Wie Workflow-Automatisierung die Geschäftskontinuität nach COVID-19 sicherstellen kann
Die Frage der Geschäftskontinuität, die Frage, wie man nach der COVID-19-Pandemie wieder zur Tagesordnung übergehen kann, war ein zentrales Thema des Future of Compliance Virtual Summit.
Angesichts des plötzlichen Umbruchs, bei dem ganze Organisationen aus ihren gewohnten Büros vertrieben wurden und alle ihre Heim-PCs mit fragwürdigen Sicherheitsvorkehrungen und unzuverlässigem Internetzugang nutzten, zeigte sich bei COVID-19 schnell , wie schlecht herkömmliche Pläne für die Geschäftskontinuität vorbereitet sind.
Aber jetzt, drei Monate nach Beginn der Pandemie, wurde aus den Fragen, Kommentaren und Umfragen in allen Sitzungen deutlich, wie sehr sich Organisationen in aller Welt und in allen Branchen mit der Frage beschäftigen, wie man am besten zur Normalität (oder etwas, das ihr nahe kommt) zurückkehren kann. Aus den Äußerungen vieler Teilnehmer geht klar hervor, dass die Normalität zwar zu gegebener Zeit wiederhergestellt werden wird, aber die Frage bleibt: "Wie kommen wir dahin?"
Der Weg nach vorn scheint entmutigend. Vor allem angesichts übergreifender Bedenken hinsichtlich der Stärke der Weltwirtschaft, einer potenziellen "zweiten Welle" von COVID-19 und Regulierungsbehörden, die darauf brennen, jeden zu korrigieren, der COVID-19 für einen regulatorischen "Freifahrtschein" hält.
Übergang zu proaktiver Resilienz
Brian McGovern, General Manager, Workflow Solutions, bei Mitratech, sprach diese Bedenken in der ersten Sitzung des Tages an: How Workflow Automation Can Drive Business Continuity Best Practices in Times of Crisis and Beyond. Eine zentrale Herausforderung für viele Unternehmen? Sie müssen ihre gesamte Herangehensweise an Business-Continuity-Pläne neu überdenken.
Die meisten Kontinuitätspläne sind reaktiv und konzentrieren sich darauf, wie man nach einer Krise reagiert und was man tun muss, um sich anzupassen. Ein neuer Ansatz ist Business Continuity Transformation™, der Unternehmen dabei helfen kann, proaktiv widerstandsfähig zu werden.
Was genau ist Transformation der Geschäftskontinuität? Brian beschrieb BCT als ein Rahmen für die Aufrechterhaltung der normalen Geschäftstätigkeit in Krisen und bei Störungen und ermutigt gleichzeitig Optimierung in Zeiten der Normalität. Er erläuterte, wie Risiko- und Compliance-Teams in einzigartiger Weise für die Umsetzung dieses neuen Rahmens geeignet sind, indem sie die richtigen Tools einsetzen, um Verpflichtungen effektiv zu verfolgen, sicherzustellen, dass Änderungen an betrieblichen Praktiken kommuniziert werden, informelle und manuelle Prozesse (insbesondere solche, die noch auf Papier beruhen) abzuschaffen und die Kontrolle über unternehmenskritische Informationen zu übernehmen.
Brian wies darauf hin, dass "das derzeitige Klima den Niedergang der papiergestützten Prozesse beschleunigen wird". Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, bestimmte kritische bürogestützte Prozesse zu skalieren oder zu reproduzieren, da die Mitarbeiter jetzt von zu Hause aus arbeiten.
Die vorübergehend eingerichteten Lücken können jedoch sehr wahrscheinlich eine Reihe von betrieblichen, kommerziellen, rechtlichen, rufschädigenden und sogar regulatorischen Risiken für Unternehmen mit sich bringen. Diese Prozesse sind jedoch oft geschäftskritisch für eine Vielzahl von Abteilungen - Vertrieb, Finanzen, Logistik, Produktion, Recht, Marketing -, die ohne sie einfach nicht arbeiten können.
Welches sind die besten Praktiken, die eingeführt werden sollten?
Das Feedback von vielen war, dass dieses Problem bereits erkannt wurde, aber während in vielen Unternehmen Pläne zur Lösung dieses Problems ausgearbeitet wurden, suchten viele nach einer Anleitung für bewährte Verfahren. Wie kann man eigentlich geschäftskritische manuelle Prozesse vereinfachen und rationalisieren, während man mit einer weit verteilten Belegschaft arbeitet?
Brian ging auf diese Bedenken ein und erläuterte, dass die Technologie zur Automatisierung von Arbeitsabläufen der Grundstein für eine flexiblere Form der Geschäftskontinuität ist, die auch in Zeiten erheblicher Umwälzungen Bestand hat. Er zeigte, wie Technologielösungen eingesetzt werden können, um diese Prozesse zu erfassen, zu definieren und zu automatisieren, so dass die Benutzer dieselben Ergebnisse erzielen können, egal ob sie im Büro, zu Hause oder unterwegs sind.
Mit einer Lösung zur Workflow-Automatisierung, die nicht nur in die Kontinuitätsplanung, sondern auch in die alltäglichen Abläufe eingebettet ist, können Sie sowohl in Zeiten der Normalität als auch in Zeiten des Umbruchs deutlich agiler werden.
Wie Workflow-Automatisierung in Risiko- und Compliance-Prozessen funktioniert
Varun Ghai, Senior Product Consultant bei Mitratech, demonstrierte, wie die Workflow-Automatisierung die mit komplexen manuellen Prozessen verbundenen Herausforderungen lösen kann. DasRisiko von Drittanbietern istein Problem, mit dem viele Risiko- und Compliance-Fachleute zu kämpfen haben. Varun zeigte, wie die zentralisierte Architektur der erstklassigen TAP Workflow Automation-Umgebung von Mitratech einen standardisierten und transparenten Rahmen für die Bereitstellung von Workflows bietet, die die Flexibilität bieten, die diese Benutzer schätzen würden.
Er wies auch auf die enorme Zeitersparnis durch Workflow-Automatisierung, wenn Sie nicht gerade E-Mails an einzelne Lieferanten senden oder Excel-Daten manuell bearbeiten, um einen Bericht zu erstellen. Automatisierte E-Mails, integrierte Risikoregister und dynamische Berichts-Dashboards waren nur einige der von TAP abgedeckten Funktionen.
Brian untersuchte , wie man Prioritäten für Projekte setzt, die am meisten von diesem Ansatz profitieren könnten ("Stellen Sie sicher, dass es sich um etwas handelt, das den Leuten wichtig ist"), und wie man am besten Arbeitsabläufe entwirft, aufbaut und veröffentlicht, die es den Mitarbeitern ermöglichen, sich anzupassen und in einer schwierigen und sich verändernden Situation erfolgreich zu sein.
Am Ende der Sitzung stellte ein Teilnehmer die Frage: "Wo sollte der erste Schritt liegen, wenn ein Unternehmen die Automatisierung von Arbeitsabläufen im Rahmen eines neuen Kontinuitätsrahmens einführen will?" Darauf antwortete Brian unverblümt : "Rufen Sie mich an."
[bctt tweet="Business Continuity Transformation ist ein Rahmenwerk für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs in Krisen und bei Unterbrechungen bei gleichzeitiger Förderung der Optimierung in Zeiten der Normalität - Brian McGovern" via="yes"]
