Cómo la automatización de los flujos de trabajo puede garantizar la continuidad de la empresa después de COVID-19

La cuestión de la continuidad de las actividades, de cómo volver a la normalidad tras la pandemia de COVID-19, fue uno de los temas centrales de la Cumbre Virtual sobre el Futuro del Cumplimiento.

Con el repentino trastorno que supuso la salida de organizaciones enteras de sus oficinas habituales y la utilización por parte de todo el mundo de ordenadores domésticos con una seguridad cuestionable y un acceso a Internet poco fiable, COVID-19 demostró rápidamente lo mal preparados que están los planes tradicionales de continuidad de la actividad empresarial.

Pero ahora que llevamos tres meses de pandemia, las preguntas, los comentarios y las encuestas de todas las sesiones pusieron de manifiesto que las organizaciones de todo el mundo y de todos los sectores están preocupadas por la mejor manera de volver a la normalidad (o a algo parecido). De lo dicho por muchos de los asistentes se desprende claramente que, aunque la normalidad se reanudará a su debido tiempo, la pregunta sigue siendo "¿cómo llegaremos a ella?".

El camino a seguir parece desalentador. Sobre todo con la preocupación general por la fortaleza de la economía mundial, una posible "segunda ola" de COVID-19 y unos reguladores que se apresuran a corregir a cualquiera que pensara que COVID-19 era un "pase libre" reglamentario.

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Un cambio hacia la resiliencia proactiva

Brian McGovern, Director General de Soluciones de Flujo de Trabajo de Mitratech, abordó estas preocupaciones en la primera sesión del día, Cómo la automatización del flujo de trabajo puede impulsar las mejores prácticas de continuidad empresarial en tiempos de crisis y más allá. ¿Un reto clave para muchas empresas? Tienen que replantearse todo su enfoque de lo que deben ser los planes de continuidad del negocio.

La mayoría de los planes de continuidad son reactivos y se centran en el giro que hay que dar tras una crisis y en lo que hay que hacer para adaptarse. Un nuevo enfoque es Business Continuity Transformation™, que puede ayudar a una empresa a ejercer una verdadera resiliencia proactiva.

¿Qué es exactamente? es ¿Transformación de la continuidad empresarial? Brian describió la BCT como un marco para mantener la actividad habitual durante las crisis y las perturbaciones al tiempo que se fomenta optimización en tiempos de normalidad. Explicó cómo los equipos de riesgo y cumplimiento están especialmente preparados para aplicar este nuevo marco, utilizando las herramientas adecuadas para hacer un seguimiento eficaz de las obligaciones, garantizar que se comunican los cambios en las prácticas operativas, eliminar los procesos informales y manuales (especialmente los que aún dependen del papel) y tomar el control de la información de misión crítica.

Brian señaló que "el clima actual va a acelerar el declive de los procesos basados en papel". Muchas organizaciones han tenido problemas para ampliar o reproducir ciertos procesos críticos basados en la oficina con personal que ahora trabaja desde casa.

Sin embargo, es muy probable que las paradas temporales expongan a las empresas a una serie de riesgos operativos, comerciales, jurídicos, de reputación e incluso normativos. Sin embargo, estos procesos son a menudo críticos para el negocio para una variedad de departamentos -ventas, finanzas, logística, fabricación, legal, marketing- que simplemente no pueden operar sin ellos.

¿Cuáles son las mejores prácticas?

La respuesta de muchos fue que este problema ya se había reconocido, pero que, aunque en muchas organizaciones se estaban elaborando planes para abordarlo, muchos buscaban orientación sobre las mejores prácticas. En realidad, ¿cómo simplificar y racionalizar los procesos manuales críticos para la empresa mientras se trabaja con una plantilla muy distribuida?

Al abordar estas preocupaciones, Brian explicó cómo la tecnología de automatización de flujos de trabajo es la piedra angular para crear una forma más ágil de continuidad empresarial que pueda resistir tiempos de gran agitación. Mostró cómo las soluciones tecnológicas pueden utilizarse para capturar, definir y automatizar estos procesos, de modo que los usuarios puedan obtener los mismos resultados tanto en la oficina como en casa o en movimiento.

Con una solución de automatización de flujos de trabajo integrada no sólo en la planificación de la continuidad, sino también en los procesos cotidianos, se puede conseguir una mayor agilidad tanto en tiempos de normalidad como de agitación.

Cómo funciona la automatización del flujo de trabajo en los procesos de riesgo y cumplimiento normativo

Varun Ghai, Consultor Senior de Producto de Mitratech, tomó la palabra para demostrar exactamente cómo la automatización del flujo de trabajo puede resolver los retos asociados a los complejos procesos manuales. Varun mostró cómo la arquitectura centralizada del entorno de automatización de flujos de trabajo TAP de Mitratech, el mejor de su clase, proporciona un marco estandarizado y transparente para ofrecer flujos de trabajo que proporcionan la flexibilidad que estos usuarios valoran.

También señaló la enorme cantidad de tiempo ahorrado mediante la automatización del flujo de trabajo cuando no está enviando correos electrónicos a proveedores individuales o manipulando manualmente datos de Excel para crear un informe. Los correos electrónicos automatizados, los registros de riesgos integrados y los paneles dinámicos de informes son solo algunas de las funciones de TAP.

Brian explicó cómo dar prioridad a los proyectos que más podrían beneficiarse de este enfoque ("Asegúrate de que sea algo que interese a la gente"), y cuál es la mejor manera de diseñar, construir y publicar flujos de trabajo que permitan al personal adaptarse y prosperar en una situación difícil y cambiante.

Al final de la sesión, un asistente planteó la siguiente pregunta: "¿Cuál debería ser el primer paso si una empresa quiere implantar la automatización del flujo de trabajo en pos de un nuevo marco de continuidad?". A lo que Brian respondió sin reparos: "Llámame".

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