Demandes de matériel et de logiciels
Défi
Élaborer un processus de gestion des demandes de matériel ou de logiciel, et permettre à l'organisation de suivre ces demandes et ces éléments.
Solution
- Les demandes de libre-service en ligne peuvent être personnalisées dans le cadre du programme TAP afin de recueillir toutes les informations nécessaires.
- Une fois qu'une demande de matériel ou de logiciel a été soumise, le flux de travail l'achemine vers les parties prenantes/administrateurs appropriés pour qu'ils l'examinent dans l'ordre indiqué.
- Des règles et une logique commerciale intégrée peuvent être incorporées dans les formulaires/flux de travail pour pré-filtrer les demandes.
- Les approbations peuvent déclencher d'autres flux de travail tels que la formation au matériel/logiciel ou l'approvisionnement.
- L'intégration avec les systèmes de suivi des actifs informatiques permet de créer un enregistrement de l'affectation du matériel et des logiciels.
- Des rappels automatisés garantissent un examen administratif rapide des demandes, le cas échéant.
- Des mises à jour peuvent être envoyées aux demandeurs à différentes étapes du processus d'examen.
- L'accès mobile permet aux participants au flux de travail d'accéder et d'agir à distance.
- Un tableau de bord centralisé permet de visualiser toutes les demandes au sein de l'organisation, qu'elles soient actuelles ou historiques.
- Tous les enregistrements de flux de travail, les actifs et la documentation sont stockés de manière centralisée dans un référentiel Cloud sécurisé pour un audit et une analyse ultérieurs.
Avantages
- Les demandes peuvent être traitées en quelques minutes ou heures plutôt qu'en quelques jours.
- La saisie d'exigences précises au moyen de formulaires automatisés élimine les erreurs et les allers-retours.
- L'automatisation des formulaires et des flux de travail au sein d'un système unique garantit la cohérence des processus, ce qui permet de réaliser des économies de temps et d'argent.
- La personnalisation signifie que tous les formulaires et flux de travail sont adaptés aux besoins de l'entreprise.
- La surveillance centralisée permet un contrôle de la sécurité et une gouvernance des actifs informatiques en temps réel.
- Les audits et l'analyse des demandes peuvent être effectués en détail grâce à l'archivage automatique des enregistrements et des données du flux de travail.
