Automatisation du flux de travail ? Une décision à prendre ou à laisser pour les services juridiques

"La pression exercée par les organisations extérieures signifie que l'automatisation n'est pas seulement un luxe - c'est une nécessité pour les entreprises qui doivent rivaliser pour attirer les talents et protéger leur entreprise", Claire Wiggill, vice-présidente de la stratégie et du développement commercial chez PMGdans son récent article sur les 4 raisons d'automatiser l'intégration des employés.

Bien que Mme Wiggill se concentre spécifiquement sur les implications de l'automatisation du flux de travail pour les ressources humaines, bon nombre de ses points sont également applicables dans le domaine des opérations juridiques. Comme le fait que l'automatisation du flux de travail juridique protège en fait l'entreprise. Sans oublier qu'à l'heure où les technologies évoluent rapidement, les services juridiques tournés vers l'avenir doivent prendre la décision d'aller de l'avant ou de subir les conséquences de l'utilisation de méthodes obsolètes et inefficaces.

Il y a de nombreux avantages à prendre aujourd'hui les mesures nécessaires pour transformer les opérations juridiques, notamment en renforçant les processus de conformité, en connectant en toute sécurité le service juridique au reste de l'organisation et en permettant à l'équipe juridique de se concentrer sur le droit.

Ne pas laisser la conformité au hasard

Dans l'environnement réglementaire actuel en constante évolution, il peut être difficile de suivre tout ce qu'il faut faire pour rester en conformité. Pour cette raison, de nombreux services juridiques sont pris au piège dans un cycle de réaction aux problèmes de conformité et de risque, au lieu d'adopter une approche proactive.

Parfois, ce cycle peut sembler impossible à briser parce que a) les processus manuels du service juridique sont inefficaces et prennent beaucoup de temps, et b) les meilleures pratiques en matière de processus juridiques et de conformité ne sont pas intégrées ailleurs dans l'organisation, même si c'est souvent là qu'elles sont le plus nécessaires.

Avec l'automatisation du flux de travail juridique, la conformité et l'atténuation des risques ne sont pas laissées au hasard. En fait, les innovateurs des opérations juridiques ont découvert que les meilleures solutions d'automatisation des flux de travail basées sur SaaS peuvent automatiquement tout documenter et fournir une piste d'audit claire de l'endroit où tout a été fait et de qui a été impliqué. Les responsables assument l'entière responsabilité d'un processus et peuvent déterminer exactement où les décisions ont été prises, qui les a prises, et comment et pourquoi les affaires juridiques (et tout autre type de flux de travail juridique) ont progressé.

Les flux de travail automatisés garantissent que tout ce qui doit être approuvé est transmis à la personne compétente pour donner son accord. Les meilleures solutions d'automatisation des flux de travail juridiques proposent même une intégration prête à l'emploi avec des fournisseurs de signatures électroniques tels que DocuSign et Adobe Sign, afin de garantir la sécurité de chaque approbation. Rien ne passe à travers les mailles du filet, tout le monde est tenu pour responsable et les régulateurs peuvent avoir une vision claire de la fonction de conformité d'une organisation.

"À partir d'un point unique de saisie des données et de quelques clics initiaux, l'ensemble du processus est orchestré, et chaque service sait exactement ce qu'il doit contribuer et quand il doit le faire", précise M. Wiggill.

Ce type d'automatisation n'est pas seulement bénéfique pour la fonction de conformité, il l'est pour l'ensemble de l'entreprise. On pourrait dire que l'automatisation du flux de travail juridique est en fait l'avenir de la conformité. Ou du moins l'avenir du maintien de la conformité des entreprises.

Les services juridiques qui adoptent actuellement l'automatisation du flux de travail juridique sont déjà tournés vers l'avenir. Ils comprennent que les défis de demain en matière de conformité sont plus nombreux et plus variés que jamais et prennent des mesures pour les relever.

