Automatización del flujo de trabajo Es una decisión de vida o muerte para los servicios jurídicos
Automatización del flujo de trabajo Es una decisión de vida o muerte para los servicios jurídicos

¿Automatización del flujo de trabajo? Es una decisión de vida o muerte para el departamento jurídico

Lauren Jackson |

"La presión de las organizaciones externas significa que la automatización no es sólo un lujo: es una necesidad para las empresas que necesitan competir por el talento y proteger su empresa", Claire Wiggill, vicepresidenta de Estrategia y Desarrollo de Negocio de PMGafirma en su reciente post centrado en 4 razones para automatizar la incorporación de empleados.

Aunque Wiggill se centra específicamente en las implicaciones de la automatización del flujo de trabajo para RR.HH., muchos de sus puntos también son aplicables al ámbito de las operaciones jurídicas. Como el hecho de que la automatización del flujo de trabajo jurídico protege realmente a la empresa. Por no mencionar que, en esta era de rápida evolución de la tecnología, los departamentos jurídicos con visión de futuro deben tomar la decisión de avanzar o sufrir las consecuencias de utilizar métodos anticuados e ineficaces.

Tomar hoy las medidas necesarias para transformar las operaciones jurídicas tiene muchas ventajas, como reforzar los procesos de cumplimiento, conectar de forma segura el departamento jurídico con el resto de la organización y permitir que el equipo jurídico se centre en el derecho.

No deje el cumplimiento de la normativa al azar

En el entorno normativo actual, en constante cambio, puede resultar difícil hacer un seguimiento de todo lo que hay que hacer para cumplir la normativa. Por ello, muchos departamentos jurídicos se ven atrapados en un ciclo de reacción ante los problemas de cumplimiento y riesgo, en lugar de adoptar un enfoque proactivo.

A veces, este ciclo puede parecer imposible de romper porque a) los propios procesos manuales del departamento jurídico son ineficaces y consumen mucho tiempo, y b) las mejores prácticas de los procesos jurídicos y de cumplimiento no están integradas en el resto de la organización, a pesar de que a menudo es donde más se necesitan.

Con la automatización del flujo de trabajo jurídico, el cumplimiento y la mitigación de riesgos no se dejan al azar. De hecho, los innovadores de las operaciones jurídicas han descubierto que las mejores soluciones de automatización de flujos de trabajo basadas en SaaS pueden documentarlo todo automáticamente y proporcionar una pista de auditoría clara de dónde ha estado todo y quién ha participado. Los gestores asumen toda la responsabilidad de un proceso y pueden determinar exactamente dónde se tomaron las decisiones, quién las tomó y cómo y por qué avanzaron los asuntos jurídicos (y cualquier otro tipo de flujo de trabajo jurídico).

Los flujos de trabajo automatizados garantizan que todo lo que necesite aprobación llegue a la persona con la autoridad adecuada para dar el visto bueno. Las mejores soluciones de automatización de flujos de trabajo jurídicos cuentan incluso con integración inmediata con proveedores de firma electrónica como DocuSign y Adobe Sign para garantizar la seguridad de todas las aprobaciones. Nada se escapa, todo el mundo es responsable y los reguladores pueden obtener información clara sobre la función de cumplimiento de una organización.

"Desde un único punto de entrada de datos y unos pocos clics iniciales, todo el proceso está orquestado, y cada departamento sabe exactamente qué tiene que aportar y cuándo", afirma Wiggill.

Este tipo de automatización no sólo es buena para la función de cumplimiento, sino para toda la empresa. Se podría argumentar que la automatización del flujo de trabajo jurídico es en realidad el futuro del cumplimiento. O, al menos, el futuro del cumplimiento normativo de las empresas.

Los departamentos jurídicos que actualmente adoptan la automatización del flujo de trabajo jurídico ya están mirando hacia ese futuro. Son conscientes de que los retos de cumplimiento del mañana tienden a ser más numerosos y variados que nunca, y están tomando medidas para hacerles frente.

