«La presión de las organizaciones externas significa que la automatización no es solo un lujo, sino una necesidad para las empresas que necesitan competir por el talento y proteger su negocio», afirma Claire Wiggill, vicepresidenta de Estrategia y Desarrollo Empresarial de PMG, afirma en su reciente publicación centrada en 4 razones para automatizar la incorporación de empleados.
Aunque Wiggill se centra específicamente en las implicaciones de la automatización del flujo de trabajo para los recursos humanos, muchos de sus argumentos también son aplicables al ámbito de las operaciones jurídicas. Por ejemplo, el hecho de que la automatización del flujo de trabajo jurídico protege realmente a la empresa. Por no mencionar que, en esta era de rápida evolución tecnológica, los departamentos jurídicos con visión de futuro deben tomar la decisión de avanzar o sufrir las consecuencias que conlleva el uso de métodos obsoletos e ineficaces.
Tomar hoy las medidas necesarias para transformar las operaciones jurídicas ofrece numerosas ventajas, entre ellas reforzar los procesos de cumplimiento normativo, conectar de forma segura el departamento jurídico con el resto de la organización y capacitar al equipo jurídico para que se centre en el derecho.
No deje el cumplimiento normativo al azar
En el entorno normativo actual, en constante cambio, puede resultar difícil estar al tanto de todo lo que hay que hacer para cumplir con la normativa. Por ello, muchos departamentos jurídicos se ven atrapados en un ciclo de reacción ante los problemas de cumplimiento y riesgo, en lugar de adoptar un enfoque proactivo.
A veces, este ciclo puede parecer imposible de romper porque a) los procesos manuales del departamento jurídico son ineficientes y requieren mucho tiempo, y b) las mejores prácticas en materia de procesos jurídicos y de cumplimiento normativo no están integradas en otras áreas de la organización, aunque a menudo es allí donde más se necesitan.
Con la automatización del flujo de trabajo legal, el cumplimiento normativo y la mitigación de riesgos no se dejan al azar. De hecho, los innovadores en operaciones legales han descubierto que las mejores soluciones de automatización de flujos de trabajo basadas en SaaS pueden documentar automáticamente todo y proporcionar un registro de auditoría claro de dónde ha estado todo y quién ha participado. Los gerentes obtienen la responsabilidad total de un proceso y pueden identificar exactamente dónde se tomaron las decisiones, quién las tomó y cómo y por qué avanzaron los asuntos legales (y cualquier otro tipo de flujo de trabajo legal).
Los flujos de trabajo automatizados garantizan que todo lo que requiera aprobación llegue a la persona con autoridad para dar el visto bueno. Las mejores soluciones de automatización de flujos de trabajo legales incluso cuentan con integración inmediata con proveedores de firmas electrónicas como DocuSign y Adobe Sign para garantizar la seguridad de cada aprobación. Nada se pasa por alto, todos rinden cuentas y los reguladores pueden obtener una visión clara de la función de cumplimiento normativo de una organización.
«Desde un único punto de entrada de datos y unos pocos clics iniciales, se coordina todo el proceso, y cada departamento sabe exactamente qué debe aportar y cuándo», afirma Wiggill.
Este tipo de automatización no solo es beneficiosa para la función de cumplimiento normativo, sino también para toda la empresa. Se podría decir que la automatización de los flujos de trabajo jurídicos es, en realidad, el futuro del cumplimiento normativo. O, al menos, el futuro del cumplimiento normativo de las empresas.
Los departamentos jurídicos que actualmente están adoptando la automatización de los flujos de trabajo jurídicos ya están mirando hacia ese futuro. Entienden que los retos de cumplimiento normativo del mañana tienden a ser más numerosos y variados que nunca, y están tomando medidas para afrontarlos de frente.
Mantenga seguros los datos legales sin dejar de estar conectado
Antes de la automatización del flujo de trabajo integrada en una plataforma de gestión jurídica, el principal problema al que se enfrentaban la mayoría de los departamentos jurídicos corporativos era intentar gestionar las solicitudes procedentes de fuera de su departamento.
