Es ist unmöglich, die Zukunft Ihres Unternehmens vorherzusagen, aber es ist möglich, dafür zu planen. Deshalb ist es unerlässlich, in einen soliden Business-Continuity-Plan und ein Business-Continuity-Management zu investieren, um Ihr Unternehmen gesund zu halten und seine Widerstandsfähigkeit sicherzustellen.
Es mag zwar offensichtlich sein, dassdie Geschäftskontinuitätfür den Schutz Ihrer Interessenvon entscheidender Bedeutung ist, doch kann es schwierig sein, zu wissen, wo man anfangen soll. Hier kommt die Business Continuity Management (BCM)-Software ins Spiel.
BCM-Software ist eine hervorragende Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrer Business Impact Analysis (BIA) herausholen. Sie hilft Ihnen dabei, alles organisiert, genau und effizient zu halten.
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Lesen Sie weiter, um mehr über Business-Continuity-Software zu erfahren und zu erfahren, wie sie Ihnen dabei helfen kann, Ihre Business-Continuity-Planung auf Kurs zu halten.
Wie hilft Continuity Software bei der Planung der Geschäftskontinuität?
Das Business Continuity Management hängt von den Details vieler verschiedener Szenarien ab, aber diese manuell zu verfolgen, kann eine schwierige Aufgabe sein. Deshalb ist die Investition in BCM-Software eine bewährte Vorgehensweise in der Branche.
Anstatt Sie zu zwingen, ein System von Grund auf neu aufzubauen oder sich alles selbst zu merken, führt Sie die Kontinuitätssoftware durch den BCM-Lebenszyklus und hilft Ihnen dabei, sicherzustellen, dass Ihr Unternehmensreaktionsplan den Compliance-Vorschriften entspricht.
Was ist der BCM-Lebenszyklus?
Sechs Teiledes BCM-Lebenszyklus sind in der Branche allgemein anerkannt. Diese sind:
- Das Unternehmen/die Organisation verstehen
- Erstellen Sie eine Richtlinie/Struktur für das Programmmanagement.
- Entwickeln Sie einen Reaktionsplan für mögliche Szenarien.
- Testen Sie diesen Plan.
- Halten Sie den Plan ein und überprüfen Sie ihn bei Bedarf, um die Einhaltung sicherzustellen.
- Schaffung einer BCM-Kultur innerhalb des Unternehmens/der Organisation
Das ist schon bei einem einzigen Szenario eine ziemliche Herausforderung. Wenn man sich jedoch die vielen verschiedenen Notfallpläne ansieht, die man bereithalten muss, werden die Vorteile eines Systems, mit dem man auf Dokumente und Aufzeichnungen zugreifen und seine Pläne einfach protokollieren kann, immer deutlicher.
Einsatz von Management-Software für die Geschäftskontinuität
Die Vorteile des Einsatzes von Unternehmenssoftware für die Planung Ihrer Reaktionsmaßnahmen zu erkennen, ist eine Sache, aber zu wissen, wie diese Technologie implementiert und genutzt werden kann, ist eine andere. Wenn Sie noch kein System haben, fragen Sie sich vielleicht, wo Sie anfangen sollen. Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie diese Software in jedem Abschnitt des BCM-Lebenszyklus einsetzen können.
Das Unternehmen/die Organisation verstehen
In diesem Teil des BCM-Lebenszyklus müssen Sie sich intensiv mit den Standardarbeitsanweisungen (SOPs) des Unternehmens befassen, um zu verstehen, wie es funktioniert und welche Risiken für jedes geplante Szenario bestehen. Die Durchführung einer BIA ist eine hervorragende Möglichkeit, all diese Details zu verstehen.
Nachdem Sie die SOPs überprüft haben und sich ein Bild von den Auswirkungen jedes von Ihnen geplanten Szenarios (Brände, Erdbeben, Epidemien usw.) gemacht haben, müssen Sie Ihre Ergebnisse dokumentieren. Dies können Sie ganz einfach mit einem Tool wiePreparis tun, mit dem Sie alle wichtigen Dokumente und Berichte an einem Ort aufbewahren können.
Erstellen Sie eine Richtlinie/Struktur für das Programmmanagement.
Nachdem Sie nun Ihre Recherchen abgeschlossen haben und die internen Abläufe Ihres Unternehmens besser verstehen, ist es an der Zeit, die aus der Business-Impact-Analyse gewonnenen Informationen zu nutzen, um einen Plan zu erstellen. Dazu benötigen Sie ein umfassendes Softwareprogramm wie RecoveryPlanner.
Mit diesen Programmen können Sie Ihr Budget einhalten, da Sie die Kosten für Berater und die Arbeit eines umfangreichen BCM-Teams einsparen. Sie können sich ganz auf die Ausarbeitung Ihres Plans konzentrieren und Feedback und Zustimmung von den anderen Abteilungen einholen, mit denen Sie sich abstimmen müssen.
Wenn Sie mit Ihrem Business Continuity Plan beginnen, können Sie BCM-Software verwenden, um SOPs für das Gesamtprojekt und jede Abteilung, von der Sie Feedback benötigen, einzurichten. Sobald Sie die allgemeine Struktur festgelegt haben, hilft Ihnen die BCM-Software dabei, den Rest des Prozesses zu optimieren.
Entwickeln Sie einen Reaktionsplan für bestimmte Szenarien
Dieser Schritt des Lebenszyklus ist das, woran die meisten Menschen denken, wenn sie „Geschäftskontinuität“ hören. Es geht darum, spezifische Reaktionspläne für alle Szenarien zu entwickeln, die Sie planen müssen.