Protéger les données juridiques tout en restant connecté  

Avant l'intégration de l'automatisation des flux de travail à une plateforme de gestion juridique, le principal problème auquel étaient confrontés les services juridiques des entreprises était la gestion des demandes émanant de l'extérieur.

Comment gérer la demande d'un représentant commercial qui souhaite que le service juridique examine un contrat, par exemple ? Ou une demande de conseil juridique émanant d'un financier ? En réalité, le service juridique touche bien plus de parties de l'entreprise qu'il ne le fait lui-même. Le service juridique reçoit un large éventail de demandes émanant de l'ensemble de l'entreprise.

Essayer de tout gérer par courrier électronique - en particulier dans les grandes organisations comptant des milliers d'employés - peut être un véritable cauchemar. Pourtant, les professionnels du droit savent qu'ils ne peuvent pas sacrifier la sécurité et la confidentialité des documents juridiques à la commodité de la gestion des demandes interdépartementales.

Alors que la plupart des systèmes de gestion juridique d'entreprise exigent qu'un utilisateur ait un accès complet et sous licence à la plateforme pour pouvoir soumettre des demandes, l'ajout d'un système d'automatisation du flux de travail (comme le système TAP) permet aux utilisateurs de soumettre des demandes directement au service juridique, sans compromettre la sécurité du système.

Cela signifie que des personnes de toute l'organisation peuvent soumettre des demandes juridiques de manière efficace, sans avoir accès à des informations ou à des données juridiques sensibles. Cela protège l'organisation en assurant la sécurité des données juridiques, la confidentialité des affaires et en évitant que d'autres services ne s'immiscent dans les affaires juridiques. Tout cela en plaçant les services juridiques et les meilleures pratiques au cœur de l'organisation.

Éliminer les distractions pour que les avocats puissent se concentrer sur le droit

Imaginez qu'un processus d'opérations juridiques ressemble à un puzzle. Vous pourriez avoir 50 pièces, 100 pièces, voire 1 000 pièces à assembler chaque fois que vous menez un processus pour obtenir une image complète. Ces puzzles peuvent comprendre différents outils, différentes personnes, différents départements et différents ensembles de compétences qui s'assemblent pour former un tout.

Jusqu'à présent, tout cela devait être suivi et géré manuellement, ce qui représentait des centaines d'heures de travail perdues pour le personnel. Cette approche "traditionnelle" laisse des juristes frustrés qui se demandent comment ils pourraient revenir à ce qu'ils font le mieux, et à ce qui protège le mieux leur entreprise, c'est-à-dire pratiquer le droit.

L'automatisation des flux de travail offre cette libération. Les services juridiques l'adoptent afin de laisser derrière eux la "douleur de la banalité" pour se concentrer sur ce qui est important - faire le travail, et non se débattre avec les flux de travail.

Selon Adobe Research, 81 % des employés de bureau américains considèrent les technologies de pointe comme un facteur clé de leur satisfaction au travail. Si votre entreprise peut mettre en œuvre des outils qui favorisent l'efficacité afin que les employés passent moins de temps sur les processus et plus de temps sur la créativité, vous n'augmenterez pas seulement la productivité et la rentabilité, mais vous inspirerez également des employés plus heureux.

"Même s'ils ne le voient pas, les employés bénéficient de l'automatisation avant même d'avoir franchi la porte de leur entreprise", affirme M. Wiggill.

Parce que le droit touche à tous les aspects d'une entreprise, la technologie d'automatisation des flux de travail SaaS est une nécessité pour le nouveau monde des opérations juridiques, car elle comble les lacunes qui exposent les entreprises à des risques.  

Pour protéger une organisation, il est plus urgent que jamais de mettre en place des processus opérationnels automatisés. Pour de nombreuses équipes d'opérations juridiques, l'adoption d'une solution d'automatisation des flux juridiques conçue expressément pour répondre aux besoins juridiques et à ceux de leurs clients et parties prenantes internes les aide déjà à répondre aux demandes d'aujourd'hui, tout en fournissant une base solide pour relever les défis de demain.