Mantenga a salvo los datos legales sin dejar de conectarse  

Antes de que la automatización del flujo de trabajo se integrara con una plataforma de gestión jurídica, el principal problema al que se enfrentaban la mayoría de los departamentos jurídicos de las empresas era intentar gestionar las solicitudes de fuera de su departamento.

¿Cómo se gestiona, por ejemplo, una solicitud de un representante de ventas para que el departamento jurídico revise un contrato? ¿O una petición de asesoramiento jurídico de alguien del departamento financiero? La verdad es que el departamento jurídico afecta a muchas más partes de la empresa. El departamento jurídico recibe una amplia gama de solicitudes de toda la empresa.

Intentar gestionarlo todo por correo electrónico -especialmente en grandes organizaciones con miles de empleados- puede ser una auténtica pesadilla. Sin embargo, los profesionales jurídicos entienden que no pueden sacrificar la seguridad y confidencialidad de los documentos legales por la comodidad de gestionar las solicitudes interdepartamentales.

Mientras que la mayoría de los sistemas de gestión jurídica empresarial requieren que un usuario tenga acceso completo y con licencia a la plataforma para poder enviar solicitudes, añadir una automatización del flujo de trabajo (como TAP), permite a los usuarios enviar solicitudes directamente al departamento jurídico, sin comprometer la seguridad del sistema.

Esto significa que personas de toda la organización pueden presentar solicitudes jurídicas de manera eficiente, sin tener acceso a información o datos jurídicos confidenciales. Esto protege a la organización manteniendo sus datos jurídicos a salvo, sus asuntos confidenciales y las narices de otros departamentos fuera de los asuntos jurídicos. Todo ello mientras los departamentos jurídicos y las mejores prácticas se introducen más profundamente en el corazón de una organización.

Elimine las distracciones para que los abogados puedan centrarse en el Derecho

Imagine que un proceso de operaciones jurídicas es como un puzzle. Podría tener 50 piezas, 100 piezas, tal vez incluso 1.000 piezas que necesita encajar cada vez que lleva a cabo un proceso para completar la imagen completa. Estos rompecabezas podrían incluir diferentes herramientas, diferentes personas, diferentes departamentos y diferentes conjuntos de habilidades que se unen para completar el todo.

Hasta ahora, todo esto tenía que seguirse y gestionarse manualmente, lo que consumía cientos de horas de tiempo perdido del personal. Este enfoque "tradicional" deja a los abogados frustrados preguntándose cómo podrían volver a lo que mejor saben hacer y a lo que mejor protege a su empresa, que es ejercer la abogacía.

La automatización de los flujos de trabajo proporciona esta liberación. Las operaciones jurídicas la adoptan para dejar atrás el "dolor de lo mundano" y centrarse en lo importante: hacer el trabajo, no luchar con los flujos de trabajo.

Adobe Research descubrió que el 81% de los oficinistas estadounidenses consideran que la tecnología actualizada es un factor clave para estar contentos en el trabajo. Si tu empresa puede implantar herramientas que impulsen la eficiencia para que los empleados dediquen menos tiempo a los procesos y más a la creatividad, no solo aumentarás la productividad y la rentabilidad, sino que también conseguirás que los empleados estén más contentos.

"Aunque no lo vean, los empleados se benefician de la automatización antes de entrar por la puerta", afirma Wiggill.

Dado que el ámbito jurídico afecta a todos los aspectos de una empresa, la tecnología de automatización de flujos de trabajo SaaS es una necesidad para el nuevo mundo de las operaciones jurídicas, ya que colma las lagunas que dejan a las empresas expuestas a riesgos.  

Para proteger una organización, establecer procesos empresariales automatizados es ahora más urgente que nunca. Para muchos equipos de operaciones jurídicas, la adopción de una solución de automatización de flujos de trabajo jurídicos diseñada expresamente para satisfacer las necesidades jurídicas y las de sus clientes internos y partes interesadas les ayuda a hacer frente a las demandas actuales, al tiempo que les proporciona una base firme para afrontar los retos del futuro.