Mit BCM-Software können Sie alle Ihre BCM-Reaktionspläne an einem Ort zusammenfassen und sicherstellen, dass Ihre Teams im Falle eines unerwarteten Ereignisses über alle erforderlichen Informationen verfügen. Außerdem können Sie verschiedenen Teamleitern und Abteilungen bestimmte Aufgaben zuweisen, was zu einer stärkeren Beteiligung (und Unterstützung) durch dieFührungsteams beitragen kann.
Wenn ein Vorfall eintritt und Ihr Team reagieren muss, können Sie ein Programm wie Preparis Incident Manager verwenden, um den Fortschritt des Plans und die noch zu erledigenden Aufgaben im Auge zu behalten. Unsere intuitiven Dashboards ermöglichen es Ihnen, die Situation auf einen Blick zu beurteilen, sodass Sie keine wertvolle Zeit damit verschwenden müssen, sich bei jeder Abteilung oder jedem Team zu erkundigen, ob alles nach Plan läuft.
Testen Sie Ihren Plan
Die Entwicklung eines detaillierten Reaktionsplans reicht nicht aus. Sie müssen Ihren Plan auch regelmäßig testen, um sicherzustellen, dass Ihre Strategie keine Lücken aufweist und Ihr Team den Plan befolgen und effektiv kommunizieren kann.
Bei der Überprüfung Ihres Reaktionsplans müssen mehrere wichtige Aspekte berücksichtigt werden. Einer der wichtigsten Aspekte ist jedoch, sicherzustellen, dass Ihr Team Warnmeldungen umgehend erhält.
MitPreparis Alerts können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter so schnell wie möglich benachrichtigt werden. Unser System bietet außerdem den Vorteil einer bidirektionalen Kommunikation. Im Falle einer Naturkatastrophe wie einem Erdbeben oder einem Brand können Ihre Mitarbeiter auf Ihre Warnmeldung reagieren und Ihnen mitteilen, dass sie in Sicherheit sind.
Sie können diese Mitteilungen über jede Kommunikationsplattform versenden, die Ihr Unternehmen nutzt, wodurch sich der Zeitaufwand für die Information und Aktualisierung Ihrer Mitarbeiter verringert.
Den Plan beibehalten und bei Bedarf erneuern
Nachdem Sie Ihren Plan erstellt und getestet haben, um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Informationen berücksichtigt haben, müssen Sie noch Zeit für die Überprüfung und Aktualisierung des Plans einplanen, um sicherzustellen, dass Sie die Compliance-Anforderungen und Best Practices der Branche einhalten.
Die Software von Preparis macht Sie auf zu überprüfende Verfahren aufmerksam, sodass manuelle Kontrollen entfallen. Die gewonnene Zeit können Sie nutzen, um weitere Richtlinien und Verfahren zu entwickeln oder Ihre Mitarbeiter in den bereits genehmigten Notfallplänen zu schulen.
Der Großteil der Planung wird zwar weiterhin in der Verantwortung der BCM-Abteilung liegen, aber Sie können dazu beitragen, die Beteiligung anderer Mitarbeiter zu erhöhen, indem Sie ihnen Aufgaben zuweisen, die sie dazu anregen, ihre Rolle im Notfallplan zu erfüllen. Das kann so einfach sein wie die Erinnerung, bestimmte Informationen jährlich zu aktualisieren oder zu bestätigen, oder eine gründlichere Überprüfung bestimmter Richtlinien und Verfahren. Sie können auch bestimmte Aufgaben an andere Abteilungen oder Teamleiter delegieren.
Schaffung einer Kultur der Geschäftskontinuität
Nachdem Sie Ihre BCM-Pläne aufgestellt haben, müssen Sie dennoch sicherstellen, dass Ihr Unternehmen bereit ist, mit allen Überraschungen umzugehen, die auf Sie zukommen könnten. Deshalb ist es entscheidend, eine Kultur der Geschäftskontinuität in Ihrem Unternehmen zu etablieren.
Dies kann zwar Schulungen für Ihre Notfallpläne umfassen (z. B. Brand- und Tornadoübungen ), diese Aktivitäten sollten jedoch nicht darauf beschränkt sein. Sie sollten Ihr Team dazu ermutigen, sich so weit wie möglich mit dem BCM-Plan auseinanderzusetzen, um sicherzustellen, dass es mit den Unternehmensabläufen vertraut ist und jederzeit handlungsbereit ist.
Zusätzlich zur Zuweisung bestimmter Aufgaben an Ihre Mitarbeiter, die sie dazu anregen, sich stärker mit ihrer jeweiligen Rolle auseinanderzusetzen, können Sie die zahlreichen Erkenntnisse, die Preparis erfasst, nutzen, um visuelle Daten über die Risiken des Unternehmens oder erzielte Erfolge und Verbesserungen zu vermitteln.
Sie können diese Erkenntnisse nach Abteilung oder Teammitgliedern filtern, um zu sehen, welchen direkten Einfluss ihre Arbeit auf den Schutz des Unternehmens hat, und sie in vierteljährlichen Updates verwenden, um ihre harte Arbeit zu würdigen.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen geschützt ist
Die Erstellung und Pflege eines Plans für die Geschäftskontinuität ist eine Herausforderung, aber Sie müssen diese nicht alleine bewältigen. Preparis verfügt über zahlreiche Ressourcen, die Ihnen dabei helfen, die Bereitschaft und den Schutz Ihres Unternehmens sicherzustellen, unabhängig davon, welchen Risiken Sie ausgesetzt sind.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Preparis zum Schutz Ihres Unternehmens beitragen kann?Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Technologie zu erfahren!
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
