Comment évaluer l'évolution des facteurs de risque dans vos relations avec les fournisseurs et rationaliser votre processus d'approbation pour accélérer la rentabilité.
Aujourd'hui, de nombreuses entreprises estiment que cela peut prendre jusqu'à six mois d'intégrer pleinement les nouveaux fournisseurs, ce qui retarde les améliorations et empêchant tout espoir d'une "victoire rapide". Il existe des facteurs très courants à l'origine d'un processus de mise en œuvre particulièrement long ou compliqué :
- Absence de processus normalisés
- Pas de visibilité ni de contrôle sur l'ensemble du processus d'intégration.
- Manque de transparence concernant le statut du fournisseur
- Des tâches confuses et des hiérarchies d'approbation complexes
- Saisie et validation manuelles des données
- Informations manquantes de la part du vendeur, ce qui entraîne des allers-retours.
L'automatisation du flux de travail est à la fois l'un des meilleurs moyens de lutter contre les inefficacités dans l'intégration des fournisseurs et un moyen idéal d'exploiter les données - d'abord en les recueillant sous la forme de pistes d'audit, puis en les utilisant pour mesurer et améliorer continuellement votre processus d'intégration. Mais tout d'abord, outre le fait d'établir une meilleure relation avec vos fournisseurs et d'ouvrir la porte à une nouvelle victoire rapide, pourquoi devriez-vous envisager d'automatiser le processus d'intégration des fournisseurs ?
Pourquoi automatiser l'intégration des fournisseurs ?
Un secret bien gardé de l'automatisation des flux de travail (en particulier dans le domaine juridique) est la possibilité de rationaliser la gestion des risques - en particulier pour les processus plus externes tels que les relations avec les fournisseurs.
Grâce à l'automatisation des flux de travail, l'intégration des fournisseurs peut devenir totalement transparente pour les parties prenantes et les responsables. Dans un tableau de bord unique - ou par courrier électronique - les utilisateurs peuvent rapidement identifier les étapes à suivre et les personnes qui doivent s'en charger. Lorsque des goulets d'étranglement apparaissent ou que des questions supplémentaires se posent, des escalades peuvent se produire automatiquement en fonction de la façon dont le flux de travail a été structuré.
Par exemple, certains fournisseurs peuvent être plus risqués que d'autres : ils doivent être soumis à un processus d'approbation sérieux, tandis que d'autres fournisseurs peuvent être si peu risqués qu'ils sont approuvés automatiquement, directement à la signature. La détermination de ce qui rend un fournisseur risqué peut varier d'une entreprise à l'autre, mais voici quelques caractéristiques générales à prendre en compte :
- Leur taille - les petites entreprises risquent davantage de ne pas être en mesure d'atteindre les objectifs qu'elles se sont fixés
- Leur emplacement opèrent-elles dans une région limitée ou dans une zone soumise à des contraintes géologiques ?
- Leurs ressources quels matériels et services sont fournis et rendus (et l'un ou l'autre dépend-il de systèmes de données sensibles et exclusifs) ?
- Leur statut - L'entreprise fait-elle actuellement l'objet de sanctions gouvernementales ou de poursuites judiciaires ?
En fonction de votre flux de travail, vous pouvez automatiser l'évaluation des risques dans le back-end afin que le demandeur puisse identifier les éléments d'information clés et que le flux de travail puisse automatiquement trier la demande vers la personne appropriée.
Exploiter les flux de travail dans le processus d'intégration des fournisseurs - et au-delà
Ce n'est pas pour rien que l'intégration des fournisseurs est l'un des premiers processus sur lesquels les entreprises se penchent lorsqu'elles décident de ce qu'il faut automatiser..
Sans l'automatisation des flux de travail, l'intégration des fournisseurs se perd souvent dans une mer d'e-mails, et le temps nécessaire pour trouver les détails dans un processus d'approbation de plusieurs mois qui touche le service juridique, l'approvisionnement, etc. peut être si important que l'audit est en fait perdu. Grâce à l'automatisation des flux de travail, votre équipe bénéficie de deux avantages clés : l'audibilité et la visibilité. Chaque étape de chaque processus d'intégration est enregistrée et classée - et peut être réutilisée en cas de besoin. Par exemple, si une entreprise met fin à son contrat avec un fournisseur, mais décide par la suite de renouveler sa relation, tout ce qui concerne le contrat initial peut être facilement convoqué et examiné - et en fonction de l'historique, le fournisseur peut passer le processus en douceur ou rencontrer des obstacles supplémentaires.
Une fois les données collectées dans le cadre du processus d'intégration des fournisseurs, les parties prenantes disposent enfin du type d'informations qui leur permet d'améliorer encore le processus : à un niveau élevé, les parties prenantes peuvent déterminer les étapes qui entraînent les retards les plus importants et s'efforcer d'éliminer les obstacles. Il y a de fortes chances que le flux de travail montre combien de temps est gagné grâce à l'automatisation, donnant à votre équipe le crédit qu'elle mérite et montrant comment l'automatisation peut permettre aux employés d'améliorer leurs propres processus d'une manière qui affecte et aide leurs collègues intra-départementaux.
Sans l'automatisation du flux de travail, l'intégration des fournisseurs peut s'avérer difficile : souvent non standardisée, elle repose sur des chaînes de courriels qui sont oubliées pendant le processus lui-même et deviennent difficiles à retrouver après coup. Mais avec l'automatisation, chaque étape du processus est rationalisée et soumise à l'analyse des données, de sorte que le processus n'est pas surélevé et automatisé, mais également prêt à être amélioré en permanence.
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