario que vous prévoyez (incendies, tremblements de terre, épidémies, etc.), vous devez consigner vos conclusions. Vous pouvez facilement le faire à l'aide d'un outil tel quePreparis, qui vous permet de conserver tous vos documents et rapports essentiels en un seul endroit.
Créer une politique/structure pour la gestion des programmes
Maintenant que vous avez effectué vos recherches et que vous comprenez mieux le fonctionnement interne de votre entreprise, il est temps d'utiliser les informations que vous avez recueillies grâce à l'analyse d'impact sur les activités pour élaborer un plan. Pour ce faire, vous aurez besoin d'un logiciel complet tel que RecoveryPlanner.
Ces programmes vous permettent de respecter votre budget en réduisant les coûts liés aux consultants et à la main-d'œuvre d'une équipe BCM importante. Ils vous permettent de vous concentrer sur l'élaboration de votre plan et d'obtenir les commentaires et l'adhésion des autres services avec lesquels vous devrez coordonner vos efforts.
Lorsque vous lancez votre plan de continuité des activités, vous pouvez utiliser un logiciel BCM pour mettre en place des procédures opérationnelles standardisées (SOP) pour l'ensemble du projet et pour chaque service dont vous avez besoin d'un retour d'information. Une fois la structure générale mise en place, le logiciel BCM vous aidera à rationaliser le reste du processus.
Élaborer un plan d'intervention pour des scénarios spécifiques
Cette étape du cycle de vie correspond à ce que la plupart des gens imaginent lorsqu'ils entendent parler de « continuité des activités ». Il s'agit essentiellement d'élaborer des plans d'intervention spécifiques pour tous les scénarios auxquels vous devez vous préparer.
Le logiciel BCM vous aide à regrouper tous vos plans d'intervention BCM en un seul endroit et à vous assurer que vos équipes disposent de toutes les informations nécessaires en cas d'événement imprévu. Vous pourrez également attribuer des tâches spécifiques à différents chefs d'équipe et services, ce qui peut contribuer à encourager une plus grande participation (et un meilleur soutien) de la part deséquipes de direction.
Lorsqu'un incident survient et que votre équipe doit intervenir, vous pouvez utiliser un programme tel que Preparis Incident Manager pour suivre l'avancement du plan et les tâches restant à accomplir. Nos tableaux de bord intuitifs vous permettent d'évaluer la situation en un coup d'œil, vous évitant ainsi de perdre un temps précieux à vérifier auprès de chaque service ou équipe qu'ils sont bien sur la bonne voie.
Testez votre plan
Il ne suffit pas d'élaborer un plan d'intervention détaillé. Vous devrez également tester régulièrement votre plan afin de vous assurer qu'il ne présente aucune lacune et que votre équipe est en mesure de le suivre et de communiquer efficacement.
Plusieurs aspects importants doivent être pris en compte lors du test de votre plan d'intervention. Cependant, l'un des plus importants est de vous assurer que votre équipe reçoit les alertes rapidement.
AvecPreparis Alerts, vous pouvez vous assurer que vos employés reçoivent les notifications le plus rapidement possible. Notre système offre également l'avantage d'une communication bidirectionnelle. En cas de catastrophe naturelle telle qu'un tremblement de terre ou un incendie, vos employés pourront répondre à votre alerte et vous informer qu'ils sont en sécurité.
Vous pouvez envoyer ces communications via n'importe quelle plateforme de communication utilisée par votre entreprise, ce qui permet de réduire le temps nécessaire pour informer et tenir vos employés à jour.
Maintenir le plan et le renouveler si nécessaire
Une fois que vous avez élaboré votre plan et que vous l'avez testé pour vous assurer qu'il contient toutes les informations nécessaires, vous devrez encore prévoir du temps pour le réviser et le mettre à jour afin de vous assurer qu'il reste conforme aux meilleures pratiques du secteur et aux exigences réglementaires.
Le logiciel Preparis vous alertera des procédures qui doivent être révisées, éliminant ainsi le besoin d'effectuer des vérifications manuelles. Vous pourrez ainsi consacrer ce temps à l'élaboration de nouvelles politiques et procédures ou à la formation de votre personnel sur les plans d'intervention qui ont déjà été approuvés.
Bien que la majeure partie de la planification incombe toujours au service BCM, vous pouvez contribuer à accroître la participation des autres employés en leur attribuant des tâches qui les encouragent à rester à la hauteur de leur rôle dans un plan d'intervention. Il peut s'agir simplement de leur rappeler de mettre à jour ou de confirmer certaines informations chaque année, ou d'examiner de manière plus approfondie certaines politiques et procédures. Vous pouvez également déléguer des tâches spécifiques à d'autres services ou chefs d'équipe.
Créer une culture de continuité des activités
Une fois vos plans de continuité des activités mis en place, vous devez encore vous assurer que votre entreprise est prête à faire face à toute surprise qui pourrait se présenter. C'est pourquoi il est essentiel d'instaurer une culture de continuité des activités au sein de votre entreprise.
Bien que cela puisse inclure des formations pour vos plans d'intervention (comme des exercices d'évacuation en cas d'incendie ou de tornade ), ces activités ne doivent pas se limiter à cela. Vous devez encourager votre équipe à interagir autant que possible avec le plan de gestion de la continuité des activités afin de vous assurer qu'elle connaît bien les procédures de l'entreprise et qu'elle est prête à agir à tout moment.
En plus d'assigner à vos employés certaines tâches qui les encouragent à interagir davantage avec leur rôle spécifique, vous pouvez utiliser les nombreuses informations recueillies par Preparis pour partager des données visuelles concernant les risques d'exposition de l'entreprise ou les progrès et améliorations réalisés.
Vous pouvez filtrer ces informations par service ou par membre de l'équipe afin de voir l'impact direct de leur travail sur la protection de l'entreprise et les utiliser dans les mises à jour trimestrielles pour saluer leurs efforts.
Assurez-vous que votre entreprise est protégée
Créer et maintenir un plan de continuité des activités est un défi, mais vous n'avez pas à le relever seul. Preparis dispose de nombreuses ressources qui vous aideront à assurer la préparation et la protection de votre entreprise, quels que soient les risques auxquels vous êtes confronté.
Vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont Preparis peut aider à protéger votre entreprise ?Contactez-nous dès aujourd'huipour en savoir plus sur notre technologie !
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