¿Cómo gestionas una solicitud de un representante de ventas para que el departamento jurídico revise un contrato, por ejemplo? ¿O una solicitud de alguien del departamento financiero para recibir asesoramiento jurídico? La verdad es que el departamento jurídico interviene en muchas más áreas de la empresa que el propio departamento jurídico. El departamento jurídico recibe una amplia gama de solicitudes de toda la empresa.
Intentar gestionar todo por correo electrónico, especialmente en grandes organizaciones con miles de empleados, puede ser una auténtica pesadilla. Sin embargo, los profesionales del ámbito jurídico comprenden que no pueden sacrificar la seguridad y la confidencialidad de los documentos legales por la comodidad de gestionar las solicitudes entre departamentos.
Mientras que la mayoría de los sistemas de gestión jurídica empresarial requieren que el usuario tenga acceso completo y con licencia a la plataforma para poder enviar solicitudes, añadir una automatización del flujo de trabajo (como TAP) permite a los usuarios enviar solicitudes directamente al departamento jurídico sin comprometer la seguridad del sistema.
Esto significa que cualquier persona de la organización puede presentar solicitudes legales de manera eficiente, sin tener acceso a información o datos legales confidenciales. De esta forma, se protege a la organización al mantener la seguridad de sus datos legales, la confidencialidad de sus asuntos y evitar que otros departamentos se entrometan en los asuntos legales. Todo ello, al tiempo que se integra más profundamente a los departamentos legales y las mejores prácticas en el corazón de la organización.
Elimine las distracciones para que los abogados puedan centrarse en el derecho.
Imagina que un proceso de operaciones legales es como un rompecabezas. Podrías tener 50 piezas, 100 piezas, tal vez incluso 1000 piezas que debes encajar cada vez que llevas a cabo un proceso para completar el cuadro completo. Estos rompecabezas podrían incluir diferentes herramientas, diferentes personas, diferentes departamentos y diferentes conjuntos de habilidades que se unen para completar el todo.
Hasta ahora, todo esto tenía que ser controlado y gestionado manualmente, lo que consumía cientos de horas de tiempo perdido por parte del personal. Este enfoque «tradicional» deja a los abogados frustrados preguntándose cómo podrían volver a lo que mejor saben hacer y a lo que mejor protege a su empresa, que es ejercer la abogacía.
La automatización de los flujos de trabajo proporciona esta liberación. Las operaciones legales la adoptan para dejar atrás «el dolor de lo mundano» y centrarse en lo importante: hacer el trabajo, no luchar con los flujos de trabajo.
Adobe Research descubrió que el 81 % de los trabajadores de oficina estadounidenses consideraban que disponer de tecnología actualizada era un factor clave para sentirse felices en el trabajo. Si su empresa puede implementar herramientas que impulsen la eficiencia para que los empleados dediquen menos tiempo a los procesos y más a la creatividad, no solo aumentará la productividad y la rentabilidad, sino que también inspirará a unos empleados más felices.
«Aunque no lo vean, los empleados se benefician de la automatización antes incluso de entrar por la puerta», afirma Wiggill.
Dado que los aspectos legales afectan a todos los ámbitos de una empresa, la tecnología de automatización de flujos de trabajo SaaS es una necesidad para el nuevo mundo de las operaciones legales, ya que cierra las brechas que dejan a las empresas expuestas a riesgos.
Para proteger una organización, ahora es más urgente que nunca establecer procesos empresariales automatizados. Para muchos equipos de operaciones jurídicas, la adopción de una solución de automatización de flujos de trabajo jurídicos diseñada expresamente para satisfacer las necesidades jurídicas y las de sus clientes internos y partes interesadas les está ayudando a hacer frente a las exigencias actuales, al tiempo que les proporciona una base sólida para abordar los retos del futuro.
