Comment l'automatisation des flux de travail peut assurer la continuité des activités après le COVID-19

La question de la continuité des activités, du retour à la normale après la pandémie de COVID-19, a été un thème central du sommet virtuel sur l 'avenir de la conformité.

Avec le bouleversement soudain d'organisations entières chassées de leurs bureaux habituels et l'utilisation par tous de leurs ordinateurs personnels dont la sécurité est douteuse et l'accès à l'internet peu fiable, le COVID-19 a rapidement prouvé à quel point les plans de continuité d'activité traditionnels sont mal préparés.

Mais trois mois après le début de la pandémie, les questions, les commentaires et les sondages qui ont émaillé toutes les sessions ont montré que les organisations du monde entier, tous secteurs confondus, se préoccupent de la meilleure façon de revenir à la normale (ou à quelque chose d'approchant). Il est clair, d'après ce qu'ont dit de nombreux participants, que la normalité reviendra en temps voulu, mais que la question reste de savoir comment nous y parviendrons.

Il semble difficile de trouver un moyen d'aller de l'avant. Surtout si l'on tient compte des préoccupations générales concernant la solidité de l'économie mondiale, d'une éventuelle "deuxième vague" de COVID-19 et des régulateurs qui s'empressent de corriger tous ceux qui pensent que COVID-19 est un "laissez-passer" réglementaire.

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Vers une résilience proactive

Brian McGovern, directeur général des solutions de flux de travail chez Mitratech, a abordé ces questions lors de la première session de la journée, intitulée " How Workflow Automation Can Drive Business Continuity Best Practices in Times of Crisis and Beyond" (Comment l'automatisation des flux de travail peut favoriser les meilleures pratiques en matière de continuité des activités en temps de crise et au-delà). Un défi majeur pour de nombreuses entreprises ? Elles doivent repenser toute leur approche de ce que devraient être les plans de continuité des activités.

La plupart des plans de continuité sont réactifs, axés sur le pivotement après une crise et sur ce qu'il faut faire pour s'adapter. Une nouvelle approche, la Business Continuity Transformation™, peut aider une entreprise à exercer une véritable résilience proactive.

Qu'est-ce que c'est exactement ? est Transformation de la continuité des activités ? Brian a décrit la BCT comme étant un cadre pour maintenir le statu quo en cas de crises et de perturbations tout en encourageant l'optimisation en temps normal. Il a expliqué comment les équipes chargées de la gestion des risques et de la conformité sont particulièrement bien placées pour mettre en œuvre ce nouveau cadre, en utilisant les bons outils pour assurer un suivi efficace des obligations, garantir la communication des changements apportés aux pratiques opérationnelles, éliminer les processus informels et manuels (en particulier ceux qui reposent encore sur le papier) et prendre le contrôle des informations essentielles à la mission de l'entreprise.

Brian a souligné que "le climat actuel va accélérer le déclin des processus basés sur le papier". De nombreuses organisations se sont efforcées de mettre à l'échelle ou de reproduire certains processus bureautiques essentiels lorsque le personnel travaille désormais à domicile.

Pourtant, les palliatifs temporairement mis en place pourraient très probablement exposer les organisations à une multitude de risques opérationnels, commerciaux, juridiques, de réputation et même réglementaires. Pourtant, ces processus sont souvent essentiels pour divers services - ventes, finances, logistique, fabrication, juridique, marketing - qui ne peuvent tout simplement pas fonctionner sans eux.

Quelles sont les meilleures pratiques à mettre en place ?

De nombreuses personnes ont indiqué que ce problème avait déjà été reconnu, mais qu'alors que des plans pour y remédier étaient en cours d'élaboration dans de nombreuses organisations, beaucoup cherchaient des conseils sur les meilleures pratiques. Comment simplifier et rationaliser les processus manuels essentiels à l'activité de l'entreprise tout en travaillant avec une main-d'œuvre largement répartie ?

En répondant à ces préoccupations, Brian a expliqué comment la technologie d'automatisation des flux de travail est la pierre angulaire de la création d'une forme plus agile de continuité des activités, capable de résister à des périodes de bouleversements importants. Il a montré comment les solutions technologiques peuvent être utilisées pour capturer, définir et automatiser ces processus, afin que les utilisateurs puissent obtenir les mêmes résultats, qu'ils soient au bureau, à la maison ou en déplacement.

Avec une solution d'automatisation des flux de travail intégrée non seulement dans votre plan de continuité, mais aussi dans vos processus quotidiens, il est tout à fait possible de devenir beaucoup plus agile, que ce soit en temps normal ou en cas de bouleversement.

Comment l'automatisation des flux de travail fonctionne-t-elle dans les processus de risque et de conformité ?

Varun Ghai, consultant produit senior chez Mitratech, a pris la parole pour démontrer exactement comment l'automatisation des flux de travail peut résoudre les défis associés aux processus manuels complexes. Varun a montré comment l'architecture centralisée de l'environnement TAP Workflow Automation de Mitratech, le meilleur de sa catégorie, fournit un cadre standardisé et transparent pour délivrer des flux de travail qui offrent la flexibilité que ces utilisateurs apprécieraient.

Il a également souligné que la un gain de temps considérable par l'automatisation du flux de travail lorsque vous n'envoyez pas d'e-mails à des fournisseurs individuels ou que vous ne manipulez pas manuellement des données Excel pour créer un rapport. Les courriels automatisés, les registres de risques intégrés et les tableaux de bord dynamiques ne sont que quelques-unes des fonctionnalités de TAP couvertes.

Brian a exploré comment prioriser les projets qui pourraient bénéficier le plus de cette approche ("Assurez-vous que c'est quelque chose qui intéresse les gens"), et comment concevoir, construire et publier au mieux des flux de travail qui permettent au personnel de s'adapter et de s'épanouir dans une situation difficile et changeante.

À la fin de la session, un participant a posé la question suivante : "Quelle devrait être la première étape si une entreprise souhaite mettre en œuvre l'automatisation du flux de travail dans le cadre d'un nouveau cadre de continuité ? À cette question, Brian a répondu sans hésiter : "Appelez-moi".

[bctt tweet="Business Continuity Transformation is a framework for sustaining business-as-usual during crises and disruptions while also encouraging optimization during times of normalcy - Brian McGovern" via="yes